Qual a importância do uso de tecnologias e sistemas de informação para a otimização das rotinas processos e práticas inerentes à área de recursos humanos?

Com a chegada da tecnologia, não há dúvida de que quase todas as empresas, de diferentes setores de mercado, passaram por mudanças e precisaram se adaptar. Na área de gente e gestão, isso não foi diferente.

Para atuar de forma inteligente, é necessário fazer da tecnologia uma aliada na gestão do RH. Mas, como?

O uso da tecnologia no RH permite que as ações estratégicas do departamento de RH sejam mais efetivas. Com recursos tecnológicos e digitais, sua atuação extrapola os limites físicos para facilitar o apoio aos gestores e às demais áreas de uma organização.

Neste post você vai conferir a importância do uso da tecnologia no setor de recursos humanos, seus benefícios, principais ferramentas e como implementar um RH digital. Continue a leitura e tire suas dúvidas!

Qual a importância da tecnologia em RH?

O capital humano é um dos bens mais preciosos de uma empresa. A boa gestão desse capital exige que o setor de RH se mova em direção à modernidade, que antes se apresentava em um futuro distante.

Depois que a tecnologia passou a oferecer ferramentas e soluções para as empresas, diversos departamentos foram beneficiados, entre eles, o próprio Recursos Humanos. Com isso, cada vez mais, as atividades manuais são automatizadas e as decisões são baseadas em dados concretos.

Inteligentes, os processos vão se tornando mais ágeis e dinâmicos, favorecidos por softwares e sistemas específicos para a área. Por meio deles, é possível fazer análise de perfil comportamental, avaliar competências, recrutar e selecionar online. Isso contribui para que o trabalho possa ser feito em qualquer lugar, com flexibilidade e eficiência.

Além disso, os dados e informações extraídos das soluções tecnológicas são mais confiáveis, melhorando a capacidade do RH de tomar decisões com mais segurança.

O papel do RH estratégico

O papel do RH ganhou mais consistência nos últimos anos. Nesse cenário, as novas tecnologias ajudam a alavancar a mudança do departamento.

Hoje em dia, o setor já não é mais unicamente operacional. Mais que isso, ele se tornou um agente de transformação essencial para a condução de processos de gente e gestão.

Há uma mudança expressiva na realidade das empresas e no modo de lidar com os colaboradores. O RH estratégico é responsável por aproximar a gestão dos liderados e estimular o trabalho colaborativo, priorizando os resultados do grupo.

Hoje, o RH “sai de trás da mesa” e vai aos departamentos levantar e mensurar resultados sobre o desempenho individual e coletivo. Com a tecnologia, tudo fica mais simples, considerando as soluções disponíveis para auxiliar o trabalho da área.

A inovação se faz presente, deixando de ser tendência para fazer parte da rotina corporativa. O trabalho do RH está voltado para ajudar a empresa a se desenvolver, alcançando novos patamares e se destacando no mercado.

Quais os benefícios e impactos da tecnologia no RH?

O uso da tecnologia no RH traz benefícios que podem ser percebidos no médio e longo prazo. Essa é uma incorporação importante e necessária para que o RH consiga acompanhar as práticas recentes da área no mercado.

Veja, a seguir, oito dos principais benefícios de utilizar a tecnologia em Recursos Humanos!

1. Tarefas automatizadas

As atividades manuais (em que muitas vezes ocorrem falhas e geram retrabalho) podem ser reduzidas ou eliminadas com a implementação da tecnologia nas empresas.

A coleta, interpretação, análise e armazenamento de dados é facilitada, por exemplo, pela integração e centralização em um mesmo ambiente. Para isso, é possível utilizar soluções de ATS ou plataformas de gestão de pessoas e dados. Mas, atenção! O equilíbrio entre a automatização e as competências dos colaboradores é vital para esse processo.

Todo o cadastramento dos colaboradores pode ser otimizado. Isso traz mais agilidade nas avaliações de desempenho e de perfil, por exemplo — seja para verificar as habilidades e competências do quadro ativo, seja para embasar a decisão dos gestores sobre possíveis substituições ou contratações.

Para melhores resultados, o ideal é que a sua força de trabalho seja incluída nas soluções, aperfeiçoamento e nos treinamentos de uso das novas ferramentas.

2. Mensuração de resultados

Os resultados são essenciais para mensurar o desempenho de uma empresa, sobretudo, no que depende da atuação dos colaboradores. Dessa forma, o departamento de RH consegue dimensionar e avaliar possíveis pontos de melhorias.

Além disso, o custo-benefício relacionado à mão de obra consegue ser melhor avaliado. Afinal, essa avaliação mostra se a empresa está ou não no caminho certo. A partir disso, é possível entender se as entregas dos profissionais estão de acordo com que a empresa precisa para crescer.

3. Atividades simplificadas

Mesmo as tarefas mais complexas podem ser simplificadas pela tecnologia. Por meio das plataformas e softwares, o RH consegue atuar de forma sistemática, alinhando as atividades do setor com as demandas das outras áreas.

O processo de recrutamento e seleção realizado de modo online é um bom exemplo de simplificação das atividades. A automatização possibilita a divulgação de vagas e a triagem de currículos, assim como a seleção de perfis mais compatíveis para compor as vagas em aberto.

4. Otimização do tempo

Outro fator importante sobre o uso de novas tecnologias no RH é que o tempo empregado em determinadas atividades pode ser otimizado. Há um ganho maior de produtividade, considerando a redução de carga horária dedicada a certos processos e procedimentos.

O envio de um e-mail, a entrevista por vídeo e a aplicação de testes, por exemplo, são algumas das atividades do RH que tomam um tempo que poderia ser mais bem empregado.

Uma boa ferramenta oferece mais liberdade de horários para se dedicar às ações estratégicas do departamento.

5. Aceleração dos processos

Se por um lado a tecnologia potencializa o tempo útil do RH, por outro, possibilita uma aceleração de processos, com respostas mais precisas e ágeis. Isso ocorre pois os dados que o sistema armazena podem ser consultados em poucos minutos.

Com um menor fluxo operacional e a maioria dos processos passando por um sistema (dependendo do tipo de solução usada), até mesmo fora do departamento será possível acessar as informações necessárias.

6. Melhoria da comunicação interna

Ferramentas integradas diminuem os ruídos na comunicação e facilitam a interação entre os setores. Assim, o RH tem a chance de se comunicar com os colaboradores diretamente (via chatbot ou assistente virtual, por exemplo), seja para divulgar a abertura de processos seletivos internos ou mistos, seja para emitir notas de interesse coletivo.

Um dos desafios mais complexos nas empresas é justamente não ter um canal oficial de comunicação. Com a tecnologia, é possível implementar uma solução que deixe clara todas as intenções e práticas da empresa que envolvam as equipes.

6.1 Redes sociais corporativas

As redes sociais corporativas, diferentemente das plataformas de uso pessoal (Instagram, Facebook etc), trazem uma proposta exclusivamente profissional.

Com o uso de plataformas específicas para demandas relacionadas ao trabalho, a divisão de ambientes e a sensação de “se desconectar” colaboram para o bem-estar das pessoas na empresa.

Além disso, organiza as informações e a comunicação empresarial, tornando os processos mais ágeis e estratégicos.

7. Acompanhamento por indicadores de desempenho

Monitorar o desempenho da empresa e dos colaboradores por meio de indicadores é essencial. Afinal, proporciona mais segurança para possíveis intervenções e sugestões do RH aos gestores.

A gestão informatizada também assegura uma leitura imparcial, em que a sistematização não abre espaço para “achismos”. Com isso, a equipe do RH atua em um plano neutro, focado nas estratégias organizacionais, em que os talentos são colocados no centro do negócio.

A partir disso, os planos de ação são estruturados com base nos indicadores de desempenho, representados por gráficos e relatórios consolidados.

8. Aumento da produtividade

A produtividade é um tema amplamente discutido pela gestão de inúmeras empresas. Afinal, como tornar as equipes mais produtivas?

O trabalho do departamento de RH está ligado às outras áreas, ou seja, boas contratações vão alocar profissionais competentes às funções adequadas. Os resultados positivos mostram a produtividade dos departamentos, que são refletidos na alta performance dos colaboradores.

Além disso, o ganho de eficiência proporcionado pela tecnologia fortalece o trabalho estratégico do RH. Nada melhor do que ter um departamento dinâmico e proativo, certo?

Quais ferramentas de tecnologia são usadas no RH?

O uso da tecnologia no RH está associado às ferramentas empregadas para o fluxo dos mais diversos processos. No recrutamento e seleção, as plataformas são cruciais para desenvolver processos mais ágeis.

O recrutamento preditivo, por exemplo, depende de uma ferramenta capaz de gerar dados para análise e otimização dos processos seletivos. Com isso, o objetivo de aumentar os índices de acerto nas contratações será mais bem-sucedido.

Há, também, soluções específicas e direcionadas ao trabalho executado pelo RH. Elas trazem funcionalidades importantes, como a previsão do potencial de performance e aderência dos profissionais à cultura da empresa.

Esse tipo de ferramenta vincula, ao mesmo tempo, agilidade e precisão, elevando a estratégia do RH, transformando o departamento em um protagonista de peso para ajudar a empresa a escrever uma história de sucesso.

Softwares e plataforma para gestão de pessoas

Os softwares e plataformas para gestão de pessoas trazem benefícios significativos, afinal, ter todos os dados integrados e consolidados em um único ambiente digital mostra o quanto a tecnologia está a favor dos negócios.

Incorporadas a esses sistemas são usadas soluções como People Analytics e Inteligência Artificial para avaliar, desenvolver e encontrar compatibilidade entre as pessoas, lideranças e cultura organizacional.

Fazendo isso, o RH consegue filtrar, dentre os candidatos, aqueles com mais chances de se adaptarem à empresa. A compatibilidade é muito importante para validar todo o tempo dedicado ao recrutamento e seleção de talentos.

Para isso, são avaliadas características e habilidades essenciais à ocupação de cargos e o desempenho de funções, comparadas às expectativas dos candidatos. O alinhamento das necessidades dos profissionais com os objetivos da empresa pode resultar em uma excelente contratação.

A estratégia por trás das tecnologias para RH

Você deve estar se perguntando: como essas ferramentas funcionam de fato?

Com esse tipo de sistema, é possível traçar uma linha de evolução e identificar aqueles candidatos com potencial de crescimento nos cargos para os quais estão concorrendo. Esta é uma forma de já contratar um colaborador visualizando os resultados e a longevidade na carreira.

Além dos processos de recrutamento, seleção e desenvolvimento de talentos, algumas das novas tecnologias são voltadas para a gestão de dados e a definição de metas. Com isso, é possível ter uma solução completa para o RH.

Todas essas ferramentas são desenvolvidas com base no uso de algoritmos únicos e personalizados. Eles trazem inovação, modernidade e ciência comportamental para otimizar a gestão de pessoas.

Treinamentos e desenvolvimento profissional

Um RH estratégico também precisa de boas ferramentas para colocar em prática suas ações. Para isso, a tecnologia pode oferecer ótimos recursos.

O mapeamento dos dados para análise de soluções, por exemplo, possibilita desenvolver as pessoas e o negócio.

Nesse contexto, a estratégia da empresa pode ser beneficiada pela gestão de metas e indicadores que direcionam as decisões. Já na gestão de pessoas, essas ferramentas ajudam nos processos de desenvolvimento de carreira e sucessão.

O treinamento, por exemplo, é tão essencial quanto o bom desempenho e a produtividade.

Com a tecnologia no RH, essas capacitações podem ser realizadas à distância, em ambientes neutros e em momentos menos sobrecarregados dos colaboradores. Inclusive, essa é uma forma de a empresa mostrar ao profissional que se preocupa com o seu crescimento.

E-learning e capacitação

Uma boa maneira para investir em capacitação é com o suporte de plataformas virtuais de ensino.

Com o e-learning (ensino online), é possível estimular as pessoas a aprender sobre diferentes assuntos e a desenvolver talentos no seu próprio tempo. Além disso, o acesso pode ser monitorado (caso seja necessário), assim como o percentual de aproveitamento.

Por meio da tecnologia, o setor de RH consegue fazer levantamentos para avaliação de perfis, comportamento e engajamento na conclusão dos módulos e das atividades propostas.

Após o treinamento, a equipe de RH terá embasamento suficiente para comparar o aprendizado proposto com a aplicação no dia a dia. Para esses casos, é válido ressaltar que os resultados devem surgir no médio prazo, afinal, as pessoas demoram um tempo para substituir velhos hábitos por novidades.

Gestão de desempenho

Para que exista um plano de carreira efetivo em uma empresa, é fundamental definir e priorizar a valorização das competências e habilidades destacadas em cada cargo.

As novas tecnologias no RH, por meio de ferramentas e softwares, favorecem a gestão de desempenho, promoção do engajamento e desenvolvimento.

Sem o uso desses recursos, todo o trabalho do Recursos Humanos seria ainda moroso, com riscos de falhas e operacionalizado por uma equipe subaproveitada. A robustez de um sistema é tudo que a gestão de pessoas precisa para ter acesso aos dados da equipe a qualquer momento.

Formação de líderes

Com o uso de tecnologias no RH, é possível avaliar o potencial de performance dos colaboradores e elaborar estratégias que potencializem o seu desenvolvimento.

Assim, além de identificar indivíduos com habilidades de liderança mais desenvolvidas, por exemplo, é possível contribuir para que essas pessoas tenham um treinamento eficiente e se preparem enquanto futuros gestores.

Como implementar o uso da tecnologia no RH?

Antes de pensar em usar a tecnologia na sua empresa, você precisa entender quais são as necessidades e particularidades do negócio. Dessa forma, você poderá escolher aquela que poderá trazer benefícios reais para a gestão de pessoas.

Outro ponto de atenção é que a inserção das tecnologias deve ser feita de forma gradual.

Para isso, é importante investir no treinamento das pessoas e pensar na gestão de dados e metas, além de um planejamento de comunicação interna. Assim, as ferramentas escolhidas vão começar a fazer parte da rotina dos colaboradores de maneira inteligente e estruturada.

Além disso, é preciso se amparar nas redes sociais, tanto nas corporativas para a comunicação empresarial, quanto nas páginas de divulgação nas mídias mais populares. Assim, é possível reforçar a presença da marca e favorecer, inclusive, o marketing interno por meio de ações do RH.

A partir dessas medidas, a aceitação das tecnologias e a sua implementação com o apoio dos colaboradores se torna mais prática e viável. Com isso, otimizar e automatizar processos de recrutamento e seleção, de desenvolvimento de talentos e de contratação preditiva será muito mais fácil!

Como usar a tecnologia para recrutamento e seleção?

As soluções tecnológicas para RH são mais do que a oportunidade de automatizar e modernizar os processos. Elas são, na verdade, o elo que atrai e aproxima os melhores talentos por meio da internet e das ferramentas que ela oferece.

O Recrutamento Inteligente, por exemplo, é uma das opções de aplicação de tecnologia no RH que traz diversos benefícios para empresas e candidatos. Para saber como ele funciona e entender como os algoritmos podem colaborar com o seu processo seletivo, baixe nosso e-book sobre o assunto!

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