O que são projetos programas e portfólio dentro de gestão de projetos?

Última atualização em 27/10/2022

Quando estabelecemos um objetivo pessoal, logo traçamos planos e metas para atingir o resultado.

No meio empresarial, isso não é diferente: para alcançar a estratégia do negócio, uma organização desenvolve diferentes projetos que, juntos, atingirão aquele fim.

Mas, como garantir que esses projetos estarão alinhados até o final? Nesse sentido, a gestão de portfólios é uma grande aliada das organizações, pois ela garante que os projetos serão executados de forma a atingir os objetivos.

Quer saber como gerenciar portfolios na sua empresa? Siga para conferir!

A gestão de portfólio de projetos é a administração centralizada de um ou mais portfólios para alcançar os objetivos estratégicos da organização.

Podemos imaginar a gestão de portfólio de projetos como uma “carteira” que organiza as iniciativas, garantindo que os projetos que estão sendo executados realmente contribuem para o alcance dos objetivos estratégicos.

Assim, objetivo do gerenciamento de portfólio é selecionar e priorizar projetos que trarão mais impactos para a estratégia da organização, indicando quais são as melhores iniciativas para investimento.

Isso possibilita as organizações:

• Alinhar os projetos aos objetivos estratégicos;
• Ter agilidade e facilidade na tomada de decisões;
• Otimizar recursos e melhorar o retorno sobre investimento;
• Melhorar a comunicação;
• Reduzir custos.
• Tá, mas quem é o responsável por executar a gestão de portfólio?

Normalmente, esse papel é atribuído ao escritório de projetos ou Project Management Office (PMO).

Qual a importância do gerenciamento de portfólios para uma empresa?

Sempre que falamos em objetivos estratégicos, logo surgem muitas ideias de como chegar lá.

Essas ideias, que podem mais a frente se transformar em inciativas estratégicas, são analisadas pelo gestor de portfólio, a fim de verificar se há possibilidade de transformá-las em projetos ou programas.

Os programas são iniciativas mais abrangentes, com objetivos e benefícios maiores, enquanto os projetos um esforço temporário empreendido para criar um resultado único.

A imagem abaixo demostra a relação do gerenciamento de portfólio com os programas e projetos:

Assim, o gerenciamento de portfólio é importante as organizações, pois ele está mais ligado ao desenvolvimento da organização a longo prazo, não ao cotidiano das iniciativas.

Como você viu, investir no gerenciamento de portfólio de projetos possibilita às organizações atingir seus objetivos. Agora, vamos falar sobre como fazer essa gestão no seu negócio.

Como fazer a gestão de portfólio de projetos em 5 passos

Podemos dizer que o gerenciamento de portfólio tem três objetivos básicos:

1. Administrar os recursos e priorizar projetos;
2. Supervisionar projetos e antecipar tendências;
3. Comunicar os resultados e fazer intervenções, quando necessário.

Mas, para atingir esses objetivos, é preciso seguir os 5 passos abaixo:

1. Identifique as iniciativas

O primeiro passo para gerenciar seu portfólio de projetos é fazer um levantamento das iniciativas existentes na organização. Isso irá te ajudar a classificar os projetos, facilitando a gestão.

Além disso, é importante analisar as propostas dos projetos, avaliando o escopo, riscos, custos e se essas iniciativas são favoráveis ao negócio.

Se você ainda não tenha um modelo de proposta de projeto, baixe o canvas de projeto da Euax, que também pode ser utilizado como Termo de Abertura do Projeto.

2. Categorize os projetos

Com as propostas de projetos em mãos, o próximo passo é categorizar as iniciativas, agrupando-as por afinidade e necessidade.

Você pode criar grupos de projetos estratégicos, projetos de obrigações legais, projetos de sustentabilidade e assim por diante. Com os projetos categorizados, fica mais fácil identificar e selecionar aqueles mais alinhados aos objetivos estratégicos.

3. Priorize projetos

Nessa fase, você irá selecionar e priorizar projetos dentro de uma mesma categoria. É o momento de analisar as características de cada um e selecionar aqueles considerados mais relevantes para a estratégia.

1. Para isso, siga os seguintes passos:
2. Estabelecer critérios para cada categoria de projetos;
3. Elaborar uma matriz de valores para cada uma das categorias de projetos;
4. Atribuir uma pontuação para cada um dos critérios de cada uma das iniciativas;
5. Somar os pontos a fim de obter a nota final da iniciativa;
6. Classificar os projetos, montando um ranking de iniciativas.

No final desses 5 passos, você terá uma matriz mais ou menos assim:

No nosso exemplo, o projeto 2 foi considerado o mais importante, pois recebeu a maior pontuação.

Vale lembrar que a elaboração dos critérios por categorias só precisa ser feita uma única vez. Depois, basta fazer revisões periódicas.

4. Balanceamento dos projetos

Com o ranking de projetos em mãos, você terá uma lista de prioridades para execução. Assim, na fase de balanceamento, você irá analisar os recursos disponíveis e, se necessário, replanejar os investimentos.

Essa fase é importante para evitar que projetos de determinada área sejam priorizados em relação as outras. Caso isso aconteça, pode causar um desajuste no planejamento estratégico.

Além disso, nessa etapa é preciso avaliar a capacidade organizacional da atender os projetos, considerando os recursos humanos e materiais. A partir dessa visão da é possível definir a melhor sequência de execução do portfólio.

5. Monitore o andamento das iniciativas

Uma vez que você tenha decidido quais projetos serão executados, o que você precisa fazer é ficar de olho na condução dessas iniciativas.

Acompanhe a evolução dos projetos e, em caso de desvios de prazo, custo ou escopo, tome as ações necessárias e cabíveis no momento!

Para isso, o ideal é contar com ferramentas para acompanhar as iniciativas. Assista ao nosso webinar sobre ferramentas para priorização de iniciativas e conheça os melhores métodos para executar projetos na sua organização!

Graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.

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