Como fazer ata de reunião online

As reuniões virtuais, também conhecidas como reuniões remotas, vêm se tornando cada vez mais frequentes e essenciais para muitos negócios. No entanto, muitas pessoas ainda possuem dúvidas quanto a formalização e validade dessas reuniões. A boa notícia é que isso pode ser feito de forma simples e segura. Para tanto, siga o passo a passo:

1. GRAVE A REUNIÃO, DESDE QUE COM CONSENTIMENTO DE TODOS;

Existem diversas plataformas que possibilitam a gravação de videochamadas, boa parte delas gratuitas, que podem aprimorar a experiência dos participantes e se adequar melhor a cada tipo de reunião. Entre as mais populares podemos citar Skype, Zoom, Google Meet e Microsoft Teams.

No entanto, não esqueça de informar a todos os participantes que a reunião será gravada e os motivos pelos quais estará sendo gravada. Algumas dessas plataformas automaticamente enviará notificações aos participantes informando que a chamada está sendo gravada e solicitando seus consentimentos para serem gravados.

2. TRANSCREVA O QUE FOI DISCUTIDO EM UMA ATA;

A ata de uma reunião deve ser um documento objetivo e de fácil compreensão. Não escreva detalhes que fogem do foco da reunião, como conversas paralelas. Também preste atenção para que o documento não contenha gírias, abreviações e erros de português. A redação precisa ser clara, objetiva e coesa para não ter duplas interpretações.

Além disso, informe o nome da empresa, nome dos participantes, data, hora e a forma como está sendo realizada, neste caso, remotamente. Explique qual é o tipo de reunião, quem está conduzindo, o assunto principal do encontro, quais temas foram discutidos e quais decisões foram tomadas.

3. UTILIZE UMA PLATAFORMA PARA ASSINATURA DA ATA;

Algumas atas só podem ser assinadas com certificado digital ICP-Brasil (e-CPF ou e-CNPJ). É o caso da apresentação das atas de assembleia de pessoas jurídicas em formato eletrônico. Caso seja necessário registrar a ata, é importante verificar nas Juntas Comerciais do seu Estado e Cartórios quais registros podem ser feitos com documentos assinados digitalmente.

Por outro lado, em reuniões menos formais, as atas podem ser assinadas através de assinaturas eletrônicas. No entanto, é imprescindível que conste na ata a forma de assinatura utilizada, bem como que todos os participantes concordam e admitem como válida a assinatura.

Se você ainda tem dúvidas sobre as diferenças entre assinatura digital e assinatura eletrônica ou deseja indicações de plataformas para assinaturas de documentos, clique aqui.

4. ENVIE PARA TODOS OS PARTICIPANTES E ARQUIVE NO LOCAL APROPRIADO.

Após a assinatura da ata, envie uma cópia todos os participantes e armazene com segurança em um local apropriado.

Esperamos que este conteúdo tenha agregado valor para você, empreendedor! No entanto, se ainda ficou alguma dúvida e você deseja consultar sobre esse e outros temas jurídicos para sua empresa, mande-nos uma mensagem!

É fundamental ter certo nível de organização no seu ambiente profissional. Seja em sua mesa de trabalho, seu banco de dados ou até em seus documentos. E quanto mais organizado estiver, melhor fica sua imagem entre colegas, colaboradores e gestores. Na minha carreira, uso algumas técnicas para manter tudo em ordem, mesmo na correria do dia a dia. Por isso, no texto de hoje, quero ensinar um macete bem fácil e que ajuda muito: um modelo de ata de reunião no Evernote.

Ter alguns templates na manga, como um modelo de ata de reunião, ajuda bastante, principalmente para profissionais que lidam com diferentes projetos ao mesmo tempo – ambiente propício para bagunça e perda de dados. Desta forma, nesse ponto, o Evernote é uma ferramenta muito eficiente.

É possível deixar montado, dentro do Evernote, uma série de templates para usos diferentes. Assim, além de acelerar o processo – afinal, você não precisa criar um documento do zero antes de cada conversa –, um modelo de ata de reunião no Evernote ajuda a:

• Organizar os dados em uma estrutura compreensível e lógica;
• Encontrar as informações posteriormente;
• Enviar os dados da reunião aos participantes.

Baixe meu modelo de ata de reunião e outros templates na minha página de Modelos Evernote. E, se você quiser entender melhor sobre a criação de atas de reunião no Evernote, continue a leitura!

Um bom modelo de ata de reunião contribui para conversas produtivas

O modelo que vou sugerir a vocês hoje é baseado nas minhas experiências profissionais. Assim, pense nesse modelo não apenas como um documento. É um guia para conduzir uma boa reunião. E, se algum tópico ficou de fora (ou se não foi bem explorado), talvez você precise rever a estrutura das conversas que costuma realizar.

Para começar seu modelo de ata de reunião, crie uma nota dentro do seu Evernote. Por exemplo, eu tenho um caderno com todos os meus modelos: contratos, conversas rápidas, propostas etc., costumo armazenar esse tipo de template lá – sugiro que você faça o mesmo.

Um bom modelo de ata de reunião precisa conter alguns campos estratégicos. Vou destacar os principais abaixo:

1. Título da reunião

Ajuda a identificar o evento e pode deixar você um pouco mais preparado. É uma apresentação comercial? Alinhamento de projeto? Use isso a seu favor no título..

2. Data, hora e local

Informações relevantes em dois aspectos:

• Antes da conversa: preciso chegar com quanta antecedência? Como é o trânsito da reunião?
• Depois da conversa: o papo demorou mais do que o esperado? Por que? É possível otimizar esse tempo nas próximas.

3. Participantes

Coloque aqui os nomes das pessoas presentes. Uma dica para seu modelo de ata de reunião: se você tiver e-mails dos participantes, vale a pena colocá-los. Facilita depois ao enviar a ata para todos.

4. Objetivo

Esse ponto é importante para qualquer reunião, independente da circunstância. Conversas sem objetivos claros não costumam ser produtivas. Na maior parte das vezes, levam mais tempo do que o desejado. Use o objetivo a seu favor e deixe isso bem claro a todos.

5. Agenda

Insira aqui, em estrutura de tópicos, o que você pretende em cada momento da reunião. Recomendo estipular prazos para cada atividade. Isso ajuda a controlar o tempo da conversa, evitar digressões desnecessárias e traz prioridade aos pontos mais importantes.

6. Notas

Nem todos os tópicos de uma conversa geram ações concretas. É importante prever no seu modelo de ata de reunião um espaço para anotações e dados relevantes. Lembrando que, ao armazenar o documento no Evernote, tudo é “encontrável” pela busca.

7. Áudio

O Evernote permite capturar áudios e armazená-los em notas. Você pode gravar uma reunião e deixar o arquivo disponível dentro da ata, acessível a todos.

Lembre-se: é de bom tom avisar os participantes sobre a gravação antes da reunião.

8. Plano de ação

Esse tópico nunca pode ficar vazio. Uma reunião sem plano de ação definido não costuma ser produtiva para ninguém. No seu modelo de ata de reunião, preveja espaços para:

• Atividades propostas;
• Prazos estipulados;
• Responsáveis por cada ação.

9. Anexos

Use essa área para guardar arquivos usados durante a reunião: apresentações, contratos, documentos de referência, entre outros materiais.

10. Anotações no papel

É normal “rabiscar” algumas coisas durante uma reunião. Para explicar uma ideia você pode usar desenhos, diagramas, fluxogramas, entre outros recursos. Para não perder essas informações, é possível usar o scanner de documentos do Evernote, capturar essas anotações e anexá-las dentro de uma nota.

É importante lembrar que sua responsabilidade não acaba junto com a reunião. É preciso enviar a ata para os participantes e zelar para que o plano de ação seja executado. E como encontrar esses documentos com facilidade? Aí entram as tags. Elas ajudam a localizar notas com mais rapidez dentro do Evernote. No exemplo abaixo, localize a tag “Atas”:

Além de tags para meus modelos (atas, contratos, propostas…), tenho tags específicas para:

• Cliente (no GIF abaixo, representado por “ABCDE”);
• Ano;
• E mês.

E como localizar atas de forma mais específica? Uma sugestão:

• No campo de pesquisa, pesquise o termo “ata”;
• Digite “+ tag:” e coloque a tag usada para seu cliente

Voilà: você verá todas as tags de atas com aquela empresa específico. No exemplo abaixo, pesquisei por todos os documentos relacionados a um cliente (Honda). A tag aparece rapidinho:

Costumo usar muito esse recurso antes das reuniões. Quando estou no táxi, faço essa pesquisa e vejo o conteúdo dos últimos encontros, as anotações, os planos de ação… É uma excelente forma de se preparar.

8 elementos adicionais no seu modelo de ata de reunião

Para que você consiga ter uma reunião eficiente e produtiva, é necessário contar uma boa ata de reunião, e, consequentemente, para ter uma boa ata de reunião é necessário ter um bom modelo de ata de reunião. Para o seu modelo de ata de reunião, lembre-se dos 8 elementos a seguir para incluir:

• Margens dos dois lados (como livro de ata) e formatadas em um editor de texto, para que não seja possível fazer uma alteração (como acontece nos arquivos PDF, por exemplo);
• Não colocar parágrafos ou alíneas (que ocupem todo o espaço da página disponível);
• Não fazer abreviaturas de palavras ou de expressões;
• Deixar que todos os números estejam escritos por extenso;
• Não deixar rasuras ou emendas;
• Não fazer uso de corretivo nenhum;
• Garantir que todos os verbos estejam no tempo pretérito perfeito do indicativo;
• Tenha verbo de elocução, para registrar as possíveis diferentes opiniões.

Além disso, um modelo de ata de reunião que tenha o aspecto formal é caracterizado também como uma forma de súmula, onde apenas as informações mais relevantes serão registradas, e que posteriormente serão enviadas ao RH, como acontece em reuniões departamentais, reuniões com clientes e outros mais.

O que não deve ter em uma ata de reunião?

Na hora de criar o seu modelo de ata de reunião, é importante lembrar que o modelo de ata de reunião e a ata de reunião devem ser totalmente impessoais, já que o modelo de ata de reunião e a ata de reunião são caracterizados como documentos de natureza constitucional. Veja a seguir alguns pontos que devem ser evitados em um modelo de ata de reunião.

Não incluir detalhes que sejam considerados desnecessários das discussões que precedem um voto

Procure sempre incluir no modelo de ata de reunião apenas as justificativas formais de votos contrários de cada membro do conselho de administração, comitê, conselho fiscal e também diretoria. Tenha em mente que a ata de reunião deve sempre ser um registro totalmente inconstitucional e impessoal da reunião em questão, se concentrando apenas nas decisões e não nas discussões de natureza pessoal ou ideológica dos presentes.

É possível que em algum momento da reunião algum participante exija que a sua discordância seja registrada. Por isso, nesse caso, procure colocar a justificativa desse participante de forma adequada, que mostre de forma técnica todos os motivos do voto contrário.

Evitar incluir todos os resumos de documentos ou apresentações nas atas de reunião

Quando for pensar no seu modelo de ata de reunião, leve em consideração que possam haver solicitações de inclusão de materiais que foram usados ou apresentados na reunião. Caso esse seja o caso, tente sempre evitar o detalhamento do conteúdo ou os motivos da importância deles na ata de reunião. Faça apenas o registro de quais foram os materiais que deveriam ser incluídos no modelo de ata de reunião.

Não fazer a inclusão de como as pessoas na reunião votaram

É comum que em muitas das reuniões de Diretoria e de Conselho (ou de qualquer outro departamento) ocorram votações. A não ser que esse seja um desejo expresso diretamente por uma solicitação formal do conselho, você não deve expor os votos de nenhum dos integrantes da reunião no seu modelo de ata de reunião. Apenas enumere os votos, assim você consegue justificar e registrar o resultado da votação, mas sem expor ninguém.

Ata de reunião informal ou formal: saiba as diferenças

Uma ata de reunião pode ser redigida em papel ou computador. De qualquer que seja a forma que ela for redigida, o documento deve sempre ser assinado e publicado, assim todos os interessados podem ter acesso ao que foi determinado durante a reunião.

Também é muito importante que a empresa tenha sempre um arquivo com todas as cópias de atas que foram publicadas anteriormente, permitindo que as informações estejam salvas. 

Veja a seguir a diferença da ata de reunião informal e formal:

Ata de reunião formal

A ata de reunião formal tem um aspecto extremamente formal (assim como o nome sugere) e deve ter a assinatura de todos os integrantes, além de ser registrada em cartório. Alguns exemplos são alteração de diretoria e alteração contratual.

Uma ata formal deve sempre conter as 5 partes seguintes:

• Abertura com data, local, horário e nome da organização;
• Legalidade e toda a autenticação da reunião de acordo com os estatutos;
• Expediente registro informativo, apresentando todos os nomes das pessoas presentes e também ausentes, junto com uma justificativa para sua ausência;
• Ordem do dia, ou seja, o desenvolvimento do texto que conste com todas as discussões e decisões que foram tomadas durante a reunião, além de ter todos os requisitos e acontecimentos listados cronologicamente;
• Encerramento e desfecho.

Ata de reunião informal (reunião simples)

A ata de reunião informal já é totalmente contrária à anterior, com o seu aspecto informal e que se caracteriza como um tipo de documento, conta com os registros de apenas dados importantes da reunião, para serem entregues ao setor de Recursos Humanos, por exemplo.

Um exemplo de ata de reunião informal que pode ser dado é o de reuniões com clientes e reuniões departamentais.

 Toda reunião informal deve ter em sua ata os seguintes tópicos:

• Local, data e horário da reunião informal em questão, assim como o caso da ata de reunião formal;
• Nome dos participantes da reunião informal e os seus cargos, já que é necessário informar quem foram as pessoas responsáveis pela decisão;
• Pauta da reunião, que é o tópico que é o motivo pelo qual todas as pessoas estão reunidas;
• Discussões e o desenvolvimento dessas discussões, com o objetivo de trazer a luz todas as decisões que foram tomadas e porque outros projetos foram descartados;
• Registro das decisões e os fatos que foram acordados entre todos os integrantes;
• Compromissos, como o prazo para que a próxima tarefa seja feita, além da data, horário e local da próxima reunião já marcada, assim todas as pessoas podem se preparar com antecedência.

Preciso criar um modelo de ata de reunião do zero?

Vale a pena criar um modelo de ata de reunião do zero sim, até para treinar alguns recursos que mostrei, como o scanner de documentos ou a gravação de voz.

Porém, se você estiver sem tempo e quiser uma pauta para reunião rápida, baixe o meu modelo de ata de reunião.

Para acessar o modelo do Evernote, basta clicar no link a seguir: http://organizenapratica.com.br/modelos-evernote/Gostou das dicas sobre modelo de ata de reunião? Quer entender como organizar os documentos, projetos, tarefas e estudos com o dobro de eficiência? Confira o material com rotinas prontas para aplicar no Evernote!

LINKS DE REFERÊNCIA

1. Aprenda a organizar sua vida com o curso Evernote na Prática
2. Curso de organização: aprenda a render até 2x mais, sem precisar trabalhar mais.

Mauricio Aizawa

Empresário, professor e fundador da Organize na Prática (organizenapratica.com.br), empresa de treinamentos e consultoria com foco em produtividade pessoal e empresarial. Graduado em Administração de Empresas, pós-graduado em Engenharia de Software pela Universidade de São Paulo e MBA Executivo pelo Insper. • Profissional certificado pela Evernote para implantação do Evernote Business. • Mais de 15 anos de experiência com implementação de sistemas corporativos e otimização de processos na área de relacionamento com clientes, gestão empresarial, automação de marketing e business intelligence.

Como criar ata de reunião online?

Como fazer ata de reunião passo a passo?

Como fazer uma ata de reunião simples Word?