O que são os sistemas de informação e como eles atuam na contabilidade?

Você gostaria de otimizar os processos contábeis da sua equipe, ter mais segurança e integrar a tecnologia a empresa? Descubra como através de um sistema de informação contábil!

O sistema de informação contábil surgiu da necessidade de conceder informações aos usuários internos e externos de uma organização, sejam eles acionistas, diretores, funcionários ou fornecedores.

Com ele, sua equipe ganha mais produtividade, maior confiabilidade nos dados e consegue centralizar as tarefas do setor financeiro e contábil.

Mas, como esse software pode auxiliar na tomada de decisões e na segurança de dados, na prática?

Confira nosso artigo e descubra todos os detalhes!

O que é um sistema de informação contábil?

Para chegarmos à definição do que significa um sistema de informação contábil, precisamos definir dois termos: informação contábil e sistema de informação. 

Primeiramente, a informação contábil é a exposição de dados da área fiscal, financeira e contábil da empresa. 

Basicamente, esses dados ajudam na tomada de decisão dos gestores e previnem atos ilegais.

O sistema de informação é um conjunto de elementos interligados (redes de comunicação, hardware, software e colaboradores) que disponibilizam para a empresa, relatórios gerenciais detalhados sobre cada setor integrado ao software.

Portanto, um sistema de informação contábil é um software que coleta, armazena, processa e distribui informações fiscais, financeiras e contábeis para usuários internos e externos que necessitem de tais informações para auxiliar em sua tomada de decisão ou na execução do trabalho cotidiano.

Sistema de informação contábil na contabilidade digital

Certamente, os documentos gerados através da informação contábil têm o objetivo de apresentar a realidade da empresa ao gestor, sempre com o intuito de auxiliá-lo na tomada de decisões.

Mas, como será que um sistema de informação contábil integra-se a tecnologia? Veja, a seguir!

Big Data

Em suma, Big Data se resume a análise de dados variados em um curto espaço de tempo. 

Mas, na prática, como o sistema de informação contábil se relaciona ao Big Data?

Há uma grande variedade de soluções utilizando o Big Data na contabilidade 4.0. Aqui, nos concentramos nas duas principais: na melhora no Customer Experience (CX) e na geração de relatórios em tempo real. 

Antigamente, o principal trabalho de um contador era o registro contábil. Nesse caso, o profissional era responsável por identificar e lançar todas as operações financeiras que já ocorreram na empresa.

Com o Big Data, é possível emitir relatórios contínuos sobre os dados contábeis de uma organização. 

Assim, o gestor tem em suas mãos informações contábeis constantes e consegue fazer um benchmarking assertivo com dados recentes.

Já para o cliente, também é possível identificar os dados financeiros e contábeis em tempo real. 

Consequentemente, a mudança de estratégias ou o gerenciamento do negócio fica baseado em dados e não em achismos ou previsões com informações antigas.

Mineração de dados

Data mining ou mineração de dados é a técnica de buscar padrões, correlações ou falhas em um grande bloco de informações.

Na contabilidade digital, a mineração de dados utiliza técnicas estatísticas que se baseiam nos dados históricos de todas as operações financeiras já realizadas pela empresa para determinar padrões e traçar projeções de gestão. 

Novamente, a mineração de dados auxilia o gestor na sua tomada de decisões, visto que há um padrão pré-definido para basear sua ação de mercado, gerenciamento de equipe e processos.

Caso queira, também é possível integrar o big data à mineração de dados e criar uma ferramenta poderosa de geração de informação contábil.

Diferentes opções de sistema de informação contábil

Sistema contábil para gestão de dados

Para aumentar a produtividade de sua equipe e controlar todas as operações do escritório, desde calcular a folha de pagamento até fazer o SPED Fiscal, o sistema contábil para gerenciamento de dados é uma excelente ferramenta.

Nele, os contadores conseguem estruturar os processos contábeis e executar as tarefas com assertividade. 

A partir desses dados, o gestor tem uma visão global dos negócios, enviando as informações instantaneamente para todos os colaboradores envolvidos.

Além disso, há a centralização de dados, onde todos eles ficam armazenados em nuvem, sem a necessidade de instalação de softwares e/ou licenças nas máquinas dos contadores.

A empresa ainda pode se utilizar do gerenciamento de tarefas personalizadas para otimizar o trabalho da equipe somente no sistema contábil, sem a necessidade de utilizar gerenciadores de projetos externos.

Assim, tornando a comunicação interna menos ruidosa e a execução de tarefas mais rápida.

Sistema contábil com dados protegidos

O vazamento de dados em sistemas contábeis pode trazer prejuízos irreversíveis aos seus clientes.

Segundo informações da startup de cybersegurança PSafe, 223 milhões de brasileiros tiveram seus dados vazados na deep web de 2008 a 2020, desde pessoas vivas ou que já tenham morrido. 

Dentre as principais informações, há fotos pessoais, endereços, CPF, salários e até score de crédito.

A partir dessa pesquisa, é possível identificar o risco que escritórios contábeis correm ao disponibilizar suas informações sigilosas a um sistema de informação contábil. 

Para que sua empresa adquira um sistema de informação seguro, verifique se ele conta com um sistema de criptografia robusto, assinatura digital e controles de acesso para os usuários.

Além, é claro, de atualizações de segurança constantes, visto que os golpistas estão sempre inovando no roubo de dados digitais.

Segurança de dados com nuvem segura

Como dito anteriormente, os estelionatários estão sempre inovando para lucrar com dados alheios. 

Agora, imagine se seu escritório contábil trabalhasse com sistemas instalados na máquina do contador, em que é necessário instalar um programa e disponibilizar a chave para todos os colaboradores.

Em tempos de pandemia, medidas de isolamento social são necessárias e, consequentemente, o home office se torna uma rotina. 

Certamente, seu escritório tem sistemas robustos de segurança. Mas, será que todos os contadores têm essas mesmas ferramentas de segurança disponíveis?

Planos empresariais de antivírus disponibilizam seu serviço para diversas máquinas. Mesmo assim, no home office é obrigação do usuário verificar se todos os requisitos securitários estão sendo seguidos. 

Em outras palavras, mesmo que tenha todo esse trabalho para assegurar que a execução contábil está em segurança, ainda há a possibilidade do vazamento de dados através da máquina de algum colaborador.

O sistema contábil com segurança de dados na nuvem permite a centralização de dados. 

Como resultado, apenas uma hospedagem fica responsável por sua estabilidade, reduzindo drasticamente a hipótese de ocorrer algum vazamento de informações gerenciais e contábeis.

Na Tron, o TGC Cloud disponibiliza mais segurança em um sistema contábil totalmente na nuvem. 

O software conta com a tecnologia Oracle de segurança, reduzindo as preocupações com ameaças persistentes e garantindo o alto grau de isolamento do cliente na plataforma. 

Conclusão

Você pôde verificar como um sistema de informação contábil pode auxiliar na tomada de decisões da empresa, assim como garantir extrema segurança ao escritório contábil. 

Certamente, escolher um bom sistema contábil pode garantir o sucesso da empresa a médio prazo, visto que a tecnologia na contabilidade é uma realidade cada vez mais disseminada no mercado.

Por isso, siga nossas dicas sobre Big Data, Data Mining e escolha uma opção de sistema contábil pertinente pelo critério de segurança em nuvem.

Qual a importância dos sistemas de informação para a contabilidade?

Como funciona o sistema de informação contábil?

Quais são os sistemas de informações contábeis?

Qual é o papel dos sistemas de informação em uma empresa?