Quais as principais características dos controles internos Cite exemplos de controles internos importantes para a área financeira?

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7 exemplos de controles internos para você apli...

Diante de infinitas oportunidades comerciais e riscos aumentados do mundo corporativo, as exigências de controles internos e compliance vêm aumentando a cada ano, e é indispensável que as empresas assegurem a conformidade dos seus negócios a partir de políticas internas estabelecidas.

Uma característica importante dos controles internos é a capacidade de garantir que a empresa atinja os objetivos traçados pela administração de forma organizada.

No entanto, manter-se em compliance é um desafio enorme, mesmo para empresas que possuem times especializados nesse trabalho. São muitos os controles internos envolvidos para que a área alcance seus objetivos, que precisam ser bem estruturados a fim de evitar falhas, desvios e vulnerabilidades.

Neste artigo, vamos conhecer o que são controles internos, como eles podem ajudar a sua empresas e 7 exemplos que você pode aplicar na sua área de compliance. Acompanhe!

O que são controles internos?

Controles internos são um conjunto de procedimentos administrativos usados para organizar melhor o dia a dia na empresa.

A função de controle interno dentro de uma empresa é ser responsável por manter a eficácia operacional, gerar relatórios confiáveis sobre o desempenho ​​e garantir a conformidade com leis, regulamentos e políticas.

Com os controles internos, qualquer pessoa do time consegue realizar todas as funções de forma eficaz, garantindo a eficiência, evitando que ocorram erros, fraudes e violações de normas.

Como os controles internos podem resolver o problema da minha empresa?

De forma geral, podemos dizer que a função dos controles internos no compliance é reduzir os riscos em todas as operações e procedimentos, garantindo segurança nas relações com funcionários, clientes e fornecedores.

Ou seja, ao adotar estas práticas positivas, a empresa diminui drasticamente as chances de ficar diretamente vulnerável pelo descumprimento de alguma regra e por qualquer ato ilícito de um terceiro, mesmo que indiretamente. Fortes controles internos fornecem:

• Conformidade com as políticas organizacionais;
• Conformidade com leis e regulamentos;
• Proteção contra desperdício e ineficiência;
• Redução do risco organizacional;
• Relatórios precisos e consistência entre unidades de negócios;
• Informação e comunicação consistentes;
• Evidência documentada de conformidade;
• Aprimoramento da governança da empresa;
• Aumento da credibilidade para com os investidores, fornecedores, colaboradores e clientes;
• Redução de custos;
• Melhoria na qualidade do serviço final;
• Transmissão dos valores da empresa;
• Fixação de uma cultura organizacional.

Todo empreendimento corre o risco de sofrer sanções legais e regulatórias em razão do descumprimento de alguma norma.

O risco de compliance é exatamente essa exposição a penalidades legais e a perdas financeiras e de reputação que sua empresa pode enfrentar, caso não atue dentro das regras que delimitam o setor e, claro, os seus próprios regulamentos internos.

Confira alguns dos riscos que os controles internos no compliance ajudam a prevenir:

• Financeiro;
• Trabalhista;
• Regulatório;
• Responsabilidade social;
• Reputacional;
• Tributário;
• Anticorrupção;
• Privacidade de dados e segurança da informação.

A seguir, veremos quais os principais exemplos de controles internos e como cada um deles pode ajudar a sua empresa.

7 exemplos de controles internos

1. Treinamento e capacitação

A ética e a transparência são princípios fundamentais que devem fazer parte do dia a dia das empresas. Contudo, as normas de conduta e os procedimentos criados para atender as legislações sobre ética, transparência e combate à corrupção só tem funcionalidade quando colocadas em prática por todos os funcionários. Isso porque a construção e a consolidação da cultura organizacional acontecem no dia a dia da empresa.

Sendo assim, uma das melhores formas dos colaboradores conhecerem e aplicarem os princípios e valores de uma organização em seu cotidiano é por meio de treinamento de compliance.

O principal objetivo do treinamento de compliance deve ser conscientizar os colaboradores sobre os comportamentos, regras internas, valores, princípios previstos no código de ética e conduta e políticas internas.

Leia também: A importância de treinamentos para LGPD

2. Código de ética e conduta

Recentemente, publicamos um conteúdo completo sobre código de ética e conduta:

Leia também: Código de ética e conduta: o que é e como implementá-lo na sua empresa

Em resumo, o código de ética e conduta é um documento que orienta as regras e o padrão de comportamento que deve ser seguido por todos os membros de uma empresa, independentemente do nível hierárquico.

Essa ferramenta esclarece os valores e os princípios da empresa e deixa claro quais são os mecanismos disponíveis caso uma pessoa queira relatar um caso de desvio de conduta, além de apresentar quais atitudes não são aceitas naquele ambiente.

É fundamental para dar mais segurança para a resolução de situações de conflito. Ao surgirem problemas, a empresa e seus colaboradores podem recorrer ao documento para se prevenir de possíveis riscos, como os de fraude e corrupção.

Ele é especialmente importante no relacionamento com membros externos à companhia. Ao adotar um código de ética e conduta, a empresa mostra ao mercado e aos stakeholders que se preocupa com valores como ética e integridade.

3. Controle de qualidade

Uma das ferramentas mais eficientes em termos de compliance é o controle de qualidade. Na prática, o controle de qualidade é aplicado para garantir que determinado processo, produto ou serviço está sendo executado exatamente como planejado.

Por exemplo, o controle de qualidade em uma indústria é vital para que o produto final atenda às especificações técnicas de segurança impostos pela legislação.

Do mesmo modo, o controle de qualidade em processos internos, como os financeiros, é essencial para que se tenha a certeza de que erros, fraudes ou qualquer tipo de situação antiética não está sendo praticada contra a empresa.

4. Auditoria interna

A auditoria interna é considerada um importante elemento de controle. Uma de suas principais finalidades é a avaliação dos processos da empresa, de forma a revisar suas estruturas, forma de atuação, documentos e atendimentos a políticas estabelecidas.

Toda empresa deve, de tempos em tempos, passar por um processo de revisão, verificando se todas as atividades de gestão estão fluindo de acordo com o planejamento e garantindo que metas e objetivos sejam cumpridos devidamente.

Empresas que submetem seus processos a avaliações periódicas passam a contar com um diferencial competitivo. Isso porque, a partir de uma avaliação sistemática, é possível verificar a conformidade entre o planejado e o que é efetivamente executado, auxiliando nas tomadas de decisão e na melhoria dos processos da organização.

Leia também: Qual a importância da auditoria interna para as organizações?

5. Canal de denúncias

A existência de um canal de denúncias nas empresas é uma prática cada vez mais forte e recomendada para assegurar o respeito e o cumprimento das boas práticas de governança corporativa e compliance.

Por meio dessa ferramenta, é possível combater o risco de fraudes, bem como outras categorias de risco operacional, mantendo uma conduta ética, transparente e vigilante em relação às atividades executadas ao longo de todos os níveis hierárquicos de uma organização.

Esse canal deve ser aberto para o uso de clientes, colaboradores, fornecedores e demais stakeholders, garantindo anonimato e segurança aos denunciantes, bem como empenho na investigação de suas alegações.

O medo de represálias é um dos grandes motivos pelo qual as pessoas podem decidir por não comunicar uma irregularidade. Quando implementado corretamente, o canal de denúncias garante um ambiente seguro para que elas comuniquem eventos dessa natureza. Por meio desse recurso, garante-se que o denunciante não sofrerá com perseguições por tomar a atitude mais correta e ética. 

Recomendamos também a implantação de uma cultura de speak up nas empresas, na qual o canal de denúncias é um de seus mecanismos de atuação. Por isso, elaboramos um e-book gratuito, em parceria com duas grandes especialistas no assunto.

A cultura de speak up é aquela em que as pessoas sentem-se seguras para manifestar livremente as suas preocupações e ideias. No contexto corporativo, significa transformar o local de trabalho tradicional em um ambiente que incentive os colaboradores a falar sem medo de desafiar o “status quo”.

Quanto antes eles se manifestarem, mais cedo a organização poderá tomar medidas para evitar que possíveis desvios internos levem à materialização de riscos reputacionais e jurídicos. Mais do que o incentivo à fala, é preciso que ocorra a devida apuração e a criação de um espaço seguro. Para isso, é importante contar com os processos de background check.

O que você vai encontrar no e-book:

• Vantagens de uma cultura de speak up;
• Mecanismos de promoção da cultura de speak up;
• Background check: o que é isso, afinal? Conceitos e funcionalidades no sistema de integridade;
• Investigação e background check dentro de uma cultura de speak up.

Para receber o material gratuitamente em seu e-mail, clique na imagem abaixo:

6. Privacidade dos dados

O Brasil instituiu a Lei nº 13.709/2018, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que “dispõe sobre o tratamento dos dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”, como informa o texto da legislação. Embora a lei tenha sido publicada em 2018, a maior parte dela só entrou em vigor em setembro de 2020, para que todos tivessem tempo de se ambientar às novas normas.

A privacidade de dados têm relação direta com o compliance, por meio da LGPD, já que as empresas precisam estar em conformidade para garantir a proteção de dados dos cidadãos titulares de suas informações.

Sendo assim, os colaboradores, clientes e fornecedores das empresas devem estar cientes sobre como seus dados estão sendo coletados, tratados e armazenados, para quais finalidades, bem como avisados em caso de incidentes em prazo estabelecido pela LGPD.

O tratamento inadequado pode implicar no vazamento deste tipo de conteúdo, trazendo riscos para as pessoas e perda de credibilidade para as empresas.

Desta forma, as empresas precisam comprovar o comprometimento com a segurança e a integridade dos dados de clientes, funcionários e parceiros.

Dentre as suas determinações, está a obrigatoriedade da criação de um programa de governança em privacidade. Mas não basta apenas instituí-lo, é preciso comprovar o comprometimento com boas práticas para o tratamento e a segurança de dados pessoais.

Leia também: LGPD: princípios fundamentais no tratamento de dados pessoais

7. Gestão de terceiros

O propósito das políticas de compliance é assegurar que a empresa cumpra todas as normas, regulamentos e princípios éticos. A realização de pesquisas do histórico é uma medida que auxilia na manutenção da conformidade e previne que a atividade empresarial seja instrumento para ilegalidades.

No que diz respeito à gestão de terceiros, temos como destaque as práticas de background check. Chamamos de background check o processo de consulta de antecedentes de pessoas físicas ou jurídicas em bancos de dados, públicos ou privados, para confirmação de identidade e histórico.

A realização de background check é um dos procedimentos mais indicados para quem deseja aumentar a confiabilidade de seus cadastros, melhorar a qualidade dos relacionamentos, diminuir descumprimentos contratuais e reduzir fraudes.

Adotar um procedimento de background check aumenta a segurança nos negócios da empresa, permite antecipar possíveis riscos e analisar a viabilidade dos relacionamentos. 

Leia também: Background check: o que é, quais os tipos e como aplicar na sua empresa?

Leia também: Due diligence: o que é, quais os tipos e como realizá-la?

Automatize a gestão de terceiros da sua empresa

Toda empresa que possui compromisso com a ética e integridade deve garantir que os terceiros com quem se relacionam direta ou indiretamente sigam suas políticas e programas de compliance.

Conhecer as pessoas e empresas com quem se relaciona é uma forma de se proteger dos riscos de associações com empresas que possam causar prejuízos como danos reputacionais, civis, regulatórios, criminais, etc.

Ou seja, uma empresa pode ser responsabilizada por atos de terceiros, por isso a investigação tem como fim impedir que a companhia tome a decisão de se relacionar com quem possui condutas opostas.

Contudo, essa busca por informações é uma tarefa trabalhosa se realizada manualmente, pois cada dado está localizado em um site diferente e é preciso compilar a sua documentação. Por isso a automatização desse processo de gestão de terceiros é recomendada aos profissionais do compliance.

O upMiner é uma plataforma de compliance que agiliza a busca por informações de terceiros.

Em um só lugar, a solução realiza a busca por dados em fontes do seu interesse e compila todas as informações em um único relatório, usando apenas o CPF ou CNPJ, facilitando a sua tomada de decisão.

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