O papel do controlo interno na prevenção de erros e fraudes

Abstract

Resumo : A utilização dos controles internos é um forte instrumento de gestão no combate aos atos fraudulentos, e que se utilizado corretamente nas organizações trazem resultados positivos, aumentando a segurança das informações através da padronização dos procedimentos e tornando o processo mais simples e fácil de ser entendido. Este estudo tem como objetivo demonstrar como o Controle Interno pode contribuir na prevenção e detecção de fraudes nas organizações públicas do Estado do Paraná. Através de pesquisa descritiva por meio de estudo documental e bibliográfico pretendeu-se esclarecer, do ponto de vista teórico, o controle interno, as fraudes, os riscos, a auditoria interna pública, o sistema de controle interno do Estado do Paraná e a Controladoria Geral do Estado do Paraná, elencando seus objetivos, características e limitações. Verificou-se que o controle interno contribui para a melhoria dos processos e procedimentos organizacionais trazendo maior segurança e transparência nas informações, facilitando o trabalho da auditoria, para desta forma dar mais credibilidade à administração nas tomadas de decisões.

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Autor: Sergio Alfredo Macore
Nickname: Helldriver Rapper
Cidade: Pemba - Cabo Delgado
Pais: Mozambique
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Celular: +258846458829 ou +258826677547.

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1. 1 INSTITUTO SUPERIOR DE GESTÃO, COMERCIO E FINANÇAS Faculdade de Administração e Finanças Licenciatura em Gestão Empresarial O PAPEL DO CONTROLO INTERNO NA PREVENÇÃO DE ERROS NAS INSTITUIÇÕES PÚBLICAS DE MOÇAMBIQUE. (Uma análise da Autoridade Tributária de Chokwe 2014 – 2016) Estudante: Sérgio Alfredo Macore Maputo, Fevereiro 2020
2. i INSTITUTO SUPERIOR DE GESTÃO, COMERCIO E FINANÇAS Faculdade de Administração e Finanças O Papel do Controlo Interno na Prevenção de Erros nas Instituições Públicas de Moçambique, Caso de Estudo da Autoridade Tributária de Chokwe 2014 – 2016) Monografia científica a ser apresentada na Faculdade de Administração e Finanças do Instituto Superior de Gestão, Comércio e Finanças, como Requisito parcial para obtenção do grau académico de licenciatura em Gestão Empresarial. Mcs. Maputo, Fevereiro 2020
3. ii ÍNDICE LISTA DE TABELAS .....................................................................................................................v LISTA DE GRÁFICOS ..................................................................................................................vi LISTA DE ABREVIATURAS ......................................................................................................vii DECLARAÇÃO ........................................................................................................................... viii DEDICATÓRIA .............................................................................................................................ix AGRADECIMENTOS ....................................................................................................................x RESUMO ........................................................................................................................................xi 1.Introdução .................................................................................................................................... 1 1.1.Problema de pesquisa............................................................................................................ 5 1.2.Justificativa............................................................................................................................ 5 1.3.Objectivos.............................................................................................................................. 6 1.3.1.Objectivo geral................................................................................................................ 6 1.3.2.Objectivos específicos .................................................................................................... 6 1.4.Hipóteses ............................................................................................................................... 7 1.5.Delimitação do tema.............................................................................................................. 7 1.6.Resultados esperados............................................................................................................. 7 CAPITULO I – ENQUADRAMENTO TEÓRICO ....................................................................... 8 1.1.Contabilidade na Administração Pública .............................................................................. 8 1.2.Contabilidade Pública ........................................................................................................... 8 1.2.1. Objectivo da Contabilidade Pública .............................................................................. 9 1.3.Controlo Interno .................................................................................................................. 10 1.3.1.Objectivos do Controlo Interno .................................................................................... 11 1.3.2.Estímulo a eficiência operacional................................................................................. 11 1.3.3.Aderência às políticas existentes .................................................................................. 12 1.4.Importância do Controlo Interno......................................................................................... 13 1.4.1.Características de um sistema de controlo interno ....................................................... 14 1.4.2.Categorias de Controlo Interno..................................................................................... 14 1.5.Controlos organizacionais, inclusive segregação de funções.............................................. 14 1.5.1.Segregação de funções.................................................................................................. 15 1.5.2.Pessoal .......................................................................................................................... 15
4. iii 1.5.3.Controlo do sistema de informação .............................................................................. 15 1.5.4.Controlos de procedimentos ......................................................................................... 16 1.5.5.Gestão ........................................................................................................................... 16 1.5.6.O Processo de Gestão ................................................................................................... 16 1.5.7.Planeamento.................................................................................................................. 18 1.5.8.Organização .................................................................................................................. 19 1.5.9.Controlo ........................................................................................................................ 19 1.5.10.Comunicação .............................................................................................................. 20 1.5.11.Motivação ................................................................................................................... 20 1.6.Sistemas de Informação no Processo de Gestão ................................................................. 21 1.7.Conceito de fraude e erro .................................................................................................... 23 1.7.1.A importância do Controle Interno na Prevenção de Fraudes e Erros ......................... 24 1.8.Administração Pública e Controlo Interno.......................................................................... 26 1.8.1.Princípios norteadores da administração pública e controlo interno ............................ 26 1.8.2.Importância do Controlo Interno na Administração Pública ........................................ 28 1.8.3.Funções do Controlo Interno ........................................................................................ 29 1.8.4.Modelos de controlo interno......................................................................................... 29 CAPITULO II – APRESENTAÇÃO, ANALISE E INTERPRETAÇÃO DE DADOS .............. 31 2.1.Estudo de Caso.................................................................................................................... 31 2.1.1.Apresentação da Autoridade Tributaria ........................................................................ 31 2.2.Visão.................................................................................................................................... 32 2.3.Valores ................................................................................................................................ 32 2.4.Órgãos da Autoridade Tributária......................................................................................... 32 2.5.Vantagens da Autoridade Tributária ................................................................................... 32 2.6.Discussão dos Resultados.................................................................................................... 33 2.6.1.Actividades de Controlo na Autoridade Tributária de Chokwe ................................... 34 2.6.2.Causas prováveis para o crescimento de actos fraudulentos na Autoridade Tributária de Chokwe .................................................................................................................................. 34 2.6.3.Monitoria na Autoridade Tributária de Chokwe .......................................................... 35 2.6.4.Formas de constatação de fraudes na Autoridade Tributária de Chokwe .................... 35 2.6.5.Circunstâncias Facilitadoras de Fraude na Autoridade Tributária de Chokwe ............ 36
5. iv 2.6.6.Informação e comunicação na Autoridade Tributária de Chokwe ............................... 36 2.6.7.Planos para diminuição da possibilidade de fraudes .................................................... 37 2.6.8.Ambiente de Controlo na Autoridade Tributária de Chokwe....................................... 38 2.7.Avaliação de hipóteses formuladas..................................................................................... 38 CAPITULO III – CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES........................................................ 40 3.1.Conclusão............................................................................................................................ 40 3.2.Recomendações................................................................................................................... 41 Referencias Bibliográficas ............................................................................................................ 42 APÊNDICES ANEXOS
6. v LISTA DE TABELAS Tabela 1: Avaliação de Hipóteses formuladas.............................................................................. 41
7. vi LISTA DE GRÁFICOS Gráfico 1: Género dos entrevistados............................................................................................. 35 Gráfico 2: Faixa etária dos entrevistados...................................................................................... 33 Gráfico 3: Causas Prováveis para o Crescimento de Actos Fraudulentos .................................... 34 Gráfico 4: Formas de Constatação de Fraudes na Autoridade Tributária de Chokwe.................. 35 Gráfico 5: Circunstâncias Facilitadoras de Fraude ....................................................................... 36 Gráfico 6: Planos para Diminuição da Possibilidade de Fraudes na Autoridade Tributária de Chokwe ......................................................................................................................................... 37
8. vii LISTA DE ABREVIATURAS AI Auditoria Interna AP Administração Publica CA Conselho de Administração CI Controlo Interno CP Contabilidade Publica MZ Moçambique NIC Normas Internacionais de Contabilidade NIRF Normas Internacionais de Relato Financeiro PA Pedido de Adiantamento PCI Procedimentos de Controlo Interno PGC Plano Geral de Contabilidade SCI Sistema de Controlo Interno
9. viii DECLARAÇÃO Eu Marieta Carlos Nguenha, declaro por minha honra que esta monografia científica é resultado da minha investigação pessoal e das orientações do meu supervisor, o seu conteúdo é original e todas as fontes consultadas estão devidamente mencionadas no texto, nas notas e bibliografia final. Declaro ainda que esta monografia não foi apresentada em nenhuma outra instituição para obtenção de qualquer grau académico. Maputo ao ______ / ____________________ / 2020 Nome da Autora ______________________________________________________ Sérgio Alfredo Macore
10. ix DEDICATÓRIA Dedico este trabalho a minha mãe, por ser fonte da minha inspiração, coragem dedicação e muito especialmente ao meu Filho que tanto amo.
11. x AGRADECIMENTOS Em primeiro lugar, Deus na qualidade de Pai Celestial detentor de todos os poderes pela oportunidade e pelo privilégio que nos foram dados em compartilhar tamanha experiência e, ao frequentar este curso, perceber e atender para a relevância de temas que não faziam parte em profundidade, em nossas vidas. Aos demais docentes e seus convidados pelo carinho, dedicação e entusiasmo demonstrado ao longo do curso, mostrando os melhores caminhos para se adequar ao ensino virtual. Aos colegas do curso pela espontaneidade e alegria na troca de informações e materiais numa rara demonstração de amizade e solidariedade, bem como aos colegas. A todos aqueles que por sua vocação inequívoca, não pouparam esforços como interlocutores e por suprir eventuais falhas e lacunas. Obrigada
12. xi RESUMO Este trabalho foi realizado com vista elucidar os parâmetros do Controlo Interno Adoptados na Administração Pública, com objectivo de possibilitar uma gestão mais profissionalizada e transparente, diminuindo a assimetria de informações para a maximização do valor na empresa. Para tal, foi identificado para a realização deste trabalho um tema denominado ''O papel do controlo interno na prevenção de erros nas instituições públicas de Moçambique'' onde se descreve a importância do controlo interno na gestão pública com o intuito de apresentar possíveis soluções, visando eliminar ou minimizar os efeitos resultantes da problemática hoje existente, relacionados a ênfase dada ao controlo eficiente e eficaz dos recursos, bem como a avaliação da acção dos gestores públicos. Foi realizado um estudo de caso na Autoridade Tributária de Chokwe no qual fez-se levantamento sobre as normas e procedimentos adoptados, bem como a discussão dos dados de pesquisa, relacionados com o sistema de controlo interno. Constatou-se que o Sistema de Controlo Interno na Autoridade Tributária de Chokwe é levado a cabo desde os níveis mais altos de uma organização até aos níveis mais baixos, envolvendo desse modo o Conselho de Administração, as direcções e outros membros das organizações, e encontram-se implementados os procedimentos e regulamentos de controlo interno, convergindo com as boas práticas de governação corporativa, facto que fez validar como verdadeira a hipótese apresentada. O processo de gestão na Autoridade Tributária de Chokwe, está relacionado com procedimentos que são levados a cabo em operações de recebimentos (toda a transacção de entrada de valores na instituição, em numerário ou documentos, desde que devidamente certificados, reconhecidos e conferidos como originais) e operações de pagamentos (toda a transacção que envolve saída de valores na instituição, quer em numerário ou documentos). Palavras-chave: Controlo Interno; Contabilidade Publica; Administração Pública.
13. 1 1.Introdução O presente trabalho que ora se apresenta, tem como o tema '' O papel do Controlo Interno na Prevenção de Erros nas Instituições Públicas de Moçambique, caso de estudo da Autoridade Tributária de Chokwe – 2014 – 2016. O controlo interno é entendido como sendo uma actividade que procura garantir as boas práticas de gestão e procedimentos, bem como do cumprimento das políticas determinadas pela gestão. Ele constitui uma forma de organização que pressupõe a existência de um plano e sistemas coordenados, destinados a prevenir a ocorrência de erros e irregularidades ou a minimizar as suas consequências e ainda, maximizar o desempenho da entidade na qual se insere. É importante realçar que os mecanismos de controlo visam não só prevenir, mas também garantir uma aplicação regular dos recursos públicos. Para além disso, considerando que a Administração Pública deve rigorosamente servir aos fins para os quais o Estado foi criado, evidencia-se a necessidade de permanente incidência do controlo sobre toda e qualquer actividade administrativa. Para que a administração pública possa cumprir e assegurar o bem-estar social é imprescindível que disponha de recursos suficientes para tal fim (arrecadação de receitas), uma vez que os serviços prestados pelo Estado demandam de uma contraprestação (aplicação das despesas). Daí que, independentemente do papel do Estado a administração pública precisa de ser controlada e, com intuito de conferir maior eficácia, eficiência e economicidade aos gastos públicos e dar maior transparência na aplicação de recursos públicos, existe o controlo interno, instrumento obrigatório que auxilia na gestão pública e actua de forma preventiva na detecção de irregularidades. Assim, este trabalho procurará de maneira sintetizada, elucidar a importância de implementação das boas práticas do sistema de controlo interno para que possa possibilitar uma gestão mais profissionalizada e transparente, diminuindo a assimetria de informações para a maximização do valor na empresa, caso particular na Autoridade Tributária de Chokwe. As boas práticas irão cingir-se basicamente, à necessidade de cumprimento de normas, prestação de contas transparência e senso de justiça.
14. 2 Neste estudo, definiu-se o seguinte pressuposto: Pressupostos de Controlo Interno na Autoridade Tributária de Chokwe, no que vai cingir na descrição da importância do controlo interno na gestão pública com o intuito de apresentar possíveis soluções, visando eliminar ou minimizar os efeitos resultantes da problemática hoje existente, relacionados à ênfase dada ao aspecto legal e formal da gestão, ao da avaliação da acção dos gestores públicos. Quanto aos objectivos a pesquisa é explicativa, pois tem como objectivo primordial explicar e aprofundar os conceitos referentes sobre Controlo interno assim como as causas de prevenção de erros nas instituições públicas de Moçambique. Quanto a abordagem a pesquisa é quantitativa, pois esta traduz em números opiniões e informações relacionadas ao impacto das variáveis em análise, para classifica-las e organiza-las, utilizando algumas ferramentas estatísticas. Quanto aos procedimentos técnicos a pesquisa é documental, visto que baseia-se na observação e colecta de dados secundários da Autoridade Tributária de Chokwe para apurar os resultados. Quanto ao objecto a pesquisa é bibliográfica. Foi elaborada a partir de material já publicado, com matérias relacionadas. Na visão de Lakatos (1992:107), a técnica de pesquisa é um conjunto de processo de que serve uma ciência e a habilidade para utilizar esse processo ou norma de obtenção do seu propósito ou seja, de prática de recolha de dados. No que se refere à forma de abordagem, o trabalho vai privilegiar a abordagem quantitativa na recolha de informações sem contudo dispensar o emprego de qualificações que, exploram as características e situações de que dados numéricos podem ser obtidos e faz uso da mensuração e estatística. O método, segundo Garcia (1998, p.44), representa um procedimento racional e ordenado (forma de pensar), constituído por instrumentos básicos, que implica utilizar a reflexão e a experimentação, para proceder ao longo do caminho (significado etimológico de método) e alcançar os objectivos preestabelecidos no planeamento da pesquisa (projecto). Segundo Lakatos e Marconi (1995, p. 106), os métodos podem ser subdivididos em métodos de abordagem e métodos de procedimentos. O método de abordagem desta pesquisa é o dedutivo, pois a mesma parte de teorias e leis mais gerais para a ocorrência de fenómenos particulares sobre o controlo interno.
15. 3 O método de procedimento usado é o estatístico: este método implica em números, percentuais, análises estatísticas, probabilidades. E está quase sempre associado à pesquisa quantitativa. Para Fachin (2001, p. 46), este método se fundamenta nos conjuntos de procedimentos apoiados na teoria da amostragem e, como tal, é indispensável no estudo de certos aspectos da realidade social em que se pretenda medir o grau de correlação entre dois ou mais fenómenos. Foi usada a documentação direita e indirecta, sendo esta uma pesquisa documental, o estudo tem como dados (dados primários e secundários) as informações dos Relatórios publicados pela página da Autoridade Tributária de Chokwe assim como as informações que foram colectadas pelo questionário. Pela forma de abordagem do problema, a pesquisa é quantitativa porque se considera que há uma relação dinâmica entre o mundo real e o sujeito, isto é, um vínculo indissociável entre o mundo objectivo e a subjectividade do sujeito que pode ser traduzido em números, a interpretação dos fenómenos e a atribuição de significados são básicos no processo de pesquisa quantitativa, Gil (1999). Pelo ponto de vista de seus objectivos, na óptica de Gil, (1999), pesquisa é exploratória. É exploratória porque visa proporcionar maior familiaridade com o problema com vista a torná- lo explícito ou a constituir hipóteses. Envolve levantamento bibliográfico, entrevistas com pessoas que tiveram experiências práticas com o problema pesquisado. A análise de exemplo que estimulem a compreensão e assumem em geral, as formas de pesquisas bibliográficas e estudo do caso. Do ponto de vista dos procedimentos técnicos, segundo Gil, (1999), pesquisa é bibliográfica e estudo de caso. A pesquisa bibliográfica é feita a partir dos materiais já publicados, constituído pelos livros, artigos e materiais disponíveis na internet. O grupo alvo da pesquisa é a Autoridade Tributária de Chokwe. O estudo teve como amostra de 15 funcionarios da AT de Chokwe, sendo 5 do departamento financeiro, 5 da contabilidade, 3 da administração e 2 da tesouraria. O critério de amostragem usado para a selecção da amostra foi o não probabilístico, especificamente por tipicidade ou intencional. A escolha desta instituição deve se ao facto da mesma apresentar um histórico bastante oscilante relativamente aos resultados obtidos ao longo do período em análise e conseguir gerar nalguns anos resultados excedentários capazes de saldar suas obrigações.
16. 4 Pela natureza do tema, o estudo foi feito baseando se em dados produzidos pelo departamento financeiro da instituição, especificamente os dados do departamento da administração, contabilidade e financeiro. Foi feito um estudo temporal de três (3) anos para esta instituição. Para a análise e interpretação dos dados foi com o auxílio da planilha electrónica EXCEL para o cálculo dos coeficientes e a recta de regressão. O trabalho é estruturado da seguinte maneira: Sendo que primeiramente, encontramos os elementos pré textuais e de seguida, a introdução que contextualiza a o papel do Controlo Interno na Prevenção de Erros nas Instituições Públicas de Moçambique, no que tange a transparência, eficiência e eficácia na aplicação dos recursos públicos. Em seguida, apresenta-se o problema de pesquisa quanto ao cumprimento de políticas e procedimentos pela gestão, relevando o controlo como um instrumento de mensuração para o cumprimento de metas estabelecidas. Ainda no mesmo, encontram-se plasmados os objectivos e a hipótese a ser validada no culminar do trabalho. O Capítulo I, trata do Enquadramento teórico de várias obras com maior enfoque ao controlo interno e sistemas de controlo interno, onde se apresenta diversos conceitos e interpretações, tendo como referência várias obras e documentos que de uma forma generalizada, abordam assuntos relacionados com o tema em apreço. No II Capítulo, tem-se a confrontação dos assuntos retratados nos capítulos anteriores, através da apresentação de um estudo de caso na Autoridade Tributária de Chokwe. Para terminar, no Capítulo III, o presente trabalho apresenta as conclusões e recomendações dos assuntos retratados no tema em causa, sendo a bibliografia e anexos apresentados no fim do trabalho, respectivamente.
17. 5 1.1.Problema de pesquisa Com a aprovação do Estatuto Orgânico da Inspecção-Geral de Finanças, o correspondente Regulamento Interno, pelo Decreto n.º 40/99, de 29 de Junho, e o Diploma Ministerial n.º 57/2000, de 21 de Junho, observou-se mais um avanço no fortalecimento do controlo interno em Moçambique, uma vez que a função de zelar pela observância rigorosa da disciplina financeira do Estado e outros entes públicos já fora conferida ao órgão acima referenciado pelo próprio Estatuto Orgânico do Ministério das Finanças. Todavia, o controlo interno dá ao Administrador suporte e confiança na gestão do património do Estado e ou, dos entes públicos. Este compreende uma relevante ferramenta no domínio preventivo, detectivo e correctivo, que deve ser operado com todo o rigor e independência, a fim de cumprir as finalidades que se propõe. Contudo, os inúmeros casos de incompetência, impropriedades, nepotismo, fraudes, práticas perversas sobre a gestão de fundos públicos, continuam abalando a confiança e a credibilidade da sociedade/população, em relação as instituições públicas moçambicanas. Tais factos demonstram que os sistemas de controlo interno possuem deficiências que os impedem de garantir de forma razoável, eficiente, eficaz e qualitativa, a gestão e a prestação de serviços pelos órgãos públicos. Diante destes factos a questão que se coloca é:  Até que ponto o controlo interno ajuda na prevenção de erros nas organizações públicas em particular na Autoridade Tributária de Chokwe? 1.2.Justificativa A relevância desta pesquisa em relação ao Controlo Interno é resultado do interesse de aprofundar o conhecimento no tema escolhido, traduzindo-se na oportunidade de incrementar o aprendizado em assuntos correlatos à administração pública, na constituição de uma actividade imprescindível a todo esforço humano colectivo pela busca dos objectivos firmados. Donde que, se não existe controlo é significado de que a administração pública não tem como mensurar o cumprimento de metas nem a execução de orçamentos, pela inobservância de um dos intrínsecos instrumentos da administração.
18. 6 Neste contexto, importa ressaltar a expansão dos limites das acções de controlo para além do conhecimento de eficiência, incluindo-se também o conceito de eficácia dos resultados. Assim, o controlo interno em uma entidade desempenha como maior objectivo, a protecção do património constituindo de igual modo uma ferramenta de apoio a contabilidade, o que releva a necessidade de estudos direccionados nessa área, tendo em vista a importância de um Sistema de Controlo Interno que evidencie indicadores de excelência na execução das políticas públicas. Outra justificativa, deve-se fundamentalmente pela relevância na área do conhecimento sobre o controlo interno nas instituições públicas, uma vez que a bibliografia que retrata sobre esse assunto se volta mais amplamente para discussões no âmbito das instituições privadas, o que confere a escassez de publicações inerentes ao tema. 1.3.Objectivos Os objectivos podem ser divididos em final ou intermediários, ou geral e específicos. 1.3.1.Objectivo geral Segundo BEUREN (2003:65), “O objectivo geral indica uma acção ampla, por isso mesmo deve ser elaborado com base na pergunta da pesquisa”. Assim, com base nesses conceitos, definiu-se como objectivo geral da presente pesquisa o seguinte:  Analisar o papel do controlo interno na prevenção de erros nas organizações públicas, na Autoridade Tributária de Chokwe no período de 2014-2016. 1.3.2.Objectivos específicos De acordo com BEUREN (2003:53), os objectivos específicos devem escrever acções pormenorizadas, aspectos específicos para alcançar o objectivo geral estabelecido.  Descrever os componentes do Controlo Interno na Autoridade Tributária de Chokwe;  Analisar se os responsáveis dos sectores são formados na área de contabilidade e Auditoria;  Propor acções de intervenção para a melhoria no Sistema de Controlo Interno no local em estudo, caso as evidências constatadas na fase de avaliação assim o exigirem.
19. 7 1.4.Hipóteses Hipótese é uma solução provisória ao problema levantado e, consequentemente, uma provável solução ao tema central. De acordo com GIL (2002:30), hipótese é uma explicação susceptível de ser declarada verdadeira ou falsa. O controlo interno no sector público é um mecanismo através do qual a entidade avalia o cumprimento das metas previstas no orçamento planeado, comprova a legalidade e avalia os resultados de acordo com os princípios que regem a administração pública, controlo a gestão dos recursos públicos, servindo de apoio aos controlos administrativos, aos gestores e ao controlo interno. Assim, pelo facto de que o orçamento público pode ser uma ferramenta do controlo interno na administração pública e com base na análise dos conceitos e objectivos do controlo interno, pretende-se validar a hipótese que a seguir se apresenta:  H0: O controlo interno ajuda na prevenção de erros na medida em que minimiza a ocorrência de falhas e desvios quanto ao atendimento dos objectivos e metas.  H1: A implementação do controlo interno não é garantia da inexistência de erros dentro das organizações. 1.5.Delimitação do tema A presente Monografia tem como tema: O Papel do Controlo Interno na Prevenção de Erros nas Instituições Públicas de Moçambique, caso da Autoridade Tributária de Chokwe. 1.6.Resultados esperados No final, espera-se que esta pesquisa possa possibilitar novas dimensões e tratamento conferidos ao objecto de estudo, servindo como base para direccionar novas pesquisas. Assim sendo, não há pretensões de exaurir toda a problemática que envolve o tema, mas sim apresentar concisamente uma análise, reflexão e discussão com base na literatura pertinente, pois se considera o controlo interno como ferramenta fundamental da gestão pública.
20. 8 CAPITULO I – ENQUADRAMENTO TEÓRICO O objectivo da revisão da literatura é sintetizar o conhecimento de vários autores sobre o assunto abordado, podendo contribuir, também, para enfatizar e dar sustentação teórica sobre o tema em questão. 1.1.Contabilidade na Administração Pública Para KOHAMA (2001:31), entende-se por Administração Pública todo o aparelho do Estado pré-ordenado à realização das actividades públicas, ou seja, é o conjunto de agentes, pessoas físicas e jurídicas, incumbidos legalmente de gerir o património público, na intenção de atender às necessidades da colectividade e promover o bem-estar de todos. A acção do administrador público deve obedecer a um planeamento e visar o desenvolvimento social e melhoria da qualidade de vida, uma vez que a Administração Pública, na condição de gestora de património público, precisa também atender e respeitar certos preceitos legais tanto para a geração dos ingressos quanto para realização das despesas públicas. BEZERRA FILHO (2005:127), Património Público constitui o conjunto de bens, valores, créditos e obrigações de conteúdo económico em moeda que o Estado possui e utiliza na consecução dos seus objectivos. 1.2.Contabilidade Pública Segundo KOHAMA (2001:46), Contabilidade Pública “é o ramo da Contabilidade que estuda, orienta, controla e demonstra a organização e execução da despesa Pública; o património público e suas variações”. Este conceito demonstra o quanto a Contabilidade pública é importante para que se tenha controlo e organização na demonstração das contas públicas, pois, a transparência é fundamental nas finanças públicas, demonstrando os actos dos gestores de forma evidenciada. Verifica-se, que a Contabilidade pública tem uma função social, pois, é por meio dela que se é possível demonstrar a sociedade como os recursos públicos estão sendo utilizados. Desta forma, a população pode ter uma noção do tipo de programa de governo que está sendo realizado pelos gestores e quais as prioridades dos mesmos.
21. 9 1.2.1. Objectivo da Contabilidade Pública Para BEZERRA FILHO (2005:132), o objectivo da Contabilidade Pública à Administração Pública é o de fornecer informações actualizadas e exactas, à administração, para subsidiar as decisões dos gestores, aos órgãos de controlo interno e externo, para o cumprimento da legislação e às instituições governamentais e particulares, para fins estatísticos ou de interesse dessas instituições. De acordo com SILVA (2002:218), Contabilidade Pública é uma especialização da Ciência Contabilística que fornece informações à Administração sobre:  Organização e execução dos orçamentos;  Normas para o registo das entradas de receita;  Normas para registo dos desembolsos da despesa;  Registo, controlo e acompanhamento das variações do património do Estado;  Normas para a prestação de contas dos responsáveis por bens e valores;  Normas para a prestação de contas do governo;  Controle de custos, eficiência e eficácia na gestão dos recursos públicos. Portanto, verifica-se que a Contabilidade Pública também tem a missão de ajudar e subsidiar os gestores nas tomadas de decisões e demonstrar para a sociedade de que forma os recursos arrecadados estão sendo aplicados ou investidos. KOHAMA (2001:214), Bens Públicos são as utilidades postas à disposição do povo de forma gratuita ou remunerada, conforme dispuser a legislação específica, assim pode afirmar-se que os bens públicos visam a satisfação das necessidades públicas duma forma não remunerada ou remunerada. FRANCO (2002:03), Finanças Públicas, designam a actividade económica dum ente público tendente a afectar bens à satisfação de necessidades que lhe estão confiadas. FORTES (2002:70), Orçamento é uma prévia autorização do poder legislativo para que se realizem receitas e despesas dum ente público, obedecendo a um determinado período de tempo. Por meio do orçamento podemos verificar a real situação económica do Estado, evidenciando os seus gastos com a saúde, educação, saneamento, obras públicas, etc.
22. 10 FRANCO (2002:51), Orçamento Público é um documento directivo do Estado onde se define a política da receita e despesa a prosseguir, num determinado período. Assim pode concluir-se que o orçamento público define a previsão das receitas e a fixação das despesas públicas. 1.3.Controlo Interno O controlo constitui uma das bases da administração, sua inexistência ou suas deficiências têm reflexos directos com as demais funções. Para Stoner e Freemam (1985: 5) “a administração é o processo de planear, organizar, liderar e controlar os esforços realizados pelos membros da organização e o uso de todos os outros recursos organizacionais para alcançar os objectivos estabelecidos”, conforme Almeida (2003: 63) “o controlo interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objectivos de proteger os activos, produzir dados contabilísticos confiáveis e ajudar a administração...” Para ATTIE (1998: 114), “o controlo interno inclui controlos que podem ser peculiares tanto à contabilidade quanto à administração” como segue:  Controlos contabilísticos: Compreende o plano de organização de todos os métodos e procedimentos directamente direccionados, principalmente com a salvaguarda do património e a fidedignidade dos registos contabilísticos. São exemplos de controlos contabilísticos: sistema de autorização e aprovação; separação das funções de escrituração e elaboração dos relatórios contabilísticos daquelas ligadas às operações ou custódia dos valores; e controlo físico sobre estes valores. Conforme ALMEIDA (2003: 63) são exemplos de controlos contabilísticos: Sistemas de conferência, aprovação e autorização; Segregação de função (pessoas que têm acesso aos registos contabilísticos não podem custodiar activas da empresa); Controlos físicos sobre activos e Auditoria interna.  Controlos administrativos: Estão relacionados com o plano de organização e todos os métodos e procedimentos que dizem respeito à eficiência operacional e à decisão política traçada pela administração. Normalmente, se relacionam de forma indirecta aos registos financeiros. Com frequências abrangem análises estatísticas, estudos de tempo e
23. 11 movimentos, relatórios de desempenho, programas de treinamento e controlo de qualidade. 1.3.1.Objectivos do Controlo Interno O objectivo do controlo interno, no geral, é salvaguardar os activos e fornecer informações contabilísticas seguras, auxiliando assim, a administração na condução das actividades da organização. Regra geral de acordo com ATTIE (2010: 155), o controlo interno tem quatro objectivos básicos:  Salvaguardar os interesses da empresa;  A precisão e confiabilidade de informes e relatórios contabilísticos, financeiros e operacionais;  Estimulo à eficiência operacional; e  A aderência às políticas existentes. 1.3.2.Estímulo a eficiência operacional Estimular à eficiência operacional é promover os meios necessários à condução das tarefas, de forma a obter entendimento, aplicação e acção tempestiva e uniforme. Dentro da empresa os vários sectores ou departamentos têm suas particularidades e cada indivíduo precisa conhecer sua tarefa, para que a totalidade mova a empresa como um todo. Os principais meios necessários à consecução desse objectivo são: a) A selecção: possibilita a obtenção de pessoal qualificado para exercer com eficiência as funções específicas; b) O treinamento: possibilita a capacitação do pessoal para a actividade proposta; c) O plano de carreira: tem como objectivo estabelecer a política da empresa ao pessoal quanto às possibilidades de remuneração e promoção, incentivando o entusiasmo e a satisfação do pessoal; d) Os relatórios de desempenho: compreendem a identificação individual de cada funcionário, apontando suas virtudes e deficiências, sugerindo alternativas necessárias ao aperfeiçoamento pessoal e profissional.
24. 12 e) Relatórios de horas trabalhadas: possibilita a administração mais eficiente do tempo desprendido pelo pessoal e indica mudanças necessárias ou correcção das metas de trabalho. f) Manuais internos: sugerem clara exposição dos procedimentos internos; possibilitam práticas uniformes, normatização e eficiência dos actos, previne a ocorrência de erros e desperdícios. g) Instruções formais: indicam formalmente as instruções a serem seguidas pelo pessoal, evitando interpretações dúbias, mal-entendidos e a possibilidade de cobranças e follow- uptempestivos. 1.3.3.Aderência às políticas existentes Este objectivo do controlo interno está relacionado com a maneira pela qual a empresa busca assegurar que os desejos da administração, definidos através de suas políticas e indicados por meio de seus procedimentos, sejam adequadamente seguidos pelo pessoal. Os principais meios que visam dar embasamento para a aderência às políticas existentes são os seguintes: a) Supervisão: a supervisão permanente possibilita melhor rendimento pessoal, corrigindo- se rapidamente possíveis desvios e dúvidas decorrentes da execução das actividades. b) Sistema de revisão e aprovação: indica através do método de revisão aprovação, que políticas e procedimentos estão sendo adequadamente seguidos. c) Auditoria interna: possibilita a identificação de transacções realizadas pela empresa que esteja em consonância com as políticas determinadas pela administração. Assim, os objectivos básicos do controlo interno são guardar os interesses da empresa, desempenhando com eficiência o seu papel, fornecendo com eficácia e fidedignidade os relatórios contabilísticos, detectando e prevenindo de fraudes e erros, visando proteger os recursos da organização.
25. 13 1.4.Importância do Controlo Interno ATTIE (1998: 114) afirma: “A importância do controlo interno fica patente a partir do momento em que se torna impossível conceber uma empresa que não disponha de controlos que possam garantir a continuidade do fluxo de operações e informações proposto.” È verificado que o controlo interno tem como objectivo a potencialização do êxito do processo decisório, implicando assim uma maior responsabilidade por parte das pessoas que são responsáveis pelo controlo interno e geração de dados para as tomadas de decisões. Toda empresa que vise uma gestão efectiva, torna-se inviável que o proprietário controle sozinho todas as operações existentes dentro da mesma. O controlo interno tem uma contribuição a oferecer a cada segmento ou sector existente dentro de forma a agregar agilidade, eficiência e veracidade para as informações contabilísticas e administrativas. Para CREPALDI (2002: 67), “é de fundamental importância a utilização de um controlo adequado sobre cada sistema operacional, pois dessa maneira atingem-se os resultados mais favoráveis com menores desperdícios”. Dessa forma, pode-se sumarizar a importância do controlo interno, considerando os seguintes aspectos:  O eficiente controlo das operações requer relatórios e análises que reflictam a situação da companhia;  A salvaguarda dos activos da empresa e a prevenção ou descoberta de erros e fraudes é responsabilidade da administração, o que, para a adequada execução, necessita de um bom sistema de controlo interno. Assim a contribuição do controlo interno se torna evidente perante a organização a partir do instante em que se torna impossível perceber uma empresa que não disponha de controlos que possam assegurar a continuidade do fluxo das actividades e informações proposto.
26. 14 1.4.1.Características de um sistema de controlo interno Conforme GALLORO e GALLORO (2000: 63), “Os sistemas de controlo devem variar de acordo com a natureza do negócio, estrutura e tamanho da empresa, diversidade e complexidade das operações, métodos utilizados para processamento de dados e requisitos legais e regulamentares aplicáveis”. Desta forma, devem ser desenhados de maneira que:  Se mostrem eficazes para atender os objectivos da direcção;  Não gerem ineficiências ou burocracias, adaptando os recursos da estrutura ao sistema e não o contrário;  Tenham um saldo positivo na relação custo/benefício. 1.4.2.Categorias de Controlo Interno Segundo CREPALDI (2002: 63-66), “não existe uma termologia universal para descrever as categorias de controlos internos, entretanto podemos classificá-los segundo suas finalidades”. Desta maneira, um dos desdobramentos possíveis seria:  Controlos organizacionais, inclusive segregação de funções;  Controlo de sistemas de informação; e  Controlo de procedimentos. 1.5.Controlos organizacionais, inclusive segregação de funções De acordo com CREPALDI (2002: 63): Ao falar da questão de controlos organizacionais, referimo-nos ao controle obtido por meio da maneira de designar responsabilidade e delegar autoridade. A magnitude de muitas empresas faz com que a gerência se veja impossibilitada de administrar ou supervisionar pessoalmente as operações. Em tais circunstâncias, é imprescindível estabelecer uma estrutura organizacional adequada. A estrutura é um marco em que se realizam as actividades de planeamento, execução e controlo das operações, tais como:
27. 15  Atribuição de responsabilidades e delegação de autoridades claramente definidas;  Segregação de funções incompatíveis para evitar que sejam controladas por qualquer indivíduo ou departamento da organização;  Fornecimento de recursos, inclusive pessoal competente, em quantidade suficiente para o cumprimento das responsabilidades do desempenho.  Existência de sistemas de medição e avaliação do desempenho. 1.5.1.Segregação de funções Geralmente, considera-se a correcta segregação de funções como elemento mais importante de um sistema eficaz de controlo interno. O princípio fundamental é que ninguém deveria controlar todas as etapas de uma transacção sem a interferência de outra ou outras, capazes de efectuar uma verificação cruzada. 1.5.2.Pessoal A certeza razoável de que estão sendo alcançados os objectivos de controlo interno depende do grau de competência e integridade das pessoas, da independência das funções que lhes tenham sido designadas e da compreensão que têm dos procedimentos estabelecidos. A eficácia global do sistema depende, ao mesmo tempo, de um número apropriado de funcionários competentes para realizar o trabalho em cada nível. Não basta ter pessoas competentes sem um sistema de controlo interno, ou um sistema de controlo sofisticado sem pessoas competentes. 1.5.3.Controlo do sistema de informação Controlo sobre o sistema de informação refere-se ao controlo obtido mediante a prestação de informação aos níveis adequados da administração. Em todas as empresas, o planeamento e o controlo das operações dependem do conhecimento que a administração tem das actividades e operações passadas, presentes e futuras. E salvo nas pequenas, esse conhecimento dependerá, em maior ou menor grau, do sistema de informação.
28. 16 1.5.4.Controlos de procedimentos Controlos de procedimentos são os controlos obtidos mediante a observação de políticas e procedimentos dentro da organização. Elaborar o plano de organização é de importância vital para que o pessoal compreenda claramente suas funções e responsabilidades, sendo conveniente, para tanto, que existam normas de procedimento devidamente documentadas. Os procedimentos existentes em uma organização são implementados para que se alcance eficiência operacional e se atinjam os objectivos empresariais. Algumas características desejáveis nos controlos de procedimento são:  Que sejam adequados à estrutura organizacional;  Que estejam bem definidos e documentados;  Que se mostrem fáceis de interpretar e aplicar. 1.5.5.Gestão A gestão tem a ver com a orientação, direcção e controlo dos esforços de um grupo de pessoas para um objectivo comum. Pois, para os neoclássicos o gestor “ é aquele que possibilita ao grupo alcançar seus objectivos com o mínimo dispêndio de recursos e de esforço e com menos atritos com outras actividades” (CHIAVENATO, 2000: 127). 1.5.6.O Processo de Gestão As organizações encontram-se, actualmente, em um contexto dinâmico, competitivo e complexo, no qual, para que consigam progredir, torna-se necessário que elas tenham um processo de gestão estruturado na forma do ciclo planeamento, execução e controlo. Esse ciclo é conhecido como processo de gestão e tem como objectivo garantir a eficácia empresarial (CATELLI, 2009). Ele deve assegurar a realização das metas, objectivos e missão da empresa, de maneira equilibrada e adaptável às transformações do mercado e ser estruturado com base no processo decisório e ser suportado por sistemas de informações. O processo de administração organizacional relaciona um conjugado de processos, tais como o patrimonial, orçamentário, financeiro, pessoal, entre outros, que orientam o fluxo de recursos da empresa, possibilitando o planeamento adequado e a gestão dos mesmos. Este dinamismo de
29. 17 complexidade demanda um arcabouço tempestivo de controlos que acompanham a movimentação das actividades da entidade. A administração se refere ao campo das actividades humanas que tem como finalidade principal a coordenação em grupo para o desempenho de funções de planeamento, organização, direcção e controle em relação a certos factores básicos, através de esforços motivacionais apropriados, de maneira que os vários objectivos do grupo e dos indivíduos que dele fazem parte, sejam atingidos num grau óptimo com eficiência óptima (FERNANDEZ, 2005 apud MOSIMANN; FISCH, 2009: 26). Assim, o processo de gestão pode ser concebido como o empenho administrativo global em dado empreendimento, envolvendo a tomada de decisões, a aplicação de determinadas técnicas e de certos procedimentos e a motivação de indivíduos ou grupos no sentido da consecução de objectivos específicos. De acordo com CATELLI (2009), gerir é fazer as coisas acontecerem, e a pessoa que faz a gerência, denominada gestor, é quem toma as decisões para que as coisas aconteçam, de tal forma que a empresa atinja seus objectivos. Assim, administrar é conduzir a organização para o alcance dos seus objectivos. Conforme Bio (2005 apud Leite et. a.l, 2008), o processo de gerência em uma organização compreende as decisões direccionadas para as seguintes áreas:  Planeamento: refere-se ao conjunto de objectivos desejados e a forma de como serão alcançados, ou seja, o que é desejado e como e quando será obtido;  Direcção: refere-se à capacidade de obter os resultados por meio de outras pessoas;  Controlo: refere-se à implementação dos planos e às avaliações do desempenho em relação ao planeado (feedback), no intuito de atingir os objectivos definidos. Nas definições apresentadas pelos dois autores, verifica-se que ambos entendem como fundamental o planeamento e o controlo no processo de gestão, na manutenção de lucros e na continuidade das organizações. Pode-se dizer que o orçamento é um elo entre o planeamento e o controlo, cuja importância é confirmada por: Segundo FIGUEIREDO e CAGGIANO (2008), embora existam diferentes escolas de pensamento a respeito do termo “administração” e como esta deve ser praticada, é geralmente
30. 18 aceito que o processo de gestão possui cinco funções principais: Planeamento, Organização, Controlo, Comunicação e Motivação. 1.5.7.Planeamento Essa função é tida como um método de organização de actividades com o objectivo de alcançar os objectivos propostos. Nesse sentido, Mosimann; Fisch (2009: 48), conceitua o planeamento como, o processo que envolve avaliação e tomada de decisões em cenários prováveis, visando definir um plano para atingir uma situação futura desejada, com base nas informações sobre as variáveis ambientais, crenças e valores, missão, modelos de gestão, estrutura organizacional preestabelecidas e a consciência da responsabilidade social, que configura a situação actual. A importância dos factores conjunturais no processo de planeamento é óbvia, e é igualmente claro que informações a esse respeito não devem estar sujeitas a um tratamento menos rígido do que as informações analíticas internas, produzidas na empresa. De acordo com Figueiredo; Caggiano (2008) podem-se distinguir três espécies de actividades de planeamento, como:  Planeamento estratégico: diz respeito a um período de três a dez anos; normalmente é chamado de planeamento de longo prazo;  Planeamento programa: actividade que segue o planeamento de longo prazo e envolve o desenvolvimento de planos para os dispêndios de capital necessários para os objectivos de longo prazo;  Planeamento orçamentário: aquele que converte o plano de longo prazo da forma às necessidades do futuro imediato. É usualmente descrito como Orçamento e é desenvolvido numa base anual. De acordo com CATELLI (2002), Pereira e Vasconcelos (2003 apud Palazzoet. al., 2008), após traçar directrizes e cenários por meio do planeamento estratégico, será feito o planeamento operacional, no qual todas as áreas deverão participar. O resultado desse planeamento são as alternativas que permitirão à empresa cumprir o estabelecido e gerar receitas. O planeamento operacional divide-se nas seguintes etapas:
31. 19  Estabelecimento de objectivos operacionais;  Definição dos meios e recursos;  Identificação das alternativas de acção;  Simulação das alternativas identificadas;  Escolha das alternativas e incorporação ao plano;  Estruturação e quantificação do plano;  Aprovação e divulgação do plano. 1.5.8.Organização Na Organização abarca a definição do arcabouço administrativo para que as decisões estratégicas sejam implementadas. Ela é desenvolvida através do processo de departamentalização no qual, diferentes especialistas são divididos em departamentos separados, e tem a função de coordenar estas tarefas de modo que a empresa esteja apta a trabalhar eficientemente e alcançar seus objectivos (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2008). O desenho da área administrativa busca estabelecer a estrutura e a forma da entidade e definir as responsabilidades e linhas de autoridade. Isto envolve a acepção das tarefas necessárias para alcançar as metas estratégicas, ou seja, a determinação de quem irá cumprir estas tarefas e assumir as responsabilidades por seu desempenho. 1.5.9.Controlo Na administração a função de controlo está intimamente ligada à função de planeamento através de um sistema de feedback que informa o resultado das decisões passadas, sendo que tal sistema é indispensável para avaliação da qualidade do processo decisório e para seu aprimoramento. De acordo com Mosimann; Fisch (2009), o processo de controlo abrange as seguintes actividades:  Estabelecimento de objectivos, metas e padrões que sejam expressos em alguma unidade de tempo, dinheiro, unidade física ou por meio de índices;  Observação do desempenho com o objectivo de alimentar o sistema de informações com os dados referentes às actividades realizadas;  Comparação do desempenho real com o esperado e emissão de relatórios de desempenho pelo sistema de informações;
32. 20  Comunicação do desempenho com as alternativas de acção em decorrência de variações relevantes;  Acção correctiva referente às medidas ou providências adoptadas para eliminar os desvios significativos detectados nos relatórios de desempenho;  Acompanhamento da acção correctiva. Essas actividades acima relatadas acima demonstram que o controle objectiva proteger o património da empresa e garantir sua continuidade por meio do cumprimento da missão e dos objectivos da organização. Para isso torna-se necessário o acompanhamento dos resultados comparando o real com o esperado e adoptando, se necessário, medidas correctivas. O controlo compreende a fase em que o previsto é comparado com o real, identificando ou não as modificações necessárias. O propósito do controlo “é assegurar que as actividades da organização sejam desempenhadas de acordo com o plano.” O que possibilita controlar é ter um sistema de informações suficientes, de forma que se possa corrigir o planeamento no momento em que as mudanças acontecerem (CATELLI; PEREIRA; VASCONCELOS, 2001). 1.5.10.Comunicação A comunicação é uma permuta de opiniões, fatos e ideias, entre dois ou mais indivíduos. Supõem a ligação de todas as funções gerenciais pela transmissão de informações e instruções internas da organização. Adicionalmente, o processo de comunicação relaciona a organização com seu meio ambiente por ligá-la a seus fornecedores, e aos seus consumidores para quem seus produtos são direccionados (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2008). Em qualquer organização, a especialidade das tarefas e a consequente divisão do trabalho criam situações nas quais um fluxo de ideias e de fatos é necessário em função da eficiência. O alto grau de comunicação agrega os vários membros da organização, unindo-os na busca das metas organizacionais. 1.5.11.Motivação Conforme FIGUEIREDO; CAGGIANO (2008), A motivação, traduz-se no envolvimento total dos membros da organização e na busca de maneiras de como melhorar a performance individual. Alguns factores motivacionais são basicamente biológicos ou psicológicos e podem ser vistos como naturais e inerentes como a necessidade de ar, água, alimentação, sono, vestimenta e moradia; outros são adquiridos, como a combinação de necessidades associadas ao
33. 21 ego individual, e a uma correcta avaliação de si próprio; e outros, estão relacionados às necessidades sociais e são influenciados pela organização da situação do trabalho. 1.6.Sistemas de Informação no Processo de Gestão As informações formam a base de dados para a tomada de decisões e são de fundamental importância, em determinadas circunstâncias, a ponto de se ter ou não as informações disponíveis naquele momento requerido, significar a sobrevivência ou não da empresa. Os sistemas de informações devem dar o devido suporte às fases do processo de gestão, planeamento, execução e controlo, bem como assegurar a integração entre essas fases. NAKAGAWA (2005 apud Mosimann; Fisch, 2009) afirmam que o aperfeiçoamento da gestão empresarial e da eficácia gerencial, teve contribuição de mudanças como:  A gestão das empresas passou a ser feita sob uma nova abordagem sistémica e as próprias técnicas gerenciais tiveram um avanço considerável;  A informação passou a ser tratada como um produto de um sistema planeado, de modo a torná-lo disponível de acordo com as necessidades dos gerentes;  Desenvolveram-se sistemas de informações que suportam os processos de planeamento e controlo dos gerentes, bem como os sistemas operacionais de produção da empresa. GUERREIRO (1989 apud Silva et al. 2007) ressalta que os gestores têm grande dependência do recurso informação, que se constitui na matéria-prima do processo de gestão. A informação deve ter um sentido lógico para o gestor, portanto os conceitos de mensuração aplicados no sistema não podem ser dogmáticos, e sim racionais. O sistema de informações deve ser configurado de forma a atender eficientemente às necessidades informativas de seus usuários, bem como incorporar conceitos, políticas e procedimentos que estimulem o gestor a tomar as melhores decisões para a empresa. Nesse contexto, MOSIMANN; Fisch (2009: 54) conceituam sistema de informação, Como uma rede de informações cujos fluxos alimentam o processo de tomada de decisões; não apenas da empresa como um todo, mas também de cada área de responsabilidade. O conjunto de recursos humanos, físicos e tecnológicos que o compõe transforma os dados captados em
34. 22 informações, com a observância dos limites impostos pelos usuários quanto ao tipo de informação necessária a suas decisões, condicionando, portanto, a relação dos dados de entrada. Já para REZENDE; Abreu (2006: 64), “um sistema de informação pode ser definido como processos de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa e que proporciona a sustentação administrativa, visando à optimização dos resultados esperados”. Já NAKAGAWA (2003: 47) entende que “o sistema de informações procura satisfazer a necessidade informativa dos gerentes. O processo de tomada de decisões é de natureza circular e seu ciclo completo abrange as etapas de planeamento, execução e controlo”. Os sistemas específicos, os quais visam atender a todas as etapas do processo de gestão, são divididos basicamente em três tipos:  Sistemas de informações operacionais;  Sistemas de informações gerenciais;  Sistemas de informações estratégicas”. Os sistemas operacionais ou sistemas de apoio às operações são voltados para atender às operações e transacções, visando o suporte à gestão na área operacional. Os sistemas de informações operacionais, também denominados sistemas de apoio às operações, constituem sistemas de processamento das transacções que ocorrem em paralelo aos fluxos físicos e acompanham o dia-a-dia das operações de determinada empresa. Alguns casos são acompanhados de sistemas tomadores de decisão e/ou para tomada de decisões voltadas para a operação (SCHIMIDT, 2002: 83). Os sistemas de apoio às operações, portanto, surgirão da necessidade da administração e controlo da produção. O objectivo destes sistemas é auxiliar os departamentos e actividades a executarem suas funções nas diversas operações. Já os sistemas de informação de apoio à gestão ou sistema de informação gerencial são aqueles que actuam nas actividades económico-financeiras da empresa, ou seja, são ferramentas que auxiliam os gestores no planeamento e controlo da parte financeira da empresa e na tomada de decisões.
35. 23 Conforme SCHIMIDT (2002) os sistemas de informações gerenciais suportam as actividades gerenciais. Tem por objectivo fornecer subsídios às diversas áreas funcionais da organização, dando assistência às tomadas de decisões para identificar e corrigir problemas de competência gerencial. As informações produzidas pelos sistemas de apoio à gestão são produzidas a partir de todas as operações da empresa, as quais serão utilizadas em todo o processo de gestão, desde o planeamento até a análise dos resultados obtidos com o planeado na fase do controlo. O Sistema de Informação para Gestão Económica é o conjunto de subsistemas de pré- orçamentação, orçamentos, custos e contabilidade, que reflecte as decisões tomadas por ocasião do planeamento em termos monetários e, posteriormente, confronta os resultados reais com os planeados, possibilitando então as acções de controlo (CATELLI, 2009: 148). Existem diversos sistemas específicos de apoio aos gestores no processo de tomada de decisões, os quais são gerados a partir de dados obtidos nos sistemas de apoio à gestão e nos sistemas de apoio às operações. As informações requeridas em todas as etapas do processo de gestão e tomada de decisão deverão ser tempestivas e confiáveis, pois será através delas que os gestores escolherão as alternativas que possibilitem o sucesso e a continuidade da organização. Portanto, o sistema de apoio à decisão será a ferramenta que os executivos, bem como a alta administração, utilizarão na condução dos negócios rumo ao sucesso e a continuidade da empresa. 1.7.Conceito de fraude e erro Faz-se necessário neste tópico delinear o conceito de fraude e erro. Conforme a NBCT 11-IT 03, o termo fraude refere-se “a ato intencional de omissão ou manipulação de transacções, adulteração de documentos, registos e demonstrações contabilísticos”. Por premissa do Conselho Federal de Contabilidade, o auditor normalmente é impedido de comunicar as ocorrências de fraudes ou erros a terceiros devido ao sigilo profissional. Em alguns casos, no entanto, existe a obrigação legal desta comunicação, sendo requerida ao auditor a quebra deste sigilo, conforme o Código de Ética do Contabilista e as Normas Profissionais do Auditor Independente. O auditor deve sempre comunicar à administração da entidade que está sendo auditada qualquer descoberta envolvendo fraudes, mesmo que seu efeito não se apresente como relevante sobre as demonstrações contabilísticos. Dependendo das
36. 24 circunstâncias, esta comunicação pode ser feita tanto de forma verbal quanto escrita. Conforme a NBC T11 - IT – 03, que trata da fraude e do erro, a fraude pode ser caracterizada por:  Manipulação, falsificação ou alteração de registos ou documentos, de modo a modificar os registos de activos, de passivos e de resultados;  Apropriação indébita de activos;  Supressão ou omissão de transacções nos registos contabilísticos;  Registo de transacções sem comprovação; e  Aplicação de práticas contabilísticos indevidas (CFC, 1999, p. 207). Em relação à diferenciação do erro e da fraude, em contabilidade, muito bem esclarece Serpa (2002, p. 57): É preciso fazer distinção entre fraude e erro, em contabilidade. Fraude é uma acção premeditada para lesar alguém. O erro é uma acção involuntária, sem o intuito de causar dado. Embora possam ocorrer sobre os mesmos fatos e documentos (balanços, balancetes, livros comerciais etc.) são de características diferentes. Observa-se que não se pode confundir os conceitos de fraude e erro, visto que são conceitos bem distintos, uma vez que na fraude há uma predisposição a causar uma lesão a alguém ou alguma coisa, e ao contrário, o erro é involuntário e decorre da própria condição humana, sujeita à falhas e enganos. 1.7.1.A importância do Controle Interno na Prevenção de Fraudes e Erros Diante da evolução nas transacções entre organizações, principalmente, pelo processo de globalização e pelos recentes escândalos de grandes empresas motivados por fraudes contabilísticos em seus registos, documentos e demonstrações contabilísticos, tornaram-se indispensável o trabalho de Auditoria como instrumento no combate e prevenção de irregularidades. Ao contratar os serviços de auditoria é indispensável a acção conjunta da administração e do auditor, além de um bom controlo interno que adequará a realidade da organização a situação real económica e financeira a fiscalização das transacções ocorridas, a credibilidade das demonstrações contabilísticos, dentre outros. A Contabilidade é ferramenta relevante para colecta de informações, que devem coincidir com a realidade da empresa, proporcionando assim, a tomada de decisões pelos usuários de tais informações.
37. 25 As organizações podem não atingir seus objectivos em caso de erros ou fraudes em suas actividades, ai entra a Auditoria proporcionando esclarecimentos dos fatos e podendo até evitar crimes. Os estudos realizados pelo Controle Interno é que delimitarão a extensão e a confiabilidade dos trabalhos realizados pela Auditoria. Entretanto, há diferenças entre auditor interno e controle interno, sendo que o primeiro tem o trabalho de revisar os controlos internos, estes são normalmente funcionários da organização. Por controlos internos pode ser entendido como todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu património (FRANCO; MARRA, 2000). O sistema contabilístico e de controlos internos compreendem o plano de organização e o conjunto integrado de método e procedimentos adoptados pela entidade na protecção do seu património, promoção da confiabilidade e tempestividade dos seus registos e demonstrações contabilísticos, e da sua eficiência operacional (CFC, 2010). Para MIGLIAVACCA (2002, p. 17) “Controle Interno é definido como planeamento organizacional e todos os métodos e procedimentos adoptados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus activos, verificar a adequação e o suporte dos dados contabilísticos, promover a eficiência operacional e encorajar a aderência às políticas definidas pela direcção”. Existem princípios de controlo interno que permitem alguns objectivos específicos que são bem colocados por Peter e Machado (2003, p. 25) são:  Relação custo/benefício: consiste na minimização da probabilidade de falhas/desvios quanto ao atendimento dos objectivos e metas. Este conceito reconhece que o custo de um controle não deve exceder aos benefícios que possa proporcionar;  Qualificação adequada, treinamento e rodízio de funcionários: a eficácia dos controles internos está directamente relacionada com a competência e integridade do pessoal. Assim, é imprescindível que haja uma política de pessoal que contemple;  Delegação de poderes e determinação de responsabilidades: visam assegurar maior rapidez e objectividade às decisões, fazendo-se necessário um regimento/estatuto e organograma adequado, onde a definição de autoridade e consequentes responsabilidades sejam claras e satisfaçam plenamente às necessidades da organização; e manuais de
38. 26 rotinas/procedimentos claramente determinados, que considerem as funções de todos os sectores do órgão/entidade;  Segregação de funções: a estrutura de um controle interno deve prever a separação entre as funções de autorização ou aprovação de operações e a execução, controle e contabilização das mesmas, de tal forma que nenhuma pessoa detenha competências e atribuições em desacordo com este princípio;  Instruções devidamente formalizadas: para atingir um grau de segurança adequado é indispensável que as acções, procedimentos e instruções sejam disciplinados e formalizados através de instrumentos eficazes, ou seja, claros e objectivos e emitidos por autoridade competente;  Controles sobre as transacções: é imprescindível estabelecer o acompanhamento dos fatos contabilístico, financeiros e operacionais, objectivando que sejam efectuados mediante actos legítimos, relacionados com a finalidade do órgão/entidade e autorizados por quem de direito;  Aderência às directrizes e normas legais: é necessária a existência, no órgão/entidade, de sistemas estabelecidos para determinar e assegurar a observância das directrizes, planos, normas, leis, regulamentos e procedimentos administrativos internos. Pode-se concluir que o Controle Interno refere-se não apenas aos aspectos directamente relacionados às funções de contabilidade e finanças, mas sim a todos os aspectos das operações de uma empresa. Sendo relevante dizer que os responsáveis pelo correcto funcionamento do controle interno são todos os funcionários, desde a alta administração até os colaboradores de apoio, participam da execução do controle. 1.8.Administração Pública e Controlo Interno 1.8.1.Princípios norteadores da administração pública e controlo interno Segundo MEIRELLES (1990), a função administrativa do sector público submete-se a tratamento especial doutrinado em princípios jurídicos administrativos. Sua característica essencial reside, de um lado, na admissibilidade da ideia de que a execução da lei por agentes públicos exige o deferimento de necessárias prerrogativas de autoridade, que façam com que o interesse público juridicamente predomine sobre o interesse privado; e de outro, na formulação
39. 27 de que o interesse público não pode ser livremente disposto por aqueles que, em nome da colectividade, recebem o dever-poder de realizá-los. Na administração pública, o controlo interno deve estar presente, actuando de forma preventiva, em todas as suas funções, administrativa, jurídica, orçamental, contabilística, financeira, patrimonial, de recursos humanos, dentre outra, na busca da realização dos objectivos a que se propõe. Ainda MEIRELLES (1990) consiste, na verdade, no regime jurídico decorrente da conjugação de dois princípios básicos: o princípio da supremacia dos interesses públicos e o da indisponibilidade dos interesses públicos. Assim, tem-se como alguns princípios da administração pública:  Legalidade – Que é a actuação do gestor público e a realização de procedimentos administrativos na forma da lei;  Razoabilidade - Enuncia-se com este princípio que a Administração, ao actuar no exercício de discrição, terá de obedecer a critérios aceitáveis do ponto de vista racional, em sintonia com o senso normal de pessoas equilibradas e respeitosas das finalidades que presidiram a outorga da competência exercida;  Economicidade - Pressupõe na utilização dos recursos (humanos, materiais e financeiros) compatíveis com as necessidades e resultados esperados, considerando-se a relação custo/benefício;  Eficácia - Pressupõe que os resultados obtidos estejam dentro dos objectivos propostos para a entidade. Obtém-se da relação entre a produção e os resultados, não está ligada às actividades, mas sim aos resultados;  Publicidade – Acto de tornar público actos administrativos;  Eficiência – Pressupõe na obtenção de níveis máximos de produção com mínimos de recursos possíveis. A eficiência obtém-se da relação entre produção e os recursos aplicados;  Igualdade – Tratamento de igualitário, proibição de actos que levam a discriminação. Num processo licitatório o gestor não pode incluir cláusulas que restrinjam ou frustrem o caráter competitivo favorecendo uns em detrimento de outros, que acabam por beneficiar, mesmo que involuntários determinados participantes;
40. 28  Impessoalidade – O interesse público está acima dos interesses pessoais. Será dispensado a todos os interessados tratamento igual, independente se a organização é pequena, média ou grande;  Moralidade – A licitação deverá ser realizada em estrito cumprimento dos princípios morais, de acordo com a Lei, não cabendo nenhum deslize, uma vez que o Estado é custeado pelo cidadão que paga seus impostos para receber em troca os serviços públicos;  Probidade Administrativa – O gestor deve ser honesto em cumprir todos os deveres que lhe são atribuídos por força da legislação;  Vinculação ao Instrumento Convocatório - A Administração, bem como os licitantes, ficam obrigados a cumprir os termos do edital em todas as fases do processo: documentação, propostas, julgamento e ao contrato. Compulsando sobre os aspectos citados por MEIRELLES, é possível concluir sinteticamente, que os mecanismos de controlo visam não só a prevenir, mas também a garantir e regular a aplicação dos recursos públicos. E, ainda, considerando que a Administração Pública deve rigorosamente servir aos fins para os quais o Estado foi criado, evidencia-se a necessidade de permanente incidência do controlo sobre toda e qualquer actividade administrativa, zelando pela responsabilidade e transparência na gestão pública. 1.8.2.Importância do Controlo Interno na Administração Pública O controlo interno ganha maior importância na Administração Pública em virtude dessa esfera não dispor de mecanismos naturais de correcção de desvios, diferentemente do processo que ocorre nas actividades privadas, onde a “competição” e o “lucro” funcionam como potentes instrumentos para reduzir desperdícios, melhorar o desempenho e alocar os recursos de forma mais eficiente. Deste modo, um sistema de controlo interno deve, piormente definir a área a controlar (em termos de orçamento-programa: a actividade ou projecto); definir em que as informações devem ser prestadas: um mês, uma semana, definir quem informa quem, ou seja, o nível hierárquico que deve prestar informações e o que deve recebê-las, analisá-las e providenciar medidas; definir o que deve ser informado, ou seja, o objectivo de informação; por exemplo: aquisição de tantas viaturas custa tantas unidades monetárias.
41. 29 1.8.3.Funções do Controlo Interno Dentre as varias funções de controlo interno, está a avaliação da sua própria actividade. Sabendo- se que as funções convivem na Administração com todas as demais funções, resulta que se encontra presente em cada desdobramento da organização. Assim, essas funções podem ser verificadas na actividade de triagem de ingresso e saída de pessoas, veículos, bens e mercadorias; no acompanhamento das condições de qualidade dos serviços e produtos; na elaboração de estatísticas e na contabilização física e financeira; nos registos de pessoal, de seus dados cadastrais, situação funcional e remuneração, entre inúmeras outras situações. Importa afirmar, por isso, a necessidade de auto-avaliação do controlo interno a fim de preservar seu funcionamento com eficiência. As outras funções de controlo interno estão basicamente voltadas aos objectivos. O tamanho e a complexidade das organizações modernas, porém, tem dificultando e, por vezes, impossibilitando a supervisão directa de todas operações por parte dos dirigentes superiores, obrigando-os a delegar por parte dessas funções a outros profissionais. Estes, com a devida independência, colectam dados estratégicos, analisa-nos e colocam à disposição da direcção as informações finais sobre o comportamento operacional da entidade. Assim, serão funções básicas do Controlo Interno:  Prestar informações permanentes à administração superior sobre todas as áreas relacionadas com o controlo, seja contabilístico, administrativo, operacional ou jurídico;  Preservar os interesses da organização contra ilegalidades, erros ou outras irregularidades;  Velar para a realização das metas pretendidas;  Recomendar os ajustes necessários com vista à eficiência operacional. 1.8.4.Modelos de controlo interno Em termos gerais pode dizer-se que os modelos de controlo interno variam grandemente entre os vários países membros da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Económico (OCDE), embora seja possível identificar dois principais modelos que marcam a tradição no que toca ao controlo interno, pelo menos entre os países europeus, e que desde já possam merecer uma breve abordagem.
42. 30 O primeiro modelo de controlo interno é o centralizado, que tem como referência “um controlo prévio por uma terceira parte”, sendo encontrado em países como Portugal, França e Espanha, e que deriva da tradição legal baseada no Código Napoleónico, o Ministério das Finanças, além de ter de elaborar os orçamentos e alocá-los aos outros Ministérios, intervém directamente no controlo prévio, colocando o seu próprio pessoal nessas instituições. Neste ambiente o controlo interno tem como ponto focal numa organização ou órgão criado para desempenhar certas funções de controlo, podendo ser um inspector-geral ou um serviço externo de controlo do Tesouro. Os países como a Holanda e Reino Unido, usam o modelo de controlo interno descentralizado e baseia-se naquilo que se pode chamar de “management responsibility approach”. Aqui as instituições beneficiárias dos fundos públicos tomam a responsabilidade total pela efectivação das despesas e pela implementação de todo o sistema de controlo dessas despesas. Neste ambiente, o controlo interno focaliza-se em todo o sistema organizativo, nas normas, procedimentos e demais regulamentos internos que são elaborados de modo a se assegurar o uso dos recursos ou fundos alocados às respectivas instituições, de maneira económica, eficiente e efectiva. Para tal o sistema de controlo interno nos moldes aqui expostos inclui uma gama de controlos “a priori”, de fiscalização do desempenho, auditorias aos sistemas informáticos e outros.
43. 31 CAPITULO II – APRESENTAÇÃO, ANALISE E INTERPRETAÇÃO DE DADOS 2.1.Estudo de Caso 2.1.1.Apresentação da Autoridade Tributaria A Autoridade Tributária, criada em 2006, constitui uma das principais tentativas do Governo em garantir o aumento da base tributária no país, visto que o sistema fiscal moçambicano é ainda baseado num sistema de tributação indirecta. Assim, a autoridade tributária moçambicana assume como seu objectivo principal melhorar a situação fiscal no país, ou seja, permitir que os contribuintes em Moçambique adiram ao sistema tributário, garantindo o aumento da base tributária. O ano de 2006 foi de desafios particulares para a administração tributária, com um processo importante de mudanças no contexto do estabelecimento da Autoridade Tributária Moçambicana (ATM) no início do ano, visando o fortalecimento e modernização dos órgãos encarregues da execução das políticas tributária e aduaneira, que visam a consolidação de um sistema fiscal justo e equilibrado, privilegiando o crescimento económico sustentado. Os estatutos orgânico e do pessoal da ATM foram aprovados a meados do ano, mas o início formal do seu funcionamento foi somente efectivo aquando da tomada de posse do seu presidente, em Novembro de 2006. Este processo condicionou de certa forma a tomada de decisões estratégicas e operacionais, que foram atrasadas em relação aos planos. Em linhas gerais, a Autoridade Tributária de Moçambique, que tem na manga o seu plano Estratégico 2008-2010, e o grande objectivo de simplificação dos procedimentos do processo de tributação em Moçambique, aponta que as receitas tributárias em Moçambique constituem cerca de 15% do total do PIB em Moçambique, com uma previsão de incremento de 0.5% ao ano. Nos países da região austral de África, as receitas tributárias representam 19 a 20% do PIB. Num País cujo número de contribuintes é de cerca de 630.000, ainda há um trabalho a se fazer para o alargamento da base tributária pois destes 630.000 uma parte são contribuintes individuais e outra são os contribuintes colectivos. Estes números num país com cerca de 20 milhões de habitantes são bastante insignificantes e um dos desafios do Governo na área fiscal é a inversão
44. 32 deste cenário e o alargamento da base tributária, ou seja, inscrever mais contribuintes dentro do sistema. 2.2.Visão  Promover eficácia e equidade na aplicação da política tributária, incluindo a aduaneira, garantindo uma maior comodidade aos cidadãos. 2.3.Valores Confiança, respeito mútuo, equidade, integridade, transparência, cortesia, dedicação e excelência. 2.4.Órgãos da Autoridade Tributária  Conselho Superior Tributário;  Presidente da Autoridade Tributária;  Conselho Directivo; e  Conselho de Fiscalidade. 2.5.Vantagens da Autoridade Tributária  Alargamento da base tributária – este é o objectivo primordial da Autoridade Tributária moçambicana, sendo que deste modo engajar-se á totalmente em aumentar o número de contribuintes no sistema fiscal moçambicano;  Reduzir a dependência externa do país – através do alargamento da base tributária será possível, reduzir a necessidade de recorrer a fontes externas para financiar a cobertura das despesas orçamentais do país, visto que a principal fonte será os impostos colectados dentro país;  Reduzir a fuga ao Fisco – a autoridade tributária é uma instituição dedicada exclusivamente a cobrança de receitas fiscais no país, e deste modo pode dedicar-se e conseguir registos que comprovem, ou não, a contribuição dos cidadãos moçambicanos;  Educação fiscal à população – um dos principais constrangimentos a obtenção das receitas fiscais, pode ser o facto de os próprios contribuintes não perceberem o funcionamento.
45. 33 2.6.Discussão dos Resultados O processo da análise de dados, do tema “O Papel do Controlo Interno na Prevenção de Erros nas Instituições Públicas de Moçambique”, foi feito com base da análise de conteúdo, técnica que consistiu na elaboração da grelha de análise do conteúdo das entrevistas feitas. Para a análise foi constituídos em categorias, desta foram constituídas as respectivas subcategorias, com as frequências que significa o número de vezes que cada participante respondia as questões e unidades de registo. Gráfico 1: Género dos entrevistados Fonte: 2020 Como se pode ver pelo gráfico a maioria dos colaboradores da Autoridade Tributária de Chokwe são do sexo Masculino com uma percentagem de 70% em relação o sexo feminino. Gráfico 2: Faixa etária dos entrevistados Fonte: 2020 70% 30% Masculino Feminino 0% 10% 20% 70% Menos de 10 15 a 30 31 a 45 Mais de 50
46. 34 2.6.1.Actividades de Controlo na Autoridade Tributária de Chokwe No que tange as actividades do controlo na Autoridade Tributária de Chokwe, a maioria dos funcionários, responderam da mesma forma ao tópico referente a Actividades de Controlo, ambas responderam com “NÃO” a pergunta se a entidade apresenta planeamento gerencial com estabelecimento de metas e/ou directrizes? E se possuíam Auditoria Interna (ou órgão específico)? A média percentual das respostas dadas pelos funcionários variou entre 75% a 12,5%. Para as questões restantes do terceiro ponto dos elementos do controlo interno as respostas foram positivas com a média de 100% onde todos responderam com o “SIM”. Segundo vários autores, actividades de controlo são políticas e processos pré-estabelecidos, que contribuem com as respostas aos riscos. Observa-se que alguns funcionários não atenderam aos requisitos determinados. 2.6.2.Causas prováveis para o crescimento de actos fraudulentos na Autoridade Tributária de Chokwe Gráfico 3: Causas Prováveis para o Crescimento de Actos Fraudulentos Fonte: 2020 O gráfico acima deixa claro como a insuficiência do sistema de controlo tem contribuído para o crescimento das fraudes na Autoridade Tributária de Chokwe, segundo as respostas dadas pelos 15% 25% 35% 25% Internacionalizacao da economia Impunidade Insuficiencia de sistemas de controlo Alteracao na organigrama da instituicao 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%
47. 35 colaboradores, com uma percentagem de 35%, sendo, portanto necessário cada vez mais o aprimoramento deste serviço nos órgãos públicos, a nível nacional. 2.6.3.Monitoria na Autoridade Tributária de Chokwe Dadas as respostas do questionário aplicado, obteve-se uma média de 100% das perguntas Se existia monitoriA das actividades gerenciais ou avaliações independentes na Autoridade Tributária de Chokwe? A monitoriA da AT é feita por meio de avaliação independente? Se actividade de avaliações independentes é monitorada regulamente onde todos responderam com o “SIM”. Nota-se que vários funcionários responderam com “NÃO” as perguntas se seus métodos de monitoria são modificados constantemente? e se desgaste, obsolescência e perdas são previstas pelo monitoramento. Onde a variação percentual das perguntas respondidas negativamente foram de 25% para a pergunta 4.2 e 37,5% para a pergunta 4.3. (Vide a tabela 2 das respostas do questionário dirigido ao director e pessoal da administração e finanças da Autoridade Tributária de Chokwe). O monitoramento envolve avaliar a concepção e operação de controlos numa base tempestiva e tomar acções correctivas necessárias, também é feita para assegurar que os controlos continuam a operar com eficácia. Para alguns funcionários também foi negativa a pergunta se o monitoramento da mesma vem sendo feito por avaliações independentes. 2.6.4.Formas de constatação de fraudes na Autoridade Tributária de Chokwe Gráfico 4: Formas de Constatação de Fraudes na Autoridade Tributária de Chokwe Fonte: 2020 25% 20% 40% 15% Informaacoes anonimas e de terceiros Conscidencia Auditoria/Revisao interna Informacao de funcionarios 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%
48. 36 Através do gráfico acima evidenciado, a constatação deixa bem evidente que a maneira mais eficiente de se constatar fraudes é através de Exames de Auditoria assim como a revisão interna, mostrando a necessidade indispensável deste sistema nas instituições públicas, isso foi possível ter esses dados, com o director da Autoridade Tributária de Chokwe e alguns funcionários que foram submetidos a questionário. 2.6.5.Circunstâncias Facilitadoras de Fraude na Autoridade Tributária de Chokwe Gráfico 5: Circunstâncias Facilitadoras de Fraude Fonte: 2020 Como se pode ver, pelo gráfico acima ilustrado, a particularidades dos ramos de actuação nos sistemas de controlo interno foi indicada como circunstância ou factor que mais contribui para a ocorrência de fraudes na Autoridade Tributária de Chokwe, nos anos compreendidos entre 2014 a 2016. 2.6.6.Informação e comunicação na Autoridade Tributária de Chokwe Os resultados do elemento Informação e Comunicação, cuja média atingida foi de87,5%. Vale ressaltar que este 12,5% refere-se somente ao funcionário, que respondeu negativamente em relação à eficácia do sistema de informática utilizado no Controlo Interno, das restantes perguntas todos responderam com o “SIM”. Os manuais de políticas, contabilidade, memorandos e acções da gestão, são um forma de comunicação que seja feita seja electrónica, oralmente ou pelas próprias acções da gestão. Para além, do questionário que consta no apêndice A, também foi feita entrevista assim como 10% 35% 30% 25% Falta de conducao na instituicao Particularidades do ramo de actuacao Insuficiencia de sistema de controlo interno Controlos internos burlados AT Chokwe
49. 37 apresenta o apêndice B. Esta entrevista foi feita ao pessoal do departamento da administração e finanças. Onde obteu-se algumas respostas acerca do controlo interno existente na empresa. 2.6.7.Planos para diminuição da possibilidade de fraudes Gráfico 6: Planos para Diminuição da Possibilidade de Fraudes na Autoridade Tributária de Chokwe Fonte: 2020 Da mesma forma que a precariedade ou inexistência do sistema de controlo interno é factor facilitador para que a fraude ocorra, a melhoria dos mesmos é um meio para que haja diminuição na ocorrência de fraudes na Autoridade Tributária de Chokwe. Diante dos dados da pesquisa acima demonstrados, fica evidente que o controle interno é uma ferramenta indispensável na identificação de fraudes, assim como sua inexistência ou ineficácia é um factor facilitador para a ocorrência de desvio do dinheiro público de sua finalidade, reforçando ainda mais a necessidade de implantação do controle interno na Autoridade Tributária de Chokwe. Pode-se dizer que o controle interno é o guardião que tem como um dos seus pilares a transparência da gestão, e torna-se assim um instrumento de cidadania que deve ser usado por todas as organizações públicas, para tentar diminuir as fraudes e os desvios que infelizmente tem ocorrido com muita frequência não só nos órgãos municipais, mas nos estados. Contudo a postura da população diante dos governantes está mudando e já fiscalizam a conduta dos gestores quanto, ao destino dado às contribuições recolhidas. 5% 15% 10% 70% Sensibilizacao gerencial Treinamento de funcionarios Elaboracao de manuel de conduta Melhoria dos controlos internos
50. 38 2.6.8.Ambiente de Controlo na Autoridade Tributária de Chokwe Com a aplicação do questionário verificou-se que o grau de relevância dado ao Ambiente de Controlo tem a média de 100%, pois todos responderam “SIM” as perguntas relacionadas, indicando que factores como a ética, formas de conduta, política de recursos humanos, entre outros vêm sendo aplicados de forma aderente. Acrescentando que um ambiente de controlo inclui as atitudes, conhecimento, e acções da gerência e dos encarregados da governação respeitantes ao controlo interno da entidade e a sua importância na entidade. Pois, ao estabelecido na Autoridade Tributária de Chokwe é muito bom, porque este elemento é o fundamento para controlo interno eficaz, proporcionando disciplina e estrutura. Engloba compromisso de competência, participação pelos encarregados da governação, filosofia da gerência e estilo operacional, estrutura organizacional, atribuição de autoridade e responsabilidade, políticas de recursos humanos e práticas. 2.7.Avaliação de hipóteses formuladas Nesta parte, são avaliadas as hipóteses formuladas, para aprovação ou rejeição, de acordo com as respostas das questões arroladas no questionário. Foi adoptado o critério segundo o qual, de acordo as respostas dadas pelos inquiridos, se a percentagem do indicador for abaixo de 50%, rejeita-se a hipótese, caso contrário, a hipótese fica aprovada. Tabela 1: Avaliação de Hipóteses formuladas Hipóteses enunciadas Validação de hipóteses H0: O controlo interno ajuda na prevenção de erros na medida em que minimiza a ocorrência de falhas e desvios quanto ao atendimento dos objectivos e metas. Segundo a análise dos indicadores patentes nas variáveis das hipóteses mencionada, pode se dar por validado a hipótese. A validação demonstra o quanto o controlo interno possibilita aos gestores a elaboração de estratégias financeiras e administrativas, por meio da gestão de informações por ele geradas, sendo, portanto, fundamental no contexto empresarial actual. Os gestores têm a responsabilidade de implantar um sistema que o ajude na condução correcta de seu negócio, e o controlo interno
51. 39 oferece esse suporte, pois visa a eficácia operacional, por isso é de grande ajuda para o fortalecimento da organização. H1: A implementação do controlo interno não é garantia da inexistência de erros dentro das organizações. Segundo a análise dos indicadores patentes nas variáveis das hipóteses mencionada, pode se dar por rejeitado a hipótese. Pelo facto do controlo interno ser uma ferramenta que entre suas várias funções, destaca-se a de proteger os activos da empresa e salvaguardar seus interesses. Através do resultado obtido pela análise de dados ficou evidenciado que o controlo interno tem muito a oferecer ao processo de gestão, que quando bem aplicado, certamente só trará benefícios à administração. Fonte: 2020
52. 40 CAPITULO III – CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES 3.1.Conclusão Do estudo feito na Autoridade Tributária de Chokwe, foi possível concluir que as actividades de controlo interno acontecem em todos os níveis da organização e etapas da gestão. O sistema de Controlo Interno é levado a cabo desde os níveis mais altos de uma organização até aos níveis mais baixos, envolvendo desse modo o Conselho de Administração, as Direcções e outras áreas operacionais. Constatou-se que na Autoridade Tributária de Chokwe existem procedimentos e regulamentos internos inscritos, sendo que os mesmos vão ao encontro das melhores práticas de governação corporativa, basicamente, a necessidade de cumprimento de normas, prestação de contas, transparência e senso de justiça. Apesar de esta instituição não ter um manual ou instrumento, que a vincule na exactidão os valores referentes aos procedimentos de controlo interno, foi possível verificar que a gestão de tesouraria é feita de uma maneira eficiente e eficaz, dentro dos limites do Sistema de Controlo Interno estabelecido, de modo a cumprir com os procedimentos e políticas determinadas pela gestão. Este facto faz com que não haja evidência para que se rejeite a hipótese formulada segundo a qual “Os procedimentos e regulamentos do sistema de controlo interno, convergem com os instrumentos das boas práticas, quanto a gestão dos recursos públicos”. Foi também possível reconhecer que houve situações anómalas respeitantes ao controlo interno, concretamente ao tratamento inadequado de fundos (recebimentos), conforme constatado no ponto no local de recolha de dados mas que tais casos foram ultrapassados e tomados as devidas medidas em vigor nos regulamentos internos da Autoridade Tributária de Chokwe Conclui-se também que existem segregações de funções na gestão de contas, uma vez que a Autoridade Tributária de Chokwe tem vários assinantes e ocupando cargos diferentes. Mediante todos os procedimentos constatados na Autoridade Tributária de Chokwe e com as entrevistas realizadas pode-se responder sem nenhuma ressalva ao problema de pesquisa, que o controlo interno ajuda na prevenção de erros na medida em que minimiza a ocorrência de falhas e desvios quanto ao atendimento dos objectivos e metas.
53. 41 3.2.Recomendações Diante dos dados obtidos pelos entrevistados, verificou-se que a actividade de auditoria interna possui uma importância fundamental para a obtenção de controlos internos funcionais, colaborando directamente com a gestão administrativa oferecendo maior segurança para a entidade, sendo de recomendar que os Gestores Públicos tomem em consideração a importância dos sistemas de controlo internos na gestão da “coisa” pública, pois, essa acção pode contribuir para o crescimento ordenado da organização, evidenciando irregularidades na entidade e favorecendo uma gestão com bases coesas. Recomenda-se também a quem possa interessar, um amplo estudo sobre Controlo Interno nas empresas públicas de modo que se possa aprimorar cada vez mais essas áreas fundamentais para a Gestão Pública, uma vez que o presente trabalho foi elaborado de modo a cumprir com a formalidade do curso. Para a Autoridade Tributária de Chokwe recomenda-se:  Que se verifique a possibilidade de se criar um outro instrumento ligado para boas práticas de Controlo interno, de modo a adequá-lo a outros já existentes na empresa (como é o caso da Lei Anti-Corrupção e falhas).  Que se verifique no Manual de Procedimentos Financeiros da Autoridade Tributária, a necessidade de incluir nos recebimentos em moeda estrangeira, os procedimentos inerentes para esse tipo de caso, por exemplo, a questão do uso do câmbio, como critério para a valorização dos activos.  A descrição no Manual de Procedimentos Financeiros da Autoridade Tributária de Chokwe dos procedimentos relacionados com as conciliações bancárias (em termos de quem as elabora e quem vai validar), apesar do Anexo da Autoridade Tributária de Chokwe, indicar os procedimentos a serem seguidos para a sua validação (visto).
54. 42 Referencias Bibliográficas 1. AICPA (1978).The Commission of Auditor’s Responsabilities: Report, conclusions and recomemendations. New York. 2. ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2003. 3. ATAMANCZUK, Mauricio João; KOVALESKI, João Luiz; FRANCISCO, António Carlos de. O papel do controle de estoque na centralização de compras.II Encontro de Engenharia e Tecnologia dos Campos Gerais. 2004 4. ATKINSON, Anthony A.; BANKER, Rajiv D.; KAPLAN, Robert S.; YOUNG, S. Mark. Contabilidade Gerencial. São Paulo: Atlas, 2000. 5. ATTIE, Willian. Auditoria: conceitos e aplicações. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1998. 6. BEUREN, Ilse Maria. 2003. Como elaborar trabalhos monográficos em contabilidade: teoria e prática, Editora Atlas, São Paulo. 7. CATELLI, Armando; PEREIRA, Carlos Alberto; VASCONCELOS, Marco Tullio de Castro. Processo de gestão e sistemas de informações gerenciais. São Paulo: Atlas, 2001. 8. CHIAVENATO, I. Introdução á Teoria Geral da Adminstração(éd. 6ª). Campus. 2000 9. COQUEIRO, Leila de Almeida.Controlo Interno em Empresas de Médio e Pequeno Porte: Importância de sua implantação.Ed. Goiânia: Monografia, 2009. 10. CREPALDI, Silvio Aparecido. Contabilidade Gerencial:teoria e prática. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2002. 11. FIGUEIREDO, Sandra; CAGGIANO, Paulo Cesar. Controladoria: teoria e prática. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1997. 12. FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria contabilística. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2009. 13. GALLORO, Vitor Domingos; GALLORO, Lídia R. R. Sacco. Controlo interno e contabilidade como elementos de controlo. In: COLEÇÃO DE SEMINÁRIOS CRC- SP/IBRACON – 14. LEITE, Rita Mara et. al. Orçamento empresarial: levantamento da produção Científica no período de 1995 a 2006.

Qual a importância dos controles para evitar fraudes?

A utilização de controles internos serve para evitar erros, fraudes e ineficiência, asseguram que cada nível da entidade realize as operações de forma segura com normas e procedimentos.

Qual é o papel do controle interno?

O controle interno tem um importante papel, por resguardar a entidade pública por meio de orientações preventivas nas áreas contábil, financeira, econômica e patrimonial e administrativa, sempre com vistas a atender os princípios norteadores da Administração pública, preservar recursos e proteger os bens patrimoniais.

Como uma empresa pode usar os controles internos para a detecção de fraudes?

A elaboração de um sistema de controle interno empresarial ajuda a prevenir os erros, as fraudes e também ineficiências ligas ao sistema de gestão, bem como asseguram a fidelidade dos registros contábeis e fiscais, demonstrações, informações e relatórios formais, para que se possa estabelecer e conhecer a realidade da ...

Qual o papel dos controles internos como mecanismos para mitigar os riscos?

Os Controles Internos criam um sistema que visa mitigar os riscos em que as organizações, no transcorrer de suas atividades, ficam expostas gerando assim, uma proteção extensiva ao investimento do acionista.