O gerenciamento das expectativas das partes interessadas é o processo de interação

Ferramenta fundamental na gestão de projetos, o gerenciamento das partes interessadas é um dos domínios mencionados no PMBOK e interfere na performance e gestão de projetos. Confira abaixo os detalhes de como a Berkan direciona a utilização desse conceito.

No dia 30 de junho a Berkan compartilhou o post: as aplicações da gestão de projetos para garantir performance, no qual mencionamos como a combinação adequada de processos, ferramentas e técnicas definidas no Project Management Body of Knowledge (PMBOK), garantem um gerenciamento de projetos de qualidade. Dentre os oito domínios estipulados pelo PMBOK, o gerenciamento das partes interessadas é o domínio de desempenho de projetos que abordaremos detalhadamente no texto de hoje para entender como ele interfere no resultado da gestão de projetos.

Inicialmente é importante entender que a principal função de cada um dos oito domínios de desempenho é elevar a eficácia das entregas de um projeto. Para isso, cada um deles executa, de forma independente, um grupo de atividades relacionadas ao objetivo final, resultando em soluções integradas que permitem a entrega do projeto e seus resultados planejados de forma satisfatória.

O gerenciamento das partes interessadas

O gerenciamento das partes interessadas, conhecidas também como stakeholders, é responsável por conduzir o relacionamento com indivíduos, grupos ou organizações que podem impactar ou sofrer impacto pelo projeto. Por exemplo: colaboradores, fornecedores, acionistas, órgãos reguladores, organizações financeiras e outros. Ou seja, grupos que têm influência direta na performance do projeto e que desempenham um papel fundamental no resultado do dia a dia dos negócios.

Fonte: PMBOK

Sendo assim, as partes interessadas estão inclusas em todas as fases do projeto, desde a apresentação de requisitos e o escopo da equipe, durante a elaboração do planejamento – ao determinar critérios de aceitação, até a hora de mensurar a qualidade e os resultados do projeto.

De acordo com o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos present e no PMBOK, o gestor deve criar um plano de gerenciamento das partes interessadas, que será responsável por garantir a melhor relação entre os stakeholders e a empresa. O plano é dividido em quatro etapas apresentadas abaixo.

Primeira etapa: identificação das partes interessadas

Mapear as pessoas, grupos ou organizações que são afetadas ou afetam o projeto, seu desempenho ou resultados. Para cada um desses grupos é importante identificar e pontuar algumas variáveis, sendo elas: estudo dos interesses, expectativas e necessidades.

Segunda etapa: planejamento do engajamento das partes interessadas

Baseado na análise dos dados acima, expectativas e participação dos stakeholders no projeto, o gestor identifica e prioriza aqueles que apresentam maior envolvimento com a proposta. Feito isso, o gestor está pronto para elaborar estratégias de engajamento com as partes interessadas, além de estudar formas de reduzir a resistência e aumentar o suporte desse grupo ao projeto.

Terceira etapa: gerenciamento do engajamento das partes interessadas

Com o plano de engajamento em mãos, é hora de executar as estratégias mapeadas que devem atender às necessidades e expectativas dos stakeholders, utilizando iniciativas de comunicação e interação.

Quarta etapa: monitoramento do engajamento das partes interessadas

Por fim, é importante realizar o monitoramento dos stakeholders, por meio do controle da participação, status e progresso das estratégias estipuladas no plano de engajamento com as partes interessadas. Além disso, nesta etapa podemos modificar procedimentos de engajamento que não estejam gerando os resultados esperados, conforme a necessidade proposta no desenvolvimento do projeto.

Atenção a manutenção

É importante ressaltar que as etapas do processo para o gerenciamento das partes interessadas podem e devem ser atualizadas frequentemente, pois à medida que o projeto avança é possível que as expectativas mudem, os stakeholders mapeados inicialmente não estejam mais envolvidos ou novas partes interessadas ingressam no projeto.

Conforme apresentado, cada variável e detalhe na relação com os stakeholders irá influenciar diretamente na credibilidade e sucesso do seu negócio. Por isso, a Berkan investe em uma equipe multidisciplinar que está apta a colocar em prática cada um dos aspectos mencionados acima e atender com excelência,de acordo com as especificidades do setor de cada negócio.

Giovanna Borges e Olykver Uchoa – Berkan Auditoria & Consultoria

O que é o gerenciamento das partes interessadas?

Quem gerencia as expectativas das partes interessadas?

Quais são as principais ferramentas de gerenciamento das partes interessadas?

Quais as etapas do gerenciamento das partes interessadas do projeto?