Distribuição de tarefas dentro de uma empresa

O que torna a organização das equipes de trabalho um grande desafio dentro das empresas?

Fazer as pessoas trabalharem em equipe é um dos grandes desafios para as empresas. E uma ótima maneira de começar a superar esse desafio é deixar clara a função de cada um na equipe.

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São dois os principais motivos para isso:

• O primeiro é que, muitas vezes, as pessoas desconhecem totalmente qual é a rotina de trabalho e qual é o seu papel dentro dessa rotina do trabalho da equipe.
• Outro motivo é que as empresas não deixam claro qual é o papel de cada funcionário dentro da organização como um todo, independentemente da equipe em que trabalha.

Assim, as pessoas começam o relacionamento de trabalho tropeçando umas nas outras e batendo cabeças.

Uma começa o que o outro já estava fazendo, as pessoas se concentram em tarefas repetidas – a chamada duplicidade de tarefas -, enfim, o cenário vai disso para pior.

E se continuar assim, será impossível melhorar a eficiência do trabalho em equipe. Mas como superar essas dificuldades? Existe uma fórmula para isso?

Na verdade, para evitar que isso aconteça, você precisa organizar o trabalho, formalizar papeis, tarefas e responsabilidades.

Para ajudar você nessa missão, aí vão algumas dicas de como organizar o trabalho de sua equipe de forma prática e objetiva.

Leia também: 28 frases de trabalho em equipe especialmente selecionadas para você

Antes de conferir nossas dicas de como organizar um trabalho em equipe, dê uma olhada neste vídeo do Thiago Concer que te ensina a como conquistar o respeito da equipe:

Saber como coordenar uma equipe de trabalho não é fácil. Você precisa, por exemplo, saber como dividir tarefas em uma equipe para promover a organização de atividades individuais e coletivas no trabalho.

Por isso, siga nossas dicas de como organizar uma equipe de trabalho. Você vai ver que os resultados vão aparecer de forma natural e com a colaboração de todos.

1. Deixe bem claro o que a empresa espera de um funcionário

A expectativa de uma empresa junto a um funcionário nem sempre é a mesma de um funcionário junto à empresa. Mas como saber o que esperar de uma equipe de trabalho?

Para isso, deixe claro desde cedo o que sua empresa espera de seu funcionário. Isso vai além de visão, missão e valores da empresa.

Além dessas diretrizes estratégicas, mostre também o que vocês esperam de resultados dentro das atividades que cada integrante irá executar na equipe e no contexto geral do negócio.

Não estamos falando sobre job descriptions, a velha e famosa descrição de cargos que vem em um manual quadrado e que ninguém entende de verdade.

Estamos falando em dizer claramente ao funcionário qual será a sua rotina diária de trabalho e o que a equipe espera dele.

Alinhar essas expectativas é fundamental para que todos saibam o que devem fazer, como devem fazer e de que forma serão cobrados e monitorados para isso.

Assim, evita-se que um funcionário se esforce muito, mas fazendo algo que não se esperava dele. E, da mesma forma, garante-se que ele tenha certeza de que está fando o que realmente a empresa necessita que ele faça.

Deixe claro as expectativas da empresa.

Veja mais: Dicas de como trabalhar em equipe e alcançar resultados

2. Teste o funcionário com a sua equipe antes da contratação

Não tem como organizar uma equipe de trabalho sem incluir novos colaboradores no time. Mas depois do processo de recrutamento e seleção de pessoas, você contratará um funcionário sem ao menos saber se o entrosamento dará certo com a equipe de trabalho?

Certas pessoas simplesmente não conseguem trabalhar juntas e podem acabar atrapalhando o desempenho de toda a equipe de vendas. Por isso, é sempre bom testar as pessoas para saber se elas conseguirão trabalhar juntas facilmente.

Existem pessoas com hábitos, personalidades e pensamentos diferentes que nunca conseguirão trabalhar juntas. Assim, será impossível organizar uma equipe de trabalho eficaz se as pessoas não tiverem um bom entrosamento.

Por isso, simplesmente não contrate o funcionário sem saber se ele vai se encaixar na equipe. Faça um teste antes. Coloque-o para trabalhar com o grupo por alguns dias e fique de olho nas interações com os demais integrantes.

Assim, você poderá se assegurar de que os perfis profissionais se complementam e que o trabalho em equipe vai dar certo.

3. Não opere pela ideia da semana

Grande parte das pequenas empresas caem nessa enorme falha!

É muito – muito mesmo – importante você entender que, após direcionar seus funcionários em uma tarefa, deixe que eles cumpram aquela tarefa até o fim. Sem esse cuidado, não há como coordenar uma equipe de trabalho de forma eficiente.

Mudar constantemente a direção a ser percorrida, só atrapalhará o desempenho da sua equipe.

Portanto, se alguma tarefa foi agendada para o funcionário, espere até que ela seja cumprida antes de atribuir outra.

Quando as tarefas mudam constantemente, a equipe fica perdida. Não mude de objetivo a cada semana. Ao longo do tempo, isso deixa os funcionários perdidos e o desempenho da equipe é extremamente prejudicado.

Deixe as ideias que você coletou naquele evento amadurecerem e enquanto isso dê tempo para sua equipe finalizar as tarefas que já estão trabalhando.

Outro ponto: não corra a apagar incêndios todo hora! Se isso for necessário, não mobilize toda a equipe, mas apenas o número suficiente de colaboradores para resolver essa emergência.

Na verdade, você deve se planejar para evitar a ocorrência desses incêndios, prevendo eventuais riscos e tendo planos de contingência preparados para enfrentá-los.

Organizar uma equipe não é tarefa fácil!

Organizar uma equipe não é tarefa fácil.

Muito menos conseguir fazer com que tudo seja sempre um mar de rosas. Os conflitos aparecerão, as pessoas vão se desentender e, principalmente, as pessoas abandonarão o navio no meio da jornada.

Caberá ao líder resolver esses conflitos sem que a equipe de trabalho perca a sua força e seu ritmo de produção.

Saiba mais: Conflitos no trabalho em equipe? Saiba como eliminá-los!

Aproveite e descubra também como levar seu tipe a um patamar superior de desempenho:

Como funciona a formação de um grupo de trabalho?

O trabalho em equipe e a liderança de um grupo em formação pode ser extremamente desafiador.

Por isso, saber a maneira como os integrantes de um grupo se conhecem, consolidam o relacionamento e passam a trabalhar entre si de forma colaborativa, pode ser de grande ajuda.

Você sabia que os grupos, ao se relacionarem, passam por 5 etapas, atingindo o máximo desempenho na 4 fase de sua interação?

Confira quais são essas 5 fases e como seus colaboradores agirão até atingirem o melhor desempenho!

As 5 fases da dinâmica de formação de grupos:

Fase 1: formação

A formação do grupo se inicia com a apresentação de seus membros. A fase inicial funciona como um “esquentar dos motores”.

É preciso que cada um descubra a maneira como os outros trabalham e o que fazem de melhor, para poderem trabalhar de forma complementar. E esse processo é naturalmente demorado.

No princípio, há uma certa desconfiança entre os participantes que “testam” o comportamento dos demais, pouco a pouco. Com isso, ele delimitam sues “territórios” e suas áreas de influência.

Fase 2: tempestade

Passado o impacto inicial, os integrantes do grupo passam a tentar trabalhar em conjunto, mas como ainda não se conhecem muito bem, isso ocorre de forma desordenada e até mesmo hostil, em alguns casos.

Um membro da equipe costuma tentar organizar as coisas e liderar o grupo, mas há resistência por parte dos demais.

Essa resistência só acabará quando o líder legitimar essa posição, de alguma forma, normalmente em função de sua performance.

Fase 3: normatização

Passado um tempo de relacionamento, os membros começam a se identificar como grupo. Percebem que papel cada um pode desempenhar da melhor forma para o sucesso de todos, inclusive quem deve tomar o pale de líder.

Com a liderança aceita pelo grupo e as funções de cada um definidas, o grupo cria suas próprias regras de relacionamento. A união e a colaboração aumentam.

Agora, há um objetivo comum claro para todos, além disso, os integrantes da equipe já desenvolveram um consenso sobre a melhor maneira de atingir essas metas e seus objetivos.

Fase 4: alta performance

A fase de alta performance se inicia com todos trabalhando com muito foco. As energias agora podem ser direcionadas para o trabalho em si, e não para a organização do grupo.

Todas as barreiras a um desempenho superior foram superadas, não há mais conflitos ou desentendimentos. A equipe sabe o que cada um deve fazer e como.

A divisão de responsabilidades atendendo às habilidades e experiências de cada um leva a uma maior produtividade e eficiência.

Fase 5: dissolução

A dissolução do grupo é uma fase especialmente importante quando se tratam de projetos específicos de uma empresa.

Da mesma forma que essas atividades na organização têm um inicio, desenrolar e término, o grupo também acaba se desagregando, mas levando aprendizados para uma próxima experiência, seja com os mesmos membros, parte deles ou não.

Assim, depois de atingirem seus objetivos, os membros do grupo se afastam, mantendo diferentes graus de laços de relacionamento em suas áreas na empresa.

No caso de equipes de vendas, normalmente não há uma dissolução rápida. Membros entram e saem do grupo continuamente. E isso exige alguns processos de RH importantes, como a integração de novos profissionais e o ramp up de vendedores.

Veja mais detalhes sobre isso neste posts de nosso blog:

• O que é Ramp up de Vendas? Entenda o conceito e como aplicá-lo na sua equipe!
• Como montar um treinamento de vendas: é preciso dar um show?

• Como definir o tamanho do time de vendas?

Conclusão

Organizar uma equipe de trabalho sem problemas é bem complicado. Administrar e liderar pessoas é um desafio que nunca terá fim.

Por isso mesmo que liderança é a união de paixão, força de vontade e jogo de cintura. Goste de seus liderados, tenha pulso firme para objetivos e saiba lidar com conflitos. Esse é o molho secreto para organizar a sua equipe de trabalho.

Saiba mais: Conflitos no trabalho em equipe? Saiba como eliminá-los!

Quer descobrir como motivar sua equipe? Então, confira estas dinâmicas fáceis e rápida de aplicar em sua própria empresa:

A liderança em vendas pode ser conquistada de várias formas. Uma delas é conhecendo o perfil comportamental de sus liderados…

Este webinar promovido pelo Agendor tem diversas dicas neste sentido. Confira agora mesmo, ele é gratuito!

Este post também pode ser do seu interesse: Estilos de liderança: encontre o seu tipo de liderança, aprimore-o e inspire o time de vendas

Quem trabalha com vendas não tem como organizar uma equipe de trabalho sem ajuda da tecnologia, Por isso, baixe nosso e-book gratuito: Como o Agendor pode trazer resultados para grandes equipes de vendas

#Gestão de pessoas #Topo

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