1 INTRODUÇÃO 1.1 Contextualização e objetivos da pesquisa O projeto aplicativo que trata esse estudo refere-se à análise do benefício da implantação de um sistema integrado de informação gerencial para o escritório de contabilidade, envolvendo a verificação do custo de sua implantação e as questões que envolvem o seu processo de adequação. 1.2 Metodologia da pesquisa Considerado os objetivos estabelecidos neste trabalho. O tipo de pesquisa a ser realizada é a pesquisa explicativa por meio de levantamento de dados. A opção deve-se a falta de predominância na agilidade e integridade das informações contábeis. Beuren (2009, p. 82) destaca que "[...] a pesquisa explicativa integra
estudos mais aprofundados pela necessidade de explicar os determinantes na ocorrência dos fenômenos". 1.3 Estrutura do Trabalho O presente estudo foi desenvolvido em quatro capítulos que foram nomeados nesta ordem: Introdução, Referencial Teórico, Estudo De Caso, e Considerações Finais. 2 REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 Contabilidade geral A contabilidade
consiste em auxiliar uma empresa em sua tomada de decisões para alavancar sua eficácia empresarial, e é uma importante ferramenta que está presente no cotidiano de todas as entidades e até mesmo de pessoas físicas, tem como papel fundamental fornecer informações consistentes e auxiliar gestores nas tomadas de decisões, deixando de ser apenas um instrumento fiscal para o governo como era vista antigamente. Quando a Contabilidade é bem planejada, grande parte do processo de escrituração se torna rotineira e pode ser realizada por simples escriturários ou
por computadores, sob a supervisão do contador ou de um subcontador, sendo assim grande instrumento que auxilia a administração a tomar decisões. (IUDÍCIBUS, 2000, p. 26) Neste contexto pode-se concluir que o contador deve ser um profissional atualizado e ter influência de confiança no processo decisório das empresas. A contabilidade é o grande instrumento que auxilia a administração a tomar decisões. Na verdade, ela coleta todos os dados
econômicos, mensurando-os monetariamente, registrando-os e sumarizando-os em forma de relatórios ou de comunicados, que contribuem sobremaneira para a tomada de decisões. (IUDÍCIBUS; MARION, 2007, p.42) Os sistemas de informação, mais especificamente os sistemas contábeis integrados que são fortes aliados da contabilidade geral por integrar todos os fatos que venham a ocorrer no que tange a parte econômica e financeira da empresa. 2.2 Sistemas de informações Sistemas de
informações são aqueles em que o seu elemento principal é, sem dúvida, o poder da informação que é de extrema importância dentro da empresa. Seu objetivo principal é armazenar, tratar dados para fornecer informações e apoiar as funções ou processos de uma organização. (...)
um sistema que se propõe a dar suporte a todos os processos e áreas funcionais de uma empresa, valendo-se de uma base de dados única, na qual todas as transações estejam interligadas. É composto por módulos integrados que atendem a cada área funcional ou processo, como Finanças, produção, Custos, Vendas, RH etc. (GIROTO, 2009, p.11) Neste contexto, é importante a necessidade da utilização de ferramentas eficientes e flexíveis, as quais forneçam informações integradas, tornando-se
imprescindível aos administradores para estarem inteirados de todas as etapas e processos das atividades organizacionais. São as operações fundamentais. Dentro de um sistema de informações contábil gerencial há a necessidade de se trabalhar, ao mesmo tempo, com uma estrutura flexível necessária, tendo em vista o caráter gerencial da informação contábil para as empresas. (PEREIRA E OLIVEIRA, 2008, p.24) Considerando que atualmente o
campo de atuação se torna mais flexível no mundo tecnológico, os bons resultados contábeis e empresariais passam a necessitar, de modo geral, da capacidade de organização de sua base de informações. Muito mais sucesso terá o profissional que aproveitar ao máximo as oportunidades que novas tecnologias de informação oferecem. 2.3 Escritórios de contabilidade aliados à modernidade Os Escritórios são constituídos com o objetivo de auxiliar as empresas nas demonstrações contábeis com o
fornecimento de informações de natureza econômica e financeira úteis para tomada de decisões da administração. De maneira geral um sistema de informação será tão avançado quanto mais for capaz de produzir todos os relatórios gerenciais da forma mais automática e repetitiva possível, com o menor grau de trabalho adicional por parte do contador e seus auxiliares. (VIEIRA, 2008, p.68) O resultado dessa soma de informática e sistemas contábeis integrados se traduz hoje por menor custo operacional e uma informação contábil mais estruturada. Desse ponto de vista surge um diferencial competitivo para a empresa de contabilidade em se tratando de informações ligadas financeira e economicamente às empresas. Nos tempos atuais, mais que nunca, informação significa poder e seu uso apropriado pode ser uma arma que estabelece o diferencial competitivo e a projeção de um cenário com vistas a um melhor atendimento a clientes, com a otimização de toda a cadeia de valores e de produção. Ter o poder e o controle sobre suas próprias informações de modo a reagir rapidamente dentro da exigência do mercado é uma necessidade que nenhuma organização que pretenda sobreviver pode ignorar. (ALBERTÃO, 2001, p. 24) A aliança forte entre a contabilidade e a modernidade interfere fortemente nas informações contábeis prestadas às empresas, fazendo com que essas tenham relatórios contábeis muito mais reais em se tratando de informações sendo mais úteis para a tomada de decisões das suas diretorias. 2.4 Utilidade dos relatórios contábeis A Contabilidade, por intermédio de seus relatórios, fornece a seus usuários a estrutura patrimonial da empresa, por obter inúmeras informações
relevantes para tomada de decisões. Através de relatórios concisos há um aumento considerável das possibilidades de controle dos processos, a atualização tecnológica, a redução de custo de informática e o acesso a informações em tempo real para a tomada de decisões sobre toda a cadeia produtiva da empresa. (KOLFFKEE; NASATTO, 2008, p.24) Visa demonstrar como a contabilidade consiste em um completo sistema de geração de informações contábeis que abrangem o gerenciamento econômico e de resultados além de possibilitar a seus usuários obter a compreensibilidade dos fatos
contábeis na empresa. A informação contábil deve ser exposta da forma mais compreensível possível ao usuário a que se destine. A compreensibilidade presume que o usuário disponha de conhecimentos de Contabilidade s dos negócios e atividades da entidade, em nível que o habilite ao entendimento das informações colocadas à sua disposição, desde que se proponha a analisá-las, pelo tempo e com a profundidade necessários. (COSTA; SILVA, 2008, p.22) Os informes obrigatórios são relatórios exigidos por lei e na maioria dos casos pelo Fisco, mais conhecidos como Demonstrações Financeiras, os não obrigatórios são os não exigidos por lei de cunha importância para a administração. 2.5 Informações contábeis A contabilidade tem como finalidade produzir informações
verídicas sobre patrimônio social e empresarial para seus usuários, os quais possuem grandes interesses em informes contábeis precisos. A ciência contábil traduz-se naturalmente dentro de um sistema de informação. Poderá ser argüido que fazer um sistema de informação contábil com a ciência da Contabilidade é um vício de linguagem, já que a própria Contabilidade nasceu sob a arquitetura de sistema informacional. (PADOVEZE 2000, p. 47) Diante destas premissas, é válido afirmar que a Contabilidade torna-se um eficiente sistema de informação, e que tem por objetivo atender seus usuários com demonstrações financeiras, econômicas e de produtividade com relação ao objeto da contabilização, dando ênfase naquilo que o usuário considerar importante para o seu processo decisório. O objetivo principal da Contabilidade (e dos relatórios dela emanados) é fornecer informação econômica, financeira e social relevante para que cada usuário possa tomar suas decisões e realizar seus julgamentos com segurança. A moderna Contabilidade deve ser estruturada visando ser um instrumento de informação, decisão e controle, fornecendo informações capazes de atender plenamente os objetivos dos usuários. (IUDÍCIBUS, 2000, p.28) Sendo assim, a Contabilidade tem por fim abastecer todos os usuários de sua informação quer sejam internos ou externos, com suas normas e demais respostas necessárias à continuidade da entidade, através da adequada mensuração dos eventos cabíveis que venham impactar seu patrimônio. 2.6 Integração de sistemas Hoje se vive na era da informação e da integração de ferramentas tecnológicas. A integração de sistemas elimina por completo a repetição de processos, gera a redução de custos e torna possível o ganho de tempo e produtividade. As
empresas em busca de melhores informações, e a necessidade de domínio de um número considerável de fatos contábeis, o contabilista adquire maior importância. A forma de se fazer contabilidade com o emprego de recursos da tecnologia da informação traz grandes benefícios para esses profissionais. Podem ser adquiridos diretamente de seus fabricantes ou representantes, em lojas específicas de informática ou ainda implementados por especialistas ou empresas de informática. Alguns desses programas vinculados à área contábil são: Sistema de Contabilidade Fiscal, Sistema de Contabilidade de Custos, Sistema de Contabilidade Gerencial, e outros. (SANTOS, 2010) Um sistema integrado oferece tudo que um pequeno, médio ou grande escritório precisa, para tornar-se eficaz, eficiente e crescer com organização, agilidade e segurança operacional. As vantagens da integração de sistemas é que esses podem eliminar ou diminuir o fluxo de papéis que circulam na empresa, evitando o acúmulo destes na contabilidade. Ainda, evitam repetição dos lançamentos nas diversas áreas e diminui os trabalhos de conciliação na contabilidade. (OLIVEIRA, 2000, p. 51) O desenvolvimento da tecnologia da informação e das comunicações trouxe mudanças significativas na elaboração das atividades dos escritórios contábeis, oferecendo ganhos de produtividade, eficácia e eficiência nos processos contábeis para os usuários das informações. 2.7 Automação contábil Em um contexto teórico, automação é a aplicação de
técnicas computacionais ou mecânicas para minimizarem o uso de mão-de-obra nos processos e consequentemente uma redução considerável de custos e aumento na velocidade sejam elas de informações ou produção. Os benefícios que a automatização de informações pode trazer para empresa são: redução de custos; melhoria no acesso as informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos, co menos esforço; melhoria de produtividade, melhoria nos serviços realizados e oferecidos; melhoria na tomada de decisões; redução de centralização de decisões na empresa e melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos. (OLIVEIRA, 2001, p. 50) Sistemas integrados de automação na contabilidade são geralmente compostos de vários módulos básicos, como por exemplo: o cadastro de
clientes, a emissão de notas fiscais, controle de estoques de produtos, contas a pagar e receber, controle de folha de pagamentos e fluxo de caixa. As vantagens da integração de sistemas é que esses podem eliminar ou diminuir o fluxo de papéis que circulam na empresa, evitando o acúmulo destes na contabilidade. Ainda, evitam repetição dos lançamentos nas diversas áreas e diminui os trabalhos de conciliação na contabilidade. (OLIVEIRA, 2006, p. 46) No que tange à integração de sistemas, é considerado como ponto essencial, pelas vantagens que oferece. Na interligação de departamentos há um aumento considerável no padrão de qualidade dos serviços propiciando simplicidade e agilidade nas operações com o dinamismo da informação. 2.8 Legislação dos sistemas de informações contábeis Atualmente sistemas de informações contábeis não são somente para uso de controles internos, estão ligados não só internamente como trabalham de acordo
com a legislação aplicada às atividades contábeis e empresariais com a apresentação dos livros comerciais. A tarefa de analisar os dados implica, num primeiro momento, a organização de todo o material, dividindo-o em partes, relacionando essas partes e procurando identificar tendências ou padrões relevantes que se prossegue com a fase de análise e interpretação dos dados coletados, considera-se que esta é a fase de maior responsabilidade por parte do pesquisador. (LUDKE E ANDRÉ, 1986, p. 137) A fase de análise e interpretação dos dados é essencial para realização do trabalho, pois é quando o pesquisador busca tirar conclusões em relação ao problema apresentado. Em termos gerais, a análise documental consiste em uma série de operações que visam estudar e analisar um ou vários documentos para descobrir as circunstâncias sociais e econômicas com as quais estes podem estar relacionados para tirar as conclusões aos problemas apresentados. (RICHARDSON, 1999, p. 140) Os sistemas de informações contábeis auxiliam nesse processo de transação dando mais agilidade e confiabilidade nas informações prestadas pelas empresas ao fisco, assim todas as informações são prestadas em tempo hábil e com muito mais perfeição, fornecendo assim segurança às empresas, e principalmente evitando possíveis passivos tributários ou trabalhistas. 3 ESTUDO DE CASO 3.1 Caracterização da empresa O Estudo de Caso que envolve esse
Projeto Aplicativo toma por referência versa sobre a empresa LBC Contabilidade Ltda, uma sociedade simples, constituída em agosto/2009 e com sede na cidade de Arcos, Minas Gerais. 3.2 Base de dados e informações Este trabalho tem como meta indicar melhoras no sistema de informação contábil para melhor praticidade na execução de lançamentos contábeis e relatórios contábeis. 3.3 Proposições análise de dados e informações Para que se possa adentrar no processo de análise dos dados obtidos, torna-se conveniente resgatar o enunciado do problema que se busca resolver, além dos objetivos gerais e específicos da pesquisa. O problema a ser enfrentado pode ser descrito como: "Com toda automatização em se tratando de integração de sistemas é possível tornar mais confiáveis os dados efetivamente fornecidos?" Por outro lado será apresentado o sistema B, um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) integrado, que engloba todas
as rotinas de escrituração, geração de arquivos em meio magnético, transmissão de relatórios e guias para impressão pelo cliente, suporte técnico online e acesso remoto, possibilidade de atualizações por download, via internet e integração com os módulos fiscal, folha, contábil e patrimonial. Suas principais funções e recursos são: Figura 2 ? Fluxograma operacional do sistema B A implantação do sistema B teve início no segundo semestre do ano de 2.010, todo o processo de implantação foi concluído em apenas três meses, pois a convivência recente com o sistema A beneficiou os usuários no aprendizado, sendo necessário apenas um empenho maior no que tange a integração dos módulos, visto que, este seria usado pela primeira vez pelos usuários e um aperfeiçoamento maior na análise dos relatórios que apesar de serem parecidos são mais precisos e mais confiáveis no que diz respeito à legislação fiscal, trabalhista e contábil fornecendo assim mais informações para tomada de decisões da contadora e seus clientes. Todo processo de implantação foi acompanhado e estudado mediante pesquisa aplicada e entrevistas com a contadora e sua equipe que fora embasada mediante análise dos novos dados fornecidos pelo sistema B, dados obtidos com apoio da equipe do escritório e perícia técnica da contadora (Gráfico 1). Gráfico 1-
Avaliação de desempenho do sistema B Essa gama de avaliações positivas se dá por intermédio dos principais recursos que o sistema B disponibiliza aos usuários através de seus módulos integrados: folha, fiscal e contabilidade. Gráfico 2- Custo x benefício de implantação Em um
universo de decisões tomadas pelos sócios da LBC Contabilidade quanto à modificação do sistema contábil foram coletadas amostras de custos de aquisição, período de implantação e benefícios futuros, esses apontamentos foram minuciosamente analisados, pois têm um forte peso na atividade da empresa, tanto nas informações contábeis prestadas as empresas clientes quanto pelo seu lado financeiro, visto que está a pouco tempo no mercado e necessita de cuidados quanto a custos e despesas. Os valores
correspondentes as amostras equivalem à pesquisa num todo desde sua implantação até seu sincronismo perfeito na integração de dados contábeis. Gráfico 3- Grau de satisfação dos usuários nos módulos dos sistemas A e B A pesquisa de satisfação foi aplicada a todos os usuários nos dois sistemas, com intuito de medir o grau de satisfação quanto aos relatórios por cada módulo emitido e flexibilidade de cada
sistema para disseminação dos dados fornecidos pelas empresas clientes, os resultados foram convertidos em percentuais para cada um dos módulos. 3.4 Considerações finais do Estudo de Caso Concluiu-se que a utilização efetiva da nova plataforma tecnológica e a tecnologia de apoio tornou o escritório mais eficiente. Constatou-se a redução de quantidade de lançamentos contábeis, num universo de 5.000 por mês, distribuídos entre três subsistemas (folha, fiscal, contábil), caíram para 2.500 por mês, diminuindo o tempo gasto com
lançamentos nos módulos pela metade. 4 CONCLUSÃO A resposta à pergunta formulada "Com toda automatização em se tratando de integração de sistemas é possível tornar mais confiáveis os dados efetivamente fornecidos?", como base para esta pesquisa observa-se que sim, é possível confiar nos dados efetivamente fornecidos pelo sistema integrado de
contabilidade, sendo esse um sistema que adere às funções contábeis tem seus dados e valores aceitos pelos clientes servindo de forte ferramenta para tomada de decisões em sua empresa, além de ser bem avaliado pelos usuários do sistema. REFERÊNCIAS ALBERTÃO, Sebastião Edmar. ERP-Sistemas de Gestão Empresarial: metodologia para avaliação, seleção e implantação para pequenas e médias empresas. São Paulo: Iglu, 2001. BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de informação: um enfoque gerencial. São Paulo: Atlas, 1996. Beuren. Ilse Maria et al. Como elaborar trabalhos monográficos em contabilidade: teoria e prática 3. ed. ? 4. Reimp. São Paulo: Altas, 2009. CANETTE, Cláudio C. Análise das menções à qualidade da informação em teses dissertações que relatam impactos do uso de sistema ERP. Dissertação de Mestrado. São Paulo: FEA/USP, 2004. COLAUTO, Romualdo Douglas. BEUREN, Ilse Maria. Coleta, Análise e Interpretação dos COSTA, Júlio César Silva; SILVA, Luciana Mesquita da. Ponto de inflexão e risco. REVISTA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE. Editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, Brasil, n. 169, p. 67-77,Ano XXXVII ? Janeiro/Fevereiro 2008 FINKELSEIN, Maria Eugenia. 4. ed. São Paulo: Altas, 2008. (Série leituras jurídicas: provas e concursos; v. 20). GIROTO, Maristela. Por que investir em desenvolvimento profissional. REVISTA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE. Editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, Brasil, n. 176, p. 11-27,Ano XXXVII ? Março/Abril 2009 IUDÍCIBUS, Sérgio de. Teoria da contabilidade. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2000. IUDÍCIBUS, Sérgio de; MARION, José Carlos. Introdução à teoria da contabilidade para o nível de graduação. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2007. KOFFKE, Káthia Cilene Raichel et al. A inportância da transparência nos investimentos em sociedade. REVISTA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE. Editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, Brasil, n. 169, p. 55-65,Ano XXXVII ? Janeiro/Fevereiro 2008 LÜDKE, Menga. ANDRÉ, Marli E. D. A.. Pesquisa em educação: abordagens qualitativas. São Paulo: EPU, 1986. MARION, José Carlos. Contabilidade Básica. 8 ed. São Paulo: Atlas, 2006. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1990. OLIVEIRA, Edson. Contabilidade Informatizada: teoria e prática. 2. ed. São Paulo: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial. 12 ed. São Paulo: Atlas, 2001. PADOVEZE, Clóvis Luís. Sistemas de informações contábeis: fundamentos e análise. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2000. PADOVEZE, Clóvis Luís. Sistemas de informações contábeis: fundamentos e análise. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2007. PEREIRA, Maria José Lara de Bretãs. Faces da decisão: as mudanças de paradigmas e o poder da decisão. São Paulo: Makron Books, 1997. PEREIRA, Antônio Nunes eT al. A qualidade da pesquisa contábil no Brasil. REVISTA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE. Editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, Brasil, n. 169, p. 19-29,Ano XXXVII ? Janeiro/Fevereiro 2008. RAUPP, Fabiano Maury; BEUREN, Ilse Maria. Metodologia da pesquisa aplicável às ciências sociais. In: BEUREN, Ilse Maria (Org.). Como elaborar trabalhos monográficos em contabilidade: teoria e prática. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2004 RICHARDSON, Roberto Jarry. Pesquisa social: métodos e técnicas. 3. ed . São Paulo: Altas, ROCHA, José Carlos Fortes. Manual do contabilista:
Uma abordagem teórico ? pratica da profissão contábil. 2. ed. São Paulo: Saraiva, 2005. SANTOS, Anderson Guedes dos; JÚNIOR, Idalberto José das Neves. Um estudo sobre a utilização de pedidos de esclarecimentos contábeis. REVISTA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE. Editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, Brasil, n. 169, p. 43-51,Ano XXXVII ? Janeiro/Fevereiro 2008 Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Integração de Aplicativos Contábeis como Ferramenta de Produtividade e Eficiência: um estudo de caso em um escritório contábil. Disponível em: <http://dvl.ccn.ufsc.br/congresso/anais/1CCF/20090727155557.pdf.> Acesso em: 01 out. 2010. VIEIRA, Maria das Graças. As competências e as habilidades requeridas aos profissionais de contabilidade. REVISTA BRASILEIRA DE CONTABILIDADE. Editada pelo Conselho Federal de Contabilidade, Brasil, n. 169, p. 31-41,Ano XXXVII ? Janeiro/Fevereiro 2008 Quais são os componentes do sistema contábil de informação?SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBILSISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL Contabilidade Geral; Correção Monetária Integral; Contabilidade em Outras Moedas; Consolidação de Balanços; Valorização de Inventários; Controle Patrimonial. Análise de Balanço; Gestão de Tributos.
Como funciona o sistema de informação contábil?Para facilitar o entendimento de como funciona o processo de sistemas de informações contábeis, podemos dizer que o SIC coleta os dados através de documentos ou fontes internas e externas. Processa essas informações, calcula, projeta, organiza e, por fim, as transforma em informações na forma de relatórios contábeis.
Quais as fases do SIC?A implantação de um sistema de informação contábil perpassa seis etapas: diagnóstico, desenvolvimento, teste, treinamento, implementação e monitoramento.
Quais as qualidades necessárias as informações contábeis?Compreensibilidade. Uma qualidade essencial das informações apresentadas nas demonstrações contábeis é que elas sejam prontamente entendidas pelos usuários. ... . Relevância. ... . Materialidade. ... . Confiabilidade. ... . Primazia da Essência sobre a Forma. ... . Prudência. ... . Integralidade. ... . Comparabilidade.. |