Como as ferramentas da qualidade pode contribuir para produtividade é controle da qualidade?

Saiba como as diversas ferramentas de gestão da qualidade auxiliam sua empresa a aprimorar processos e como podem fazer a diferença na estratégia do seu negócio.

Conseguir manter um padrão de excelência nas empresas não é uma tarefa fácil para gestores e colaboradores. Por isso, é preciso usar diversas ferramentas de gestão da qualidade para atingir os resultados esperados.

Mas qual a ferramenta ideal para cada tipo de situação? Compilamos as principais ferramentas e metodologias de gestão da qualidade para você realizar uma análise precisa e alcançar resultados na empresa.

Quais são as 7 ferramentas da Qualidade?

1. Fluxograma

O fluxograma é uma ferramenta fundamental para que o setor possa definir os seus processos e como eles devem ocorrer. Por meio de figuras geométricas e setas indicativas, há uma representação gráfica das etapas do projeto e a sua sequência.

O fluxograma pode ser usado por qualquer empresa e auxilia a cultivar o conhecimento geral sobre a estrutura do negócio. Esse método ajuda a definir as áreas responsáveis por etapa e como cada uma deve ocorrer, evitando assim que ocorram desvios.

Ao ter uma visão clara sobre todas as etapas, é possível reavaliar todo o processo ou mudá-lo completamente, se for o caso.

2. Diagrama de Ishikawa

Conhecida, também, como espinha de peixe ou diagrama de causa e efeito, essa ferramenta visa identificar o que pode estar ocasionando um problema (causa) e qual o seu resultado (efeito).

As causas dos problemas são divididas em 6Ms (método, matéria-prima, mão de obra, máquina, medida e meio ambiente), em que para cada uma delas pode derivar várias raízes.

• Método: práticas e procedimentos para execução do trabalho e o quanto o formato de trabalho ocasionou o problema.
• Matéria-prima: matéria-prima utilizada que não estava em conformidade para realização do trabalho;
• Mão de obra: dificuldades da equipe na execução do processo;
• Máquina: erros no maquinário;
• Medida: monitoramento e levantamento de dados feito de maneira incorreta;
• Meio Ambiente: fatores climáticos e situações de mercado, por exemplo.

Fazendo esse levantamento de forma segmentada, fica mais fácil identificar as causas principais e desenvolver ações para eliminá-las, mantendo os princípios de melhoria contínua.

3. Folhas de verificação

As folhas de verificação normalmente são tabelas ou planilhas que visam coletar informações com dados sólidos. A vantagem é que podem economizar tempo, pois não precisam de desenhos ou relatórios.

A folha de verificação tem fácil interpretação visual. Facilita a padronização da coleta de dados, evita retrabalhos e otimiza tempo da equipe que busca dados mais concretos.

Elas podem ser utilizadas em indústrias, call centers, comércios e diversos tipos de empresas, para medir a produtividade em um determinado tempo. Por exemplo, um cobrador de ônibus pode utilizar a folha de verificação para anotar o número de passageiros em cada volta.

Primeiro é preciso definir qual o evento ou problema que será observado, quando os dados são coletados e o tempo de análise. Aproveite e teste a ferramenta em um curto espaço de tempo. Isso assegura ser fácil de usar e coleta dados de forma apropriada.

4. Histograma

O Histograma apresenta graficamente uma análise detalhada das atividades realizadas por meio de coleta de dados estatísticos.

O objetivo é verificar a frequência com que determinada atividade ou algo acontece, o andamento dos processos, mudanças implementadas

Podem ser analisados, por exemplo, dados relacionados a vendas, comportamento do consumidor, assim como medidas relacionadas ao volume, peso, comprimento, etc.

5. Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto é um gráfico composto de barras ordenadas, tendo como vantagem de seu uso a facilitação proporcionada para visualizar e comparar conjuntamente dados de diferentes grupos ligados à operação de uma empresa, por exemplo.

Assim, fica muito mais simples perceber qual dos grupos seria o mais significativo para buscar as soluções adequadas.

Ele também ajuda na localização dos principais problemas — medindo-os em diversas categorias. Além disso, o método também indica o impacto de mudanças no processo.

Para aplicá-lo, alguns passos são essenciais, entre eles:

1. estabeleça um objetivo;
2. determine as causas e formas de medição;
3. determine periodicidade;
4. estabeleça a forma de coleta de dados;
5. analise os dados;
6. construa o Diagrama.

Após o levantamento de dados, faça uma detalhada revisão, de modo a mapear no que não está dando certo.

6. Cartas ou gráficos de Controle

As cartas de controle são utilizadas para apontar as vertentes dos pontos de observação em um determinado período. Esse método evidencia alterações no processo normal de produção, detectando falhas e variáveis.

Os cálculos dos limites de controle são feitos com a utilização de dados prévios, aplicando fórmulas simplificadas. É possível utilizar dados variáveis — oriundos de resultados atingidos — ou dados por atributo, de acordo com especificações de materiais.

Os principais benefícios da carta de controle são:

• aumento na porcentagem de produtos capazes de satisfazer exigências do cliente;
• diminuição do retrabalho e de resíduos;
• diminuição de custos de fabricação;
• informações relevantes para melhoria do processo.

7. Diagrama de dispersão

O diagrama de dispersão é uma ferramenta gráfica que analisa o comportamento de eventos. Ao contrário do diagrama de linha, o gráfico de dispersão retrata dois eixos numéricos (quantitativos).

Quando o diagrama é executado no processo produtivo da empresa, é possível medir variáveis como quantidade, volume, tempo e espaço. Com isso, busca-se relacionar os eventos com as variáveis para se chegar a resultados matemáticos.

• peso x altura;
• quantidade extraviada x tempo de armazenagem;
• quantidade produzida x custo unitário;
• consumo de matéria-prima x volume produzido;
• pureza do produto x quantidade de material utilizado;
• velocidade de produção x temperatura.

Confira mais 9 ferramentas e metodologias de gestão para conhecer.

8. PDCA

Uma ferramenta bastante conhecida e utilizada em muitas empresas é o PDCA, pois se adapta a qualquer segmento de trabalho.

Ela ajuda na elaboração, execução, acompanhamento e melhoria de um projeto, se apoiando em quatro pilares básicos, dos quais se derivam seu nome. São eles:

1. Planejar (plan): definir o que será feito e suas metas;
2. Executar (do): colocar o planejamento em ação;
3. Verificar (check): analisar os dados e resultados obtidos;
4. Agir (act): avaliar os resultados, identificando pontos de melhorias e ações corretivas.

Essa é uma ferramenta cíclica, que não tem fim, uma vez que está sempre buscando o aprimoramento do processo e a mitigação de riscos.

O aumento da produtividade e eficiência devido ao uso do ciclo PDCA aumentará em médio e longo prazo a lucratividade do seu negócio e a satisfação do cliente.

9. Análise SWOT

A análise SWOT é utilizada para melhorar os diferenciais competitivos da corporação perante o mercado. Também permite o reparo de falhas que podem comprometer o empreendimento.

A metodologia identifica os pontos fortes e fracos da empresa, através de 4 conceitos:

• Forças: representa quais vantagens a empresa possui em relação à concorrência. Exemplos: quais processos de negócio são bem sucedidos? Quais ativos você possui em sua equipe, como conhecimento, educação, habilidades e reputação?
• Fraquezas: pontos nos quais a empresa tem fragilidades que podem prejudicar seu desempenho. Exemplos: processos de negócios precisam ser aprimorados? Existem ativos tangíveis que sua empresa necessita como dinheiro ou equipamento?
• Oportunidades: aspectos internos e externos que tendem a promover melhorias. Exemplos: o mercado em que atua encontra-se em expansão e possibilitará o aumento de clientes? Há eventos futuros que a empresa possa aproveitar para a expansão dos negócios?
• Ameaças: tendências do mercado que podem gerar riscos para o negócio. Exemplos: O comportamento do consumidor está mudando de uma maneira que pode impactar negativamente seus negócios? Existem tendências de mercado que podem se tornar uma ameaça?

10. Seis Sigma ou Six Sigma

O seis sigma é um método gerencial planejado que visa promover mudanças de processos, produtos e serviços ofertados a um custo muito menor.

O objetivo principal é incentivar o foco no que é importante para os clientes e em como alcançar o mesmo.

Outros benefícios do Six Sigma incluem:

• redução dos custos organizacionais;
• prospecção e fidelização de clientes;
• cancelamento de atividades que não agreguem valor à empresa;
• maior envolvimento entre equipes;
• aumento significativo da produtividade e qualidade de produtos e serviços;
• mudança da cultura organizacional;
• diminuição da variação dos processos.

Se você souber aproveitar fatos e dados, fica mais fácil do que nunca atender às necessidades de melhoria da qualidade.

11. Matriz GUT

A matriz GUT (ou matriz de prioridades) é utilizada para auxiliar na resolução de problemas e quais priorizá-los, onde as decisões são tomadas com base na avaliação de três pontos principais:

• G (Gravidade) – Refere-se a quais impactos podem surgir, caso o problema não seja resolvido.
• U (Urgência) –  Refere-se ao tempo despendido para resolver um problema.
• T (Tendência) – É o momento de verificar o quanto este problema pode se tornar mais grave ou não. Ou seja, o quão complexo ficará a questão de não for tomada nenhuma providência,  por exemplo.

Após listar os problemas, estabeleça uma pontuação para cada variável e multiplique, conforme especificado na tabela abaixo. Considere 1 como uma situação que tenha pouco impacto até 5, onde necessita de uma ação imediata.

12. BSC

O Balance Scorecard (ou BSC) possibilita que o gestor visualize graficamente os processos, medindo o progresso da empresa em relação às suas metas.

Dessa forma é possível criar uma estrutura que possibilita melhor visualização do longo prazo, como estes processos interagem entre si e correção de planos de ação, se for o caso.

Os principais indicadores do BSC que precisam ser considerados são:

• Perspectiva financeira: refere-se a como as empresas devem gerar valor para os acionistas. Você pode vincular objetivos estratégicos a curto, médio e longo prazo.

• Perspectiva do cliente: Voltado ao relacionamento com o consumidor, onde você avalia pontos relacionados à satisfação do cliente, aquisição,retenção, etc.

• Perspectiva dos processos internos: Por meio desta perspectiva, você analisa quais melhorias precisam ser feitas, levando em conta indicadores relacionados à produtividade, inovação, etc.
• Perspectiva de aprendizado e crescimento: análise do que é necessário em relação ao conhecimento para que a organização atinja seus objetivos,  grau de satisfação dos colaboradores, etc.

Após reunir as informações relacionadas ao principal objetivo da empresa, KPIs necessários em cada perspectiva, metas e planos de execução, você cria um mapa estratégico conectando todas as informações entre si.

13. PFMEA

O PFMEA é uma metodologia utilizada para identificar possíveis falhas de um processo específico de uma empresa, aumentando assim a confiabilidade e reduzindo riscos.

A metodologia trabalha com três indicadores numéricos:

• Severidade: o quanto o problema compromete a funcionalidade, integridade do produto;
• Ocorrência: estabelece a frequência em que a falha tende a ocorrer;
• Detecção:mostra quão fácil e rapidamente um problema é percebido.

A partir das falhas identificadas durante a utilização do PFMEA você consegue analisar aplicações de algum processo estrutural ou produção, por exemplo, acionar a equipe necessária e proceder com as metodologias de correção e ações que reduzam a probabilidade de reincidência.

14. 5W2H

A ferramenta 5W2H auxilia na elaboração de planos de ação. Pode ser utilizada tanto na gestão da qualidade dos produtos como também em outras áreas do negócio, como gestão de projetos, planejamentos estratégicos, etc.

Na prática, diante de um contexto, você responde a 7 perguntas, que dão origem à sigla da ferramenta, são essas:

5W:

• What? (O que será feito?)
• Why? (Por que será feito?)
• Where? (Onde será feito?)
• When? (Quando será feito?)
• Who (Por quem será feito?)

2H:

• How? (Como será feito?)
• How much? (Quanto vai custar?)

O 5w2h é muito útil nas etapas iniciais dos projetos, já que traz uma visão completa do cenário a ser tratado

15. Metodologia 5S

O Programa 5S avalia tudo o que está presente em um espaço, removendo o que é desnecessário, organizando as coisas de forma lógica, conservando o ambiente limpo e mantendo esse ciclo em andamento.

O programa se deve a cinco palavras de origem japonesa: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. Em português, foram traduzidas como “sensos” e significam: senso de utilização, senso de organização, senso de limpeza, senso de saúde e senso de autodisciplina.

Veja na prática:

• Seiri (Senso de Utilização): significa utilizar os recursos como materiais, ferramentas, acessórios, equipamentos, dados etc.) com sabedoria.
• Seiton (Senso de Organização): tenha todas as coisas à mão, disponíveis para serem acessadas a qualquer hora.
• Seiso (Senso de Limpeza): acabe com a sujeira ou com elementos desnecessários no ambiente.
• Seiketsu (Senso de Padronização e Saúde): Determinação padrões de cores, geometria, iluminação, localização, sinalização,etc.
• Shitsuke (Senso de Disciplina ou Autodisciplina): Refere-se aos padrões éticos e morais de cada um, abordando o cumprimento e o comprometimento pessoal com os sensos anteriores.

Aplicar o 5S facilita as operações, reduz o desperdício e permite que os processos estejam mais organizados e sistematizados.

16. 5 Porquês

Os 5 porquês é um método voltado para análise de causa raiz de determinado problema, questionando o porquê de determinada situação ocorrer, até encontrar a verdadeira causa do problema.

A técnica pode ser aplicada de forma relativamente rápida e prática, promovendo o engajamento da equipe em torno da resolução de um problema comum.

Assim é possível obter melhores insights e perspectivas do que supor sobre o que está ocorrendo. Não é complicado aplicar. Explique o processo para aqueles que não estejam familiarizados, identifique o problema e pergunte porque ele ocorreu.

Com base nas respostas obtidas, repita a pergunta ao fim de quatro vezes com base nas. Após a identificação da causa raiz, o próximo passo é encontrar uma solução que a resolva.

Quando aplicar as ferramentas da qualidade nas empresas?

Vimos até o momento uma infinidade de ferramentas e metodologias para promover uma análise mais assertiva dos processos com o intuito de promover a melhoria contínua dentro da organização.

Mas quando aplicar? Veja cinco áreas essenciais da gestão da qualidade para você utilizar as ferramentas ou até mesmo automatizar os processos.

1. Análise e gestão de risco

Quando uma organização tem o pensamento voltado para a gestão de riscos consegue se preparar para situações inesperadas e consequentemente minimizar ameaças, custos e aproveitar as oportunidades.

Outra vantagem é que a solução permite avaliar o grau de risco, deixando sua análise mais completa e com as informações centralizadas em um único ambiente.

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2. Gestão de não conformidades

Uma gestão de não conformidades eficiente permite que a empresa olhe para as fragilidades e desvios do SGQ, tratando-os de maneira adequada.

A empresa deixa de focar em ações que visem apenas apagar incêndios e tem maturidade de pensar em ações estratégicas para aplicar ações corretivas e também preventivas.

Para organizar todas as informações relacionadas às não conformidades, um software como o TOOLS  auxilia na identificação das causas raízes com ferramentas prontas como 5 Porquês e Diagrama de Ishikawa.

Você consegue por meio do sistema construir planos de ação para solução de problemas e analisa oportunidades de melhoria. Toda a equipe atua engajada e acompanha a implementação das ações planejadas em tempo real, facilitando o controle dos envolvidos.

Trate as não conformidades em apenas 3 passos com o TOOLS, nosso módulo de gestão de não conformidades.

3. Gestão de Documentos

Uma Gestão de Documentos organizada e padronizada reduz prejuízos com documentos obsoletos, desperdício de recursos com impressões, por exemplo, além de deixar mais seguro o acesso às informações.

Em nosso módulo de Gestão de Documentos você pode elaborar o documento a partir de qualquer software e enviar ao sistema. Além disso, você restringe o acesso por usuário, onde cada terá permissões a atividades específicas, seja revisão, impressão, edição ou download.

Outra vantagem de automatizar a gestão de documentos é armazenamento ilimitado, mantendo uma lista mestra atualizada e evitando arquivos espalhados por diversos ambientes.

Entre em contato com nossos especialistas e entenda como o DOC atua na gestão da informação documentada.

4. Gestão de indicadores

Ao monitorar indicadores de qualidade, o gestor acompanha quais KPIs estão sendo alcançados, os resultados acumulados e implementa planos de ação ou melhoria para tratar os resultados mal sucedidos ou não conformes. Ou seja, consegue gerenciar todos os processos de maneira eficiente.

Ao centralizar estes indicadores em uma solução como o FLAG, você consegue fazer o uso da metodologia BSC para um gerenciamento preciso e eficiente.

É o gestor quem define por meio do sistema quem fará a coleta de dados, quem fará a análise e a frequência de monitoramento dos resultados.

Se você possui várias fontes de informação, a ferramenta permite que os dados sejam coletados a partir de outros indicadores ou softwares e gera gráficos comparativos e customizados para a sua realidade.

Conte com o FLAG para impulsionar as decisões e planejamento estratégico com a gestão de indicadores eficaz!

5. Gestão de Auditorias

Uma auditoria eficaz permite que a organização identifique oportunidades de melhoria e promova inovação nos procedimentos internos.

Ao organizar uma auditoria interna, o auditor pode utilizar uma solução que permite flexibilidade e autonomia para definir como o processo será realizado e ter o controle de todas as tarefas, centralizando todas as informações.

O AUDITOR, por exemplo, utiliza modelos prontos de checklist que atendam normas como ISO  9001 e 14001, possibilitando o registro de inconsistências e oportunidades de melhoria, acompanhando em tempo real todas as pendências.

Simplifique suas auditorias e ganhe tempo com o AUDITOR. Entre em contato e conheça!

Conclusão

As ferramentas de gestão da qualidade tem um importante papel em auxiliar o líder a avaliar e melhorar os processos de todos os setores da empresa. Isto consequentemente alavanca os resultados e traz mais clareza sobre o cenário a ser tratado.

Assim a empresa deixa de fazer análises superficiais que corrigem temporariamente um problema e se compromete com o real conceito da melhoria contínua.

É possível usar várias combinações entre as ferramentas e metodologias, de acordo com a sua necessidade, contribuindo para a precisão no resultado. Portanto, não perca tempo e comece já a colocá-las em prática!

Como as ferramentas da qualidade pode contribuir para produtividade e controle da qualidade?

Qual a importância da qualidade para a produtividade?

Como as ferramentas da qualidade contribuem para a organização da empresa?

Qual a importância prática das ferramentas da qualidade?