Como aplicar o planejamento estratégico no dia a dia?

Uma empresa sem planejamento estratégico é como ir numa viagem sem roteiro. Vai gastar mais tempo, dinheiro e perder muitas coisas pelo caminho

Conceito de estratégia: todo planejamento, em qualquer nível de rigor ou qualquer graude abrangência, organiza as ações em função de um futuro pretendido. O planejamento estratégico define o que a empresa precisará fazer para construir seu futuro, para executar a estratégia. Ele é detalhado em um plano com temas e objetivos estratégicos, que direcionam de forma clara e executável as ações e iniciativas a serem realizadas. Essas iniciativas também são conhecidas como projetos estratégicos.

Fazem um planejamento estratégico leva as pessoas que compõem uma empresa a fazer uma reflexão sobre o futuro da organização. Sem essa reflexão ficamos presos aos problemas do dia a dia, portanto de curto prazo, e esquecemos de fazer planos para onde queremos ir no futuro.

80% das empresas não investem em planejamento estratégico, diz levantamento.

Imagine que você fará uma viagem ao exterior. Apesar de nunca ter visitado a cidade em questão você buscou informações na internet, provávelmente viu algumas dicas em blogs ou em vídeos de pessoas que passearam naquele local. Essas informações são um ótimo começo para montar um roteiro de viagem. Você já é capaz de definir quais pontos turísticos merecem ser visitados, o preço para acessá-los, os dias e os horários disponíveis; ou até buscar um restaurante que seja recomendado por outras pessoas e talvez até fazer uma reserva para garantir que nada saia errado. Parabéns! Você está no caminho de fazer um bom planejamento para a sua viagem.

E na sua empresa? Você tem essas metas tão claras? Infelizmente a resposta mais frequente é “não”. Segundo levantamento feito em 2016 pela Strato, 80% das empresas não investem em planejamento estratégico. Mas isso pode mudar.

Muitas vezes o planejamento empresarial é esquecido diversos motivos. Algumas vezes pela gestão não enxergar a importância que existe nessa ferramenta; outras vezes por falta de tempo e de foco. Os gestores estão mais ocupados tomando conta dos planos operacional e tático, quando deveriam separar um tempo para a parte estratégica do negócio.

3 perguntas essenciais

• Por que a organização existe?
• Onde ela quer chegar?
• Quem a levará até lá?

Toda empresa tem uma cultura. Por vezes bem definida, mas em outras nem tão clara assim. Você já parou pra pensar que todas as grandes empresas têm uma identidade forte? Isso não é por acaso. Tem a ver com o posicionamento perante à sociedade, inclusive impactando nos próprios colaboradores.

Isso faz parte do estudo do ambiente interno, que é exaustivamente explorado no planejamento estratégico. Sem voltar o olhar para dentro da empresa não é possível desenhar um plano que seja factível tirar do papel.

Principais elementos que são trabalhados dentro do planejamento estratégico

• Missão, Visão e Valores da empresa
• Objetivos a serem alcançados
• Metas
• Plano de ação
• Acompanhamento da execução da estratégia

A missão

É o propósito da organização. É o motivo pelo qual a empresa foi fundada e qual problema ela pretende resolver. Temos que ter em mente que as pessoas pagam para que seus problemas sejam resolvidos e se isso não estiver muito claro na missão da empresa certamente temos um problema estrutural. A missão do Google, por exemplo, é “organizar as informações do mundo e torná-las mundialmente acessíveis e úteis”. E casa perfeitamente com o problema que eles pretendem resolver, não acham?

A visão

Pode ser um sonho e/ou uma meta. Por ex.: ser reconhecida como a melhor marca de cadeiras no Brasil daqui a 3 anos. Pode ser ambicioso, mas tem que refletir algo factível. Caso contrário não será levado a sério por todos os colaboradores. A visão da Disney é “criar um mundo onde todos possam se sentir crianças”. Reflete um sonho alcançável, pois dentro dos parques você realmente faz uma viagem no tempo. Já a da Petrobras é em 2030 “Ser uma das cinco maiores empresas integradas de energia do mundo e a preferida dos seus públicos de interesse”. Bem focada em estar bem posicionada no mercado de energia.

Os valores

São aquilo que guiam a organização e são indispensáveis. Não faz sentido ter a ética como um dos valores se você aceita ser corrompido ou corromper para alcançar um resultado positivo ou fugir de alguma responsabilidade. Os colaboradores precisam incorporar e estar alinhados aos valores da empresa.

Você já descobriu quais são nossa missão, visão e valores do Simpling? Dê uma olhada na página “sobre”.

Participação das lideranças
É fundamental ter a participação dos líderes da organização no processo de confecção do planejamento estratégico. Um plano feito à poucas mãos e à portas fechadas tem resistência de ser cumprido por quem não foi ouvido. Além de ter pouca aderência à realidade da empresa.
Esse ponto pode ser mais problemático em empresas grandes, com dezenas ou milhares de funcionários. Mas a alta gestão deve fazer questão de colocar o máximo de representatividade na hora de traçar o planejamento. Pode ser surpreendente ouvir determinados problemas que você sequer imaginava que existiam, mesmo em empresas de tamanho pequeno ou médio!

Fase de análise e tendências
É importante incluir uma fase de análise antes de sair montando o planejamento. Muitas vezes há problemas no caminho e a montagem do plano pode ajudar a saná-los. Nesse momento é cabível uma discussão mais profunda dos problemas e os motivos que impedem que essas travas sejam alcançadas. Quais são os maiores problemas da empresa no curto, médio e longo prazo? Por que não alcançamos os resultados esperados?

Ao mesmo passo existem tendências — que podem ou não ser claras àquele tempo que está sendo desenvolvido o planejameto. Mas tenha em mente que por mais impreciso que seja uma tendência é melhor tê-la em mente do que esquecer e pagar para ver. Eu não posso precisar se daqui a 1 mês vai chover, mas devo ter em mente que essa é uma variável que talvez impacte em uma viagem à praia. Se for uma tendência clara (para alguns pode ser clara e para outros não) isso pode ser incluído no planejamento. Como por exemplo, a migração dos consumidores para a internet. Alguém tinha dúvida que esse fenômeno ocorreria? Se sabiam por que poucas empresas se posicionaram para oferecer vendas online? A falta de planejamento explica.

Metas
Um plano é feito de metas, certo? Como no exemplo da viagem, sua meta poderia ser visitar 3 dos mais visitados pontos turísticos por dia. Se você sair de casa às 9h e voltar às 21h é possível que consiga visitá-los no mesmo dia.
Esse é um exemplo de meta SMART. Mas o que é isso?!Smart é uma sigla que corresponde a: specific (específico), mensaurable (mensurável), attainable (atingível), relevant (relevante), time bound (tangível).
Vamos usar o exemplo acima.

• 3 pontos turísticos: mensurável
• dos mais visitados: relevante
• de 9h às 21h: tangível
• percorrer 3 locais em 12h: atingível, alcançável

Quando a equipe vê o planejamento acima como factível de ser cumprido e cuidadosamente planejado é muito mais fácil para os times tático e operacional correrem atrás e se esforçarem para cumpri-lo.
Crie projetos estratégicos para atingir as metas estipuladas como prioritárias e coloque-os dentro do plano de ação (veremos mais à frente). Para cada meta pode ser criado um ou mais projetos. Nem todos precisam ser executados ao mesmo momento.

Execução da estratégia
Nessa etapa existem diversas ferramentas que podem auxiliar. Poderia escrever quase uma centena delas e suas variações. Existem algumas que são mais usadas, mas isso não quer dizer que sejam melhores ou piores. Todas as ferramentas tem suas vantagens e desvantagens, e praticamente todas tem uma segunda ou terceira opção que pode ter melhor aplicação. Por isso é importante o trabalho de uma consultoria em indicar as melhores ferramentas para cada situação.

As mais frequentes são:

• Análise SWOT (força, fraqueza, oportunidade e ameaças) – pontos fortes e fracos
• Matriz GUT (gravidade, urgência, tendência)
• Matriz de Enseinhower (gestão do tempo)
• 5 forças de Porter (análise)
• OKR (metodologia)
• Balanced Scorecard (metodologia)
• PESTEL (análise de cenários)
• 5w2h2s (plano de ação)
• E muitas outras!

Consiste em colocar em prática tudo aquilo que foi proposto no planejamento estratégico. Isso só acontece com a execução de iniciativas estratégicas, que precisam ser monitoradas para garantir que estão avançando conforme o esperado. Também é essencial implantar um conjunto de processos para verificar a situação dos projetos e assegurar que ações corretivas de execução estejam sendo tomadas.

Crie um dashboard
É fundamental fazer o acompanhamento do da execução do planejamento estratégico. Criar um plano e deixá-lo na gaveta é como fazer um roteiro de viagem e não levá-lo. Um dashboard que mostre visualmente os resultados pode ajudar a entender em que nível a execução está sendo feita, o que não está sendo feito e porquê.

É normal haver alterações no caminho. Além disso, planejamento estratégico não é um documento escrito em pedra que não pode ser alterado a nenhum custo. De maneira geral, se faz um planejamento empresarial em uma timeline de 5 anos, mas isso pode variar de empresa para empresa. É como em um roteiro de viagem, caso você não consiga visitar todos os pontos turísticos na primeira vez porque choveu demais ou ocorreram outros problemas sempre haverá uma segunda oportunidade. Mas certamente os locais visitados foram as prioridades que você elencou e mais queria visitar.

Assim também é com o planejamento: pode acontecer de nem todos os projetos saírem do papel. Pode ser por alguma mudança que não faça mais sentido dar continuidade a um projeto específico ou por prioridades maiores que estão sendo priorizadas. Com um plano em mãos você certamente terá noção de como eleger as prioridades da organização.

Plano de ação
Chegou a hora de arregaçar as mangas e operacionalizar o seu plano. Mas como fazer isso?! A ferramenta 5w2h2s ajuda a criar planos de ação. É uma boa maneira de acompanhar a execução dos projetos de forma eficiente. Consiste em 8 pontos:

• O quê? — tarefa
• Por quê? — qual o sentido de fazer isso, qual impacto vai gerar
• Como? — como a ação será executada
• Quem? — o responsável ou a equipe responsável
• Quando? — o tempo necessário
• Onde? — o local que será necessário
• Quanto? — quanto vai custar
• Status — o andamento do projeto

Monitoramento da estratégia
Monitorar a estratégia significa acompanhar os indicadores-chave (KPIs) de performance com uma frequência pré-determinada. Caso algum indicador não esteja atingindo a meta, é possível estabelecer ações de recuperação e recalcular a rota. É preciso considerar que talvez as iniciativas estratégicas planejadas não estejam gerando os resultados esperados, ou ainda, não estejam avançando e precisem de um empurrãozinho.
E como escolher as KPIs (key performance indicator) para o meu negócio? Essa pergunta será respondida quando as partes envolvidas (stakeholders)elencarem as necessidades da empresa.
Por mais difícil que pareça tudo pode ser medido. Certa vez fui questionado por uma profissional como se media a felicidade dentro da empresa. Por mais incrível que possa parecer o Butão, um país ao sul da china, criou o índice FIB (Felicidade Interna Bruta). Naturalmente ele não mede a quantidade de sorrisos, mas sim a satisfação que o cidadão tem com a condução das políticas estatais. É como se fosse um NPS (Net Promoter Score) aplicado à população.

Conclusão

Conduzir o planejamento empresarial é uma tarefa trabalhosa, mas fundamental e necessária para a organização prosperar. Como no exemplo da viagem, se você não tiver um roteiro tudo será improvisado. E no improviso provávelmente você vai gastar mais dinheiro, mais recursos disponíveis, vai ter menos vantagens e as coisas podem sair bem diferente do imaginado.

Se você precisar de ajuda na condução do planejamento estratégico da sua empresa entre em contato conosco. Podemos ajudar na condução do seu plano!

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