Planificar e monitorar o trabalho em equipe

Última atualização em 15/08/2022

A gestão de projetos é um conjunto de práticas e competências utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização.

Quer saber sobre os principais conceitos dessa gestão, seus benefícios e como executá-la na prática? Então, siga a leitura!

Neste post você vai ver:

• O que é um projeto
• O que é gestão de projetos
• Benefícios da gestão de projetos
• Principais metodologias para aplicar na gestão de projetos
• O que é e o que faz um gerente de projetos
• Ciclo de vida do projeto
• Áreas de conhecimento da gestão de projetos
• Como fazer gestão de projetos

O que é um projeto?

Para entender melhor o que é a gestão de projetos, antes precisamos compreender o que de fato é um projeto.

De acordo com a sexta edição do Guia PMBOK, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Isso significa que ele tem começo, meio e fim, ou seja, é possível atribuir a todo projeto uma data de início e uma data de término.

Uma das principais características de um projeto é que ele é único, pois ele não pode ser repetido continuamente. Isso porque cada projeto possui especificidades técnicas e disponibilidade de recursos diferentes.

Em resumo, podemos dizer que um projeto:

• É temporário e único;
• Possui início, meio e fim definidos;
• Possui um objetivo claro;
• Tem uma elaboração progressiva;
• Possui limitação de recursos.

A gestão de projetos é um conjunto de práticas e técnicas utilizadas para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos de uma organização. Isso inclui algumas ações, como:

• Elaboração e detalhamento do escopo;
• Organização dos recursos humanos, financeiros e materiais;
• Montagem do cronograma e registro dos custos;
• Monitoramento dos riscos associados ao projeto.

Essas ações visam entregar um resultado adequado às necessidades e desejos dos clientes do projeto. Também asseguram que o projeto seja conduzido da melhor forma possível, sem falhas ou desvios — ou com o menor número possível deles.

Ela também possibilita que cada decisão seja embasada em estratégias e técnicas eficientes. Portanto, a gestão de projetos existe para que o projeto seja executado e concluído com sucesso.

Benefícios da gestão de projetos

A gestão de projetos é capaz de trazer inúmeros benefícios para uma organização. Um deles é a redução de custos, pois através do gerenciamento de custos é possível monitorar as despesas e ter um orçamento mais equilibrado e assertivo.

Outro benefício da gestão de projetos é a redução de riscos. Quando você dota as práticas da gestão de projetos, possui um maior controle sobre os riscos. Afinal, você terá mapeado as principais ameaças ao projeto e saberá o que fazer para minimizar esses impactos.

Outros benefícios da gestão de projetos são:

• Otimização do tempo;
• Resultados mais assertivos;
• Maior engajamento da equipe;
• Maior satisfação do cliente;
• Maior agilidade na tomada de decisões;
• Maior controle dos processos.

Principais metodologias para aplicar na gestão de projetos

Na gestão de projetos, existem as metodologias ágeis e as metodologias clássicas. Vamos explicar um pouco de cada uma delas a seguir:

Metodologias clássicas

As metodologias clássicas de gestão de projetos são aquelas que trabalham com o ciclo de vida preditivo. Isso significa que elas buscam antecipar o trabalho do projeto, fazendo um planejamento detalhado das atividades.

Essas metodologias são mais indicadas para projetos em que se conhece bem o escopo do projeto e o escopo do produto. Ou seja, sabe-se o que fazer e como fazer. Portanto, a restrição primária da gestão de projetos tradicional é o escopo.

Metodologias ágeis

As metodologias ágeis são aquelas que trabalham com o ciclo de vida adaptativo. Isso porque o escopo é detalhado progressivamente, à medida que são obtidas mais informações sobre o projeto.

Sendo assim, as metodologias ágeis são mais indicadas quando o projeto está inserido em um ambiente que muda com frequência. Portanto, a restrição primária da gestão de projetos ágil é o tempo.

Um exemplo de metodologia ágil é o Scrum, framework que contém um conjunto de conceitos, práticas e ferramentas para gerenciar projetos de forma ágil. No Scrum, o projeto é dividido em ciclos chamados de sprints, que geralmente têm a duração de duas a seis semanas.

O que é e o que faz um gerente de projetos?

O gerente de projetos é o profissional que planeja e coordena a execução dos projetos de uma empresa. Ele assume um papel estratégico à medida que é responsável por conduzir o trabalho de forma integrada.

Em outras palavras, podemos dizer que o gerente de projetos é conhecedor de todos os elos do projeto e, por esse motivo, consegue tomar boas decisões.

De acordo com o PMI (Project Management Institute), os gerentes de projetos são agentes de mudanças que precisam inspirar um sentimento de propósito nas pessoas.

São funções do gerente de projetos:

• Controlar escopo, custo e prazo;
• Monitorar indicadores do projeto;
• Comunicar decisões e resultados;
• Selecionar e adquirir recursos;
• Aplicar a metodologia de gestão de projetos selecionada.

Depois de entender o papel do gerente de projetos, vamos passar os próximos tópicos e explicar de forma resumida os conceitos básicos da gestão de projetos, como: ciclo de vida, tipos de processos e muito mais. Continue a leitura!

Ciclo de vida do projeto

O ciclo de vida do projeto é o conjunto de fases pelas quais um projeto passa, do início ao término. Existem basicamente dois tipos de ciclo de vida de projeto. Confira eles a seguir:

1. Ciclo de vida preditivo

Também conhecido como ciclo de vida predeterminado, neste tipo de ciclo o escopo do projeto é totalmente detalhado desde o início. Portanto, as mudanças no projeto só poderão acontecer mediante uma solicitação formal.

Esse tipo de ciclo normalmente é utilizado quando existe um bom entendimento sobre o escopo do projeto. Exemplo: projeto de fabricação de um carro.

2. Ciclo de vida adaptativo

Projetos com o ciclo de vida adaptativo não possuem escopo muito bem definido: o escopo vai sendo detalhado à medida que se obtém mais informações sobre o projeto. São acordados ciclos menores de trabalho e, portanto, há mais flexibilidade para as mudanças.

Neste tipo de ciclo de vida, cada iteração (conjunto de atividades) gera um incremento que acrescenta uma funcionalidade ao produto. Dessa forma, o escopo do projeto é detalhado de forma mais superficial, proporcionando uma visão panorâmica do projeto, que vai sendo aprofundada a cada iteração.

Áreas de conhecimento da gestão de projetos

As áreas de conhecimento da gestão de projetos são campos de especialização que trazem um conjunto de processos, práticas e ferramentas relacionados à área que está sendo tratada. Conheça cada uma delas a seguir:

1. Gerenciamento da integração

O gerenciamento da integração do projeto é a área de conhecimento que coordena todas as práticas de gestão de projetos. Ela é responsável por fazer com que toda a engrenagem funcione perfeitamente, encaixando todas as peças necessárias para realizar o trabalho.

Em outras palavras, o gerenciamento da integração busca garantir a conexão e a integridade das informações detalhadas em todos os planos do projeto.

2. Gerenciamento do escopo

O gerenciamento do escopo do projeto é a área que estabelece o trabalho necessário para concluir um projeto com sucesso.

São processos do gerenciamento do escopo:

• Planejar o gerenciamento do escopo;
• Coletar os requisitos;
• Definir o escopo;
• Criar a EAP;
• Validar o escopo;
• Controlar o escopo.

3. Gerenciamento do cronograma

O gerenciamento do cronograma organiza o trabalho necessário para entregar o escopo do projeto em um cronograma. Isso irá permitir controlar o tempo, as atividades e os recursos do projeto.

4. Gerenciamento dos custos

O gerenciamento de custos do projeto tem por objetivo estabelecer um orçamento para o projeto e garantir que ele não seja ultrapassado.

5. Gerenciamento da qualidade

O gerenciamento da qualidade do projeto busca garantir que o projeto seja concluído com a qualidade necessária para atender às expectativas e necessidades do cliente. A qualidade, por sua vez, é a medida de quanto um projeto atende aos requisitos especificados no escopo.

6. Gerenciamento dos recursos

O gerenciamento dos recursos do projeto garante que o gerente de projetos e sua equipe terão à disposição os recursos necessários, no lugar e no momento certo.

Existem dois tipos de recursos:

• Recursos de equipe (pessoas);
• Recursos físicos (materiais, suprimentos, instalações e equipamentos).

7. Gerenciamento das comunicações

O gerenciamento das comunicações do projeto promove a troca eficiente de informações, certificando-se de que os stakeholders estejam sendo comunicados sobre todas as ações e decisões importantes tomadas no projeto.

8. Gerenciamento dos riscos

O gerenciamento dos riscos do projeto trata da gestão das incertezas do projeto. O objetivo dessa área é evitar as ameaças e potencializar as oportunidades que forem surgindo.

9. Gerenciamento das aquisições

O gerenciamento das aquisições do projeto auxilia na tomada de decisão de compra e trata do relacionamento com os fornecedores. Portanto, estabelece uma série de normas para comprar produtos e contratar serviços externos à equipe do projeto.

10. Gerenciamento dos stakeholders

O gerenciamento das partes interessadas busca identificar todas as pessoas e entidades que podem afetar o projeto ou serem afetadas por ele. Nessa área são analisadas as expectativas dos stakeholders e desenvolvidas estratégias de engajamento.

Como fazer uma gestão de projetos em 5 passos

1. Escolha uma metodologia de gestão de projetos

O primeiro passo para fazer uma boa gestão de projetos é escolher uma metodologia que se encaixe bem no seu projeto.

Para isso, observe as características de cada metodologia e veja se a sua aplicação está de acordo com as suas necessidades e expectativas.

2. Monitore os indicadores do projeto constantemente

Outro ponto essencial na gestão de projetos é ficar de olho nos números. Após fazer o planejamento utilizando a metodologia mais adequada, não se esqueça de estabelecer os indicadores certos.

É esse exercício de controle do projeto que fará você perceber quando há desvios e, consequentemente, agir sobre esses desvios com agilidade.

Alguns dos indicadores que você precisa monitorar são:

• Valor agregado;
• Índice de Desempenho de Prazo (IDP);
• Índice de Desempenho de Custo (IDC).

3. Faça revisões no planejamento quando necessário

Não adianta passar dias planejando um projeto se esse planejamento ficar guardado na gaveta. Toda essa documentação deve ser utilizada como referência durante todo o ciclo de vida do projeto.

É preciso analisar e comparar constantemente aquilo que foi planejado e aquilo que está sendo efetivamente realizado. Dessa forma, você saberá quando é necessário mudar o planejamento para atender a questões específicas do projeto.

4. Invista em profissionais qualificados

O sucesso de um projeto está diretamente ligado ao nível de competência dos membros da equipe do projeto. Por isso, invista nas pessoas que estão conduzindo a sua iniciativa.

Uma boa forma de fazer isso é promover cursos, palestras e capacitações em um ambiente virtual de educação corporativa.

5. Utilize um software de gestão de projetos

A tecnologia também pode ser uma boa aliada na gestão de projetos. Hoje em dia, já existem softwares que ajudam na centralização de todas as informações necessárias à gestão, criando um ambiente de integração entre as pessoas e os projetos dos quais elas participam.

Confira nossa lista com algumas ferramentas de gestão de projetos e aprenda a escolher a melhor ferramenta para a sua organização.

Se depois de todo esse conteúdo você ainda ficou com dúvidas sobre gestão de projetos ou se sente inseguro em conduzir as suas iniciativas, não pense duas vezes antes de entrar em contato com os consultores da Euax.

Não deixe de conhecer nossos serviços de consultoria em gestão de projetos. Também pode ser interessante para você assistir ao nosso webinar gratuito sobre Gestão de Tempo em Projetos: 4 dicas para não perder o foco!

Graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.

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