Como começar um email formal

Suor no rosto, dedos posicionados nas teclas do teclado e milhares de dúvidas. Seu chefe lhe mandou um e-mail formal e você tem que respondê-lo, mas tem medo que alguma palavra ou frase não caia bem, e que os “pontinhos” com ele diminuam. Ou você mesmo é o dono de uma empresa e não sabe como direcionar a mensagem para um cliente.

Existem pontos importantes para que você consiga escrever um e-mail formal da maneira certa, e eles estão listados a seguir:

1. Objetividade e clareza para o e-mail formal

Por mais que você tenha que passar muitas informações, é importantíssimo ser claro e objetivo. Talvez um texto longo e cheio de “blá, blá, blá” entedie seu chefe, ou até mesmo o faça pensar que você está querendo se aparecer, e de maneira nenhuma você pretende isto.

2. Cordialidade

Isto não se aplica somente ao seu superior. Toda pessoa merece respeito e cordialidade. Palavras como “Prezado” no início do corpo de um e-mail formal são importantíssimas para demonstração de respeito. Além disso, no e-mail formal, deve-se colocar um cumprimento de acordo com o cargo do destinatário, como por exemplo Dr(a). ou Sr(a).

3. Ortografia

Pois é, isto parece meio óbvio, mas é fundamental a revisão ortográfica antes do envio do e-mail. Muitas vezes você pode confiar muito nos seus conhecimentos da  língua portuguesa e acabar deixando a revisão de lado. Todos nós sabemos que errar é humano, então leia o corpo da mensagem pelo menos duas vezes.

4. Simpaticidade

Muitos confundem formalidade com chatice. Você pode ter vários graus de formalidade, e eles variam de empresa para empresa. Em alguns casos é possível que você se comunique com seu chefe de maneira formal, porém simpática e mais próxima, mas tudo depende do chefe e das características da empresa.

5. As abreviações e caixa alta

Com o advento da internet, a necessidade de envio de informação de maneira rápida fica cada vez maior. Apesar disso, “vc”, “ñ” e outras abreviações devem ser evitadas em e-mails profissionais, sejam eles encaminhados para colegas de trabalho ou para superiores. É importante manter, apesar de qualquer descontração, uma relação profissional, e as abreviações trazem um quê de intimidade que foge um pouco do ambiente de trabalho. A caixa alta é um grande problema, pois quando você a usa, PODE PARECER QUE ESTÁ GRITANDO.

6. Não Exagere no e-mail formal

Ninguém vai exigir de você que se torne um robô, e que envie e-mails extremamente cordiais e formais aos seus superiores. Tudo o que é demais, é demais. Se é um pedido de vaga em uma empresa, por exemplo, é normal que queira impressionar, mas pense em fazer isso com seu currículo e suas qualidades profissionais, e não com uma série de palavras difíceis, que formam frases gigantescas e sem o menor interesse.

7. Faça o destinatário se sentir importante

Isto é essencial num envio de e-mail formal. Você deve tentar fazer com que o destinatário saiba que é importante que ele leia todo o texto, e que seu retorno é da mesma maneira, fundamental. Pode ser que você tenha que enviar o mesmo texto para vários endereços, e uma dica, para que os receptores se sintam realmente importantes de alguma forma é enviar o e-mail para si mesmo e para os outros e-mails enviar uma Cco para todos os outros endereços. Assim, quem receber a mensagem não saberá que ela foi enviada para outras pessoas.

8. Relação empresário-cliente

Isto merece um tópico em especial. O relacionamento com clientes é muito importante, e se você pretende realizar um bom atendimento, pode precisar redigir um e-mail. Primeiramente, você deve saber que, dependendo do segmento da sua empresa, estará lidando com pessoas de todos os tipos, com instruções educacionais diferentes, e o certo é pensar nesta diferença enquanto escreve o e-mail. Utilizar a linguagem culta provavelmente não seja a melhor das escolhas.

9. Dicas práticas para escrever um e-mail

O conteúdo do e-mail dependerá muito, mas existem padrões para se iniciar e finalizar uma mensagem:

Início

Prezado (a) “Nome da pessoa”

Caro (a) “Nome da pessoa”

Exmo(a) Sr(a) “Nome da pessoa”

Despedida

Atenciosamente

Com melhores cumprimentos

Cordialmente

Qualquer dúvida, estou à disposição

Aguardo seu retorno

Colocamo-nos a disposição para quaisquer esclarecimentos.

Grato (a)

Agradecemos a atenção.

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Escrever um e-mail formal parece uma tarefa difícil, já que esse tipo de comunicação é utilizada com mais frequência para propósitos pessoais e informais. Caso seja necessário redigir uma mensagem para um professor, chefe, um contato de negócios, uma agência do governo ou qualquer tipo de destinatário que exige maior formalidade, siga algumas orientações simples, fazendo com que o e-mail seja claro e conciso. Não fuja dos padrões em relação ao estilo, tom e formatação e lembre-se de que precisa fazer uma revisão e analisar o conteúdo da mensagem antes de enviá-la.

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   Use um endereço eletrônico profissional, ou seja, com uma variação do seu nome verdadeiro, não um nome de usuário ou apelido. Use hifens, pontos ou underscore (“_”) para garantir que ele seja constituído apenas do seu nome, sem número ou letras a mais, se possível.

   • O e-mail “” não passa uma impressão profissional, ao contrário de “”.

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   Use fontes mais formais. A maioria dos serviços de e-mail dará a opção de escolha de fontes e estilos de texto; para uma mensagem formal, você deve ser conservador, usando a “Times New Roman” e a “Arial”. Evite as fontes decorativas como a “Comic Sans” ou a “Old English”, levando em conta as seguintes diretrizes:[1]

   • Escreva o e-mail com um tamanho de fonte legível, como “12”.
   • Não use estilos especiais, como itálico, negrito, destaques ou fontes multicoloridas, ao menos que sejam necessárias de acordo com o conteúdo e o propósito do e-mail.
   • Nunca escreva apenas com letras maiúsculas; isso dá a impressão que você está gritando com o destinatário.

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   Na linha de assunto, seja ser curto e preciso. Use algumas palavras-chave para dar um assunto à mensagem, indicando exatamente sobre o que escreveu; assim, o leitor não ignorará o e-mail por não ter uma linha de assunto, por ser muito vago ou aparentar que a mensagem não tem muita importância.[2]

   • Escrever “Pergunta rápida”, “Entrando em contato” ou “E-mail sobre um assunto importante” são títulos muito vagos ou óbvios para serem utilizados.
   • Por outro lado, o assunto “Programação, lista de convidados, pedidos de almoços e resumo das reuniões do dia 12 de março” é excessivamente longo e aborda muitos tópicos.
   • “Dia 12/3: reunião sobre conserto de escada rolante”, no entanto, é mais curto e vai direto ao assunto, alertando o destinatário do assunto principal e mostrando uma data específica.

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   Use uma saudação adequada. Sempre comece a escrever um e-mail formal com uma saudação; endereçar o destinatário por nome (caso saiba) é melhor. Coloque o título da pessoa (Sr., Sra., Srta., Dr., entre outros) com o sobrenome seguido por uma vírgula ou dois pontos. Se quiser, escreva “Caro” ou “Cara” antes da saudação.[3]

   • Se você não souber o nome ou sobrenome do indivíduo que receberá a mensagem, use uma das saudações a seguir: Caro Sr. (Sra.), ou “A quem interessar possa”.
   • Evite utilizar “Olá”, “Oi” ou qualquer outra saudação informal.

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   Apresente-se no primeiro parágrafo, se necessário. Quando for enviar um e-mail para uma pessoa com quem não tem um relacionamento (um novo cliente, agente do governo ou indivíduo que está supervisionando uma seleção para uma vaga de emprego), diga quem você é e por que está escrevendo. A apresentação deve ser realizada nas duas primeiras frases do e-mail, no máximo.

   • Ao escrever para um possível empregador, introduza-se da seguinte maneira: “Meu nome é João Camargo. Estou entrando em contato para me candidatar à vaga de assistente administrativo listada no site carreiraabc.com.br".

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   Priorize as informações mais importantes. Após introduzir-se e explicar por que está contatando a pessoa, redija o corpo do e-mail, colocando o conteúdo mais importante mais perto do começo. Isso respeita o tempo do destinatário e deixa o propósito da mensagem mais claro.[4]

   • Quando for escrever para um trabalhador do governo, você pode, por exemplo, dizer o seguinte: “Meu nome é Arlene Rios. Obtive seu e-mail no site do Detran-SP, e gostaria de contestar uma multa que recebi no dia 31 de dezembro de 2016".

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   Vá direto ao assunto, em especial ao escrever e-mails formais, desde que seja educado. Ficar “enrolando” fará com que o leitor se canse, tenha dificuldade em descobrir o porquê de sua mensagem e o que deseja do indivíduo.[5]

   • No caso de mandar um e-mail para um professor, evite ficar “enchendo linguiça”, como no seguinte exemplo: “Aqui é Darlene Amaral. Você sabe quem eu sou? A aula de física aplicada é a minha preferida porque adoro a maneira que as aulas são organizadas; sempre consigo seguir as matérias e saber o que cairá nas provas. Falando nelas, estava pensando na prova de segunda-feira”.
   • Em vez disso, escreva: “Eu sou a Darlene Amaral, e sou sua aluna na disciplina de física aplicada. Estou entrando em contato devido a um possível conflito de horários na próxima prova”.

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   Seja breve. Não há um tamanho certo para e-mails, mas é uma boa ideia não passar do comprimento de uma tela (monitor de notebook ou desktop).[6]

   • Se o e-mail for relativamente longo, quebre-o em parágrafos mais curtos, inserindo uma linha entre cada um.

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   Use uma linguagem formal. Como o contexto de tais e-mails é profissional, é importante passar uma boa impressão, usando sentenças completas e frases educadas, evitando:[7]

   • Gírias;
   • Contrações desnecessárias;
   • Emoticons e emojis;
   • Palavras de baixo calão;
   • Piadas.

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   Encerre de forma adequada. Assim como no momento da saudação, existem várias frases que podem encerrar e-mails formais; após a frase, coloque seu nome completo, cargo ou outro tipo de assinatura, caso possua. Algumas formas de fechar a mensagem são as seguintes:[8]

   • "Atenciosamente,";
   • "Cordialmente,";
   • "Grato,";
   • "Sinceramente,";
   • “Meus cumprimentos,”.

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   Inclua todos os anexos necessários. Se for preciso anexar arquivos ao e-mail, mencione-os no corpo da mensagem para que o destinatário saiba que estão incluídos. Seja comedido e tente não anexar muitos itens (que também não devem ser muito pesados), utilizando, de preferência, tipos de arquivos comuns ou que são compatíveis com a maioria dos programas.[9]

   • Inclua, por exemplo, uma observação dizendo “Em anexo, segue uma cópia do meu currículo e portfólio no formato PDF”.

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   Revise a mensagem, analisando conteúdo, gramática e ortografia. Não confie na ferramenta de correção ortográfica do e-mail; ler o que foi escrito em voz alta ou pedir para que outra pessoa faça uma revisão é uma ótima maneira de encontrar erros de digitação, de gramática ou frases pouco claras.[10]

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   Veja se o e-mail não possui informações confidenciais. Nunca esqueça de que essa forma de comunicação não é segura; os servidores de endereços eletrônicos podem ser hackeados, e muitos destinatários publicarão (com ou sem intenção) informações que você não gostaria que fossem divulgadas.[11]

   • Nunca escreva senhas, números de contas e informações confidenciais em e-mails.

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