Qual o papel do benchmarking na gestão de pessoas?

Considerações iniciais

A tão falada metodologia Benchmarking tem origem no início do século XX e foi apresentada originalmente por Frederick Taylor como um modelo para se identificar e compartilhar as melhores práticas internas nas organizações.

Taylor identificava os trabalhadores diferenciados com uma marca (mark) de giz em suas bancadas (bench). A marca identificava as práticas ou resultados que deveriam ser consideradas como referências a serem seguidas pelos demais trabalhadores.

Esse método oriundo dos primórdios da administração científica, manteve o seu conceito, mas passou por uma série de modificações nos últimos 100 anos. Hoje é uma metodologia consagrada e muito utilizada pelas organizações.

No livro recém-lançado Benchmarking Para um Desempenho Superior: Manual, Teoria, Prática, os autores Dmontier P. Aragão Junior,  Marcos R. Albertin  e Sergio J. B. Elias  afirmam que em um ambiente de pandemia, em que o isolamento social alterou as estruturas trabalhistas e profissionais, o papel do benchmarking se reforça na busca das melhores práticas empresariais.

Este artigo tem por objetivo contribuir com o entendimento do conceito e trazer algumas práticas possíveis do Benchmarking. Até o final do texto, tenha acesso às seguintes informações sobre o assunto:

• Tipos de Benchmarking
• Como executar a metodologia em 10 passos
• Pontos de atenção para a execução da metodologia

Tipos de Benchmarking

O Benchmarking é uma comparação de práticas, processos ou desempenhos organizacionais. Em resumo o objetivo do benchmarking é encontrar lacunas entre as melhores práticas e as existentes, tanto internamente quanto externamente, e de alguma forma aprimorar o desempenho.

Essa metodologia é muito utilizada no processo de formulação ou atualização das visões sobre forças e fraquezas, contribuindo no processo de desenvolvimento e manutenção da formulação estratégica.

As perguntas mais comuns que devem ser respondidas são:

• Até que ponto somos bons no que fazemos?
• Somos tão bons quanto os outros no que fazemos?
• Como podemos fazer melhor o que fazemos?

Apesar de ser uma prática muito comum, percebemos que poucas são as empresas que a utilizam sistematicamente, ou seja, existem iniciativas de identificação e compartilhamento das boas práticas, mas nem sempre as empresas acabam executando e monitorando as mudanças identificadas de forma sistemática e monitorada.

Existem 4 tipos básicos de benchmarking:

1. Benchmarking interno

Comparação de práticas e desempenhos entre áreas ou unidades de negócios de uma organização. Pode ser realizada de diversas formas como: pesquisas internas, levantamento de processos, análise comparativa de resultados ou indicadores de desempenho entre áreas ou unidades de negócios de um grupo ou organização.

2. Benchmarking competitivo

Comparação de práticas e desempenhos entre uma organização e as suas concorrentes diretas ou indiretas. Exige um bom nível de planejamento, com objetivos e quesitos comparativos muito bem elaborados. Essa comparação pode ser realizada através de pesquisas de concorrentes, “cliente oculto”, “best in class”, entre outras técnicas.

3. Benchmarking funcional

Comparação de práticas e desempenho entre uma organização e empresas de um mesmo segmento, indústria ou ramo de negócios. Essa comparação também exige um bom nível de planejamento e principalmente pesquisa de informações históricas, artigos técnicos, bibliografias, pesquisas científicas disponíveis sobre o segmento em análise.

4. Benchmarking genérico

Comparação entre indicadores e desempenhos de uma organização com organizações de outros segmentos não relacionados, com o objetivo de se encontrar as melhores práticas genéricas.

Como executar a metodologia em 10 passos

1. Determinar o objetivo da comparação;
2. Definir os envolvidos na prática, sejam internos (áreas de negócios) ou externos (concorrentes ou segmento);
3. Definir o método de comparação (case, levantamento de processos, pesquisa, entrevistas, etc.);
4. Definir os quesitos de avaliação e seus respectivos “pesos” (quando aplicável);
5. Acompanhar e monitorar a coleta de dados ou execução do benchmarking;
6. Definir as adequações necessárias para viabilizar as discrepâncias (adequação de produtos, condições comerciais, condições do ambiente, etc);
7. Analisar as discrepâncias, as “lacunas” encontradas;
8. Definir um plano de ação;
9. Monitorar o progresso das ações;
10. Sistematizar o uso da metodologia.

Pontos de atenção para a execução da metodologia

Distorções de avaliações: percepções excessivamente otimistas, principalmente dos sócios da empresa que veem a conjuntura atual e o futuro da sua empresa com lentes distorcidas, podem impedir que a metodologia benchmarking promova melhorias reais nas empresas.

Deve-se ter a devida reflexão crítica, para que as comparações realizadas não sejam influenciadas negativamente por metas e objetivos previamente definidos.

Portanto a composição e a maturidade do grupo de trabalho, para a execução do benchmarking são fundamentais para a qualidade dos resultados a serem obtidos.

Comparações superficiais: a metodologia compara práticas ou desempenhos, mas não identifica as razões de bom ou mau desempenho ou práticas nas organizações. Ela pode demonstrar, por exemplo, que uma organização é inferior a outra em serviço de atendimento ao cliente, mas não propõe o esclarecimento das razões envolvidas.

No entanto, o benchmarking pode sim encorajar os líderes envolvidos a procurarem as razões envolvidas e desenvolver os devidos tratamentos.

Portanto, ao executar um benchmarking, monte o plano de ação. Não abandone o trabalho nos primeiros obstáculos! É fundamental criar rotinas de execução de benchmarking para atualização de formulações estratégicas e melhorias contínuas de desempenho.

– Leia também: 

• Análise SWOT: o que é, quando e como utilizá-la
• Balanced Scorecard (BSC): a estratégia em ação

Leia esses e outros artigos no nosso blog. Somos uma empresa de consultoria empresarial que promove há anos resultados através de programas de gestão.

Autor: Rodrigo de Paula | Sócio da VBMC Consultores