Qual a importância de se ter um plano de ação para a realização de um projeto?

Um plano de ação é uma forma organizada de se alcançar metas e objetivos.

Você sente dificuldades para organizar suas atividades? Não tem noção do número de tarefas que você tem para serem realizadas? Não sabe quais são mais urgentes? Chega pela manhã para trabalhar e não possui um planejamento de trabalho e um cronograma de ações?

Alcançar grandes resultados, ascender na carreira, realizar metas e objetivos com efetividade, com certeza, são elementos desejados por todo profissional que busca sucesso.

Para conseguir tudo isso, no entanto, é necessário planejar todos os passos, ter um cronograma de ações e ter disciplina para cumpri-los.

Nesta perspectiva, elaborar um bom Plano de Ação é uma das melhores formas de separar as etapas de elaboração da execução, obtendo um estudo mais detalhado de todas as atividades necessárias para atingir um determinado objetivo.

Ter um plano de ação e saber onde você quer chegar é fundamental antes de começar qualquer projeto. Afinal, ele funciona como um mapa, sendo considerado a melhor maneira de transformar um objetivo abstrato em uma realidade atingível. Assim ele torna esse caminho mais seguro e factível.

O Plano de Ação, ou Plano de Atividades, é uma espécie de manual ou guia a ser seguido pela empresa, de preferência apresentando um cronograma de todas as atividades, onde possam ser inseridos desde serviços rotineiros até metas organizacionais de médio ou longo prazo.

Além da forma que todas elas serão alcançadas, deve conter também os responsáveis para desenvolver cada um dos objetivos. Assim, será possível realizar o gerenciamento de metas para acompanhar o andamento dos projetos e alcançar melhores resultados.

O plano de ação pode ser elaborado em uma planilha eletrônica ou até mesmo em um papel, porém, hoje, você conta com softwares de gestão que agilizam todo o processo.

Contudo, deve conter os objetivos gerais e específicos para alcançar de cada atividade, as ações e atividades para executar, a data inicial e final, o orçamento para cada ação e os riscos previstos.

Para que serve um Plano de Ação?

Um plano de ação serve para organizar e direcionar as ações necessárias para a obtenção de um resultado, dentro de um prazo estipulado, que pode ser: um projeto, serviço ou solução de um problema.

Essa ferramenta permite que todas as decisões sejam tomadas antes mesma de serem colocadas em prática, garantindo uma maior taxa de acerto e possibilitando a correção prévia de eventuais problemas.

O plano de ação pode ser utilizado por pessoas que querem atingir alguma meta pessoal ou por empresas que precisam investir em soluções mais complexas.

Ele possibilita que o executor siga uma sequência de tarefas mais claras e lógicas previamente delimitadas, levando à concretização dos objetivos de forma rápida e prática.

O plano de ação visa a conclusão de atividades em prazos estipulados, serve de base para a administração do tempo de um projeto ou solução de um problema.

Objetivos do Plano de Ação

• Definir e esclarecer objetivos de um projeto, serviço, ação ou solução de um problema;
• Identificar e designar atividades;
• Estimar recursos os necessários;
• Estabelecer prazos adequados para conclusão de cada atividade ou ação;
• Permitir controle sobre as atividades/ações.

Como elaborar um Plano de Ação?

A elaboração de uma plano de ação pode ser dividido em cincos etapas:

1- Iniciação

Se pudéssemos elencar um único ponto como o mais importante em um plano de ação seria o seu objetivo.

Para poder definir todo o restante e principalmente saber se o plano de ação foi bem-sucedido ou não, é fundamental saber o que se espera dele.

Dessa forma, o início do plano de ação está relacionado a definição de um ou mais objetivos para o plano.

2- Planejamento

Uma vez definido com clareza o objetivo com o plano de ação, o planejamento é a etapa que dará base a toda sua estruturação.

É aqui que deverão ser definidas as principais atividades necessárias para o atingimento do objetivo e os respectivos recursos para executá-las, assim como os respectivos responsáveis pela execução.

Nesta etapa, é importante elaborar um cronograma, determinando as atividades, prazos, recursos, prazo e responsáveis.

Para cada atividade identificada, deverá ser atribuído o consumo estimado de recursos físicos, humanos e financeiro, sempre que possível e necessário.

3- Execução

O plano de ação deve ter um responsável formal para acompanhamento da execução das atividades previstas, dentro dos prazos acordados.

Esta é a fase em que as ações planejadas no plano de ação serão colocadas em prática.

O executor deve analisar a execução de cada uma das atividades porque é nesta etapa que ficarão evidentes os eventuais erros e desvios que poderão prejudicar o andamento do plano.

4- Monitoramento

É fundamental também desenvolver estratégias para monitorar e acompanhar a evolução geral do plano de ação, bem como definir no cronograma os períodos em que se fará essa análise desempenho.

Quando identificado algum problema, deve-se listá-lo, identificar as suas causas e atribuir uma solução adequada para resolvê-lo.

Se necessário, não hesite em ajustar alguma etapa de seu plano para garantir a sua eficácia.

5- Encerramento

Muitas vezes negligenciada, é na fase de encerramento que o plano de ação deve ser revisto. Deve ser feito uma checagem formal para certificação de que todas as ações planejadas foram executadas corretamente.

O encerramento de um plano de ação ou de um projeto, é um momento muito importante para aprendizagem.

Nesse momento deve se verificar os erros e acertos. É a hora de elogiar os pontos positivos e de orientar e adotar ações (esclarecimentos, treinamentos) para evitar a repetição de erros cometidos.

Dicas Importantes

Um plano de ação deve ser simples e objetivo. De forma geral, é um documento elaborado em formato de tabela, contendo as informações importantes para a conclusão de ações estipulando prazos aceitáveis e negociados.

Não há um modelo especifico ou padrão, geralmente ele é adaptado a necessidade de cada usuário ou projeto.

Ele pode ser simples, com poucos campos para monitoramento ou mais abrangente conforme as características do projeto.

Para facilitar o entendimento de nossos leitores, vou fazer uma breve descrição de um modelo simples e um mais completo.

Metodologias de plano de ação

5W2H

O método de plano de ação 5W2H é uma ferramenta para tornar o planejamento de uma ação simples e fácil. Ele pode ser usado em diversas situações ao planejar uma ação, seja pessoal ou profissional.

O método consiste em definir os cinco “W”s e os dois “H”s de cada projeto, cujo nível de detalhes depende de suas necessidades:

What (o quê): o que será feito?

Why (por quê): qual o motivo dessa ação?

When (quando): quando isso deve acontecer?

Where (onde): aonde acontecerá?

Who (quem): quem é o responsável?

How (como): como será feito o processo?

How much (quanto custa): qual o orçamento e o custo do projeto?

PDCA

Essa segunda metodologia de plano de trabalho também leva nome estrangeiro. Trata-se da sigla para Plan, Do, Check and Act (Planejar, Fazer, Verificar e Agir). Aqui, a ideia é manter um circuito contínuo de controle e melhoria dos processos.

P – Primeiro, identificam-se as tarefas necessárias, o que leva à elaboração do plano de ação;

D – Em seguida, há a etapa de execução, na qual o plano se torna a prática diária;

C – Então, os gestores avaliam o que está sendo feito, comparando o planejamento à execução para identificar possíveis discrepâncias;

A – Finalmente, chega o momento de corrigir eventuais erros para padronizar e consolidar as ações. Isso pode levar a uma nova rodada de planejamento, reiniciando o ciclo PDCA.

A importância de definir um Plano de Ação

Realizar o Plano de Ação ajuda a saber exatamente o que fazer e as prioridades do momento, com um cronograma e metodologias corretas. Essa ferramenta traz maior produtividade para executar as atividades, além de trazer mais praticidade no processo de tomada de decisão.

O plano de ação é fundamental para colocar em prática os objetivos e as metas criadas no planejamento estratégico.

É possível também estabelecer a coleta e análise de dados, assim é possível propor soluções e consequentemente elevar o desempenho de pessoas na empresa.
O plano de ação serve para planejar e analisar continuamente as ações estratégicas, com a possibilidade de se adicionar indicadores de desempenho (KPI) no seu histórico e no seu progresso.

Se você deseja alcançar um objetivo de forma rápida e eficiente, o melhor recurso é utilizar o planejamento. Assim você obtém mais clareza e visão para a tomada de decisão. Ao realizar um planejamento, mesmo que simplificado, as chances de alcançar o objetivo são muito mais efetivas.

Quanto melhor for sua capacidade de planejar mais sucesso você terá em sua vida pessoal e profissional.

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Qual a importância de se ter um plano de ação?

Qual é a importância de elaborar um plano de ação antes de iniciar um projeto?

Qual a importância de um plano de projeto?

Qual a importância do plano de ação para o planejamento estratégico?