Qual a importância da gestão da administração financeira para as empresas?

Entenda melhor o papel da gestão financeira empresarial, quais são as práticas de gerenciamento e como a tecnologia pode solucionar os principais entraves.

A gestão financeira é uma das funções administrativas mais importantes em uma empresa. Responsável por planejar e controlar o uso dos recursos da organização, a gestão financeira influencia em todos os setores do empreendimento, pois o funcionamento de cada um deles depende do orçamento.

É graças à correta aplicação de recursos que as operações conseguem gerar lucro para a empresa. Fica evidente que a gestão financeira é estratégica. Apesar disso, essa área, comumente, emperra em barreiras como a dificuldade de estabelecer processos, falhas analíticas, perda de informação, planejamento ineficaz e erros de apuração.

Deficiências como essas levam a uma visão distorcida sobre a realidade financeira da organização, gerando prejuízos ocasionados por fatores como riscos não gerenciados, baixa competitividade, custos elevados e perda de oportunidades de negócio.

Neste artigo, você entenderá melhor o papel da gestão financeira empresarial, quais são as boas práticas de gerenciamento e como a tecnologia pode solucionar os principais entraves. Acompanhe!

Por que é importante realizar uma gestão financeira?

Para que uma empresa seja bem-sucedida, é importante que ela tenha uma estrutura administrativa eficiente e alinhada aos propósitos e objetivos do negócio. Mas como se consegue isso? Por meio do processo organizacional. É ele quem vai direcionar todas as ações para que as metas sejam alcançadas de forma consistente e contínua.

Podemos descrever processo organizacional como o grupo de funções administrativas que se dividem em cinco etapas:

• planejamento;
• direção;
• comunicação;
• controle;
• avaliação.

No esquema macro, que contempla a organização como um todo, a gestão financeira participa de várias fases, sobretudo no planejamento. Isso porque a gestão financeira tem como objetivo central o gerenciamento dos recursos da empresa.

Assim, ela é determinante para apontar quais são as limitações de recursos, oportunidades de investimentos e aferição de resultados obtidos. Todo negócio tem que gerar lucro para ser sustentável. Mas se não há uma boa gestão desses ganhos, como as operações serão financiadas?

É preciso, portanto, que a gestão financeira esteja alinhada ao processo organizacional. Sem ela, a empresa se expõe a riscos econômicos, como o de não obter (ou preservar) o capital de giro necessário para as operações do negócio, elevar o comprometimento com dívidas, entre outros.

Vale observar que as etapas do processo organizacional também devem estar presentes na organização do departamento responsável pela gestão financeira. Isto é, planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação precisam ser pensados para cada setor. Por isso é tão importante conhecer essas etapas. Confira!

Planejamento

O planejamento é a esfera do processo organizacional que se preocupa em verificar a realidade atual da empresa, avaliar oportunidades a serem alcançadas, definir objetivos futuros, elaborar meios para alcance das metas e projetar ações de acordo com cenários distintos.

Na gestão financeira, o planejamento é diferente, porém é mais específico. Deve se preocupar com a análise da situação financeira, identificar melhores possibilidades para o investimento ou uso dos recursos econômicos, definir resultados a serem alcançados, avaliar como as metas podem ser concretizadas e prever como se deve agir em diferentes cenários.

Existem três níveis de planejamento:

• estratégico;
• tático;
• operacional.

Planejamento estratégico

O planejamento estratégico cuida das projeções de longo prazo. Ou seja, para um período superior a cinco anos. Por isso, é um planejamento menos detalhado, que indica perspectivas a serem buscadas, mas de forma mais flexível, pois há possibilidade de mudança de cenários. Na gestão financeira, podemos usar como exemplo o planejamento de investimentos futuros, como a expansão do negócio.

Planejamento tático

No planejamento tático, o foco é o médio prazo, compreendendo um período que vai de um a cinco anos. Ele é um desdobramento do planejamento estratégico e traça atividades que devem ser adotadas para levar a organização a atingir seus objetivos. Aqui também é importante ter um grau de flexibilidade para adaptação frente à mudança de cenários.

Seguindo o exemplo da expansão do negócio, a gestão financeira se preocuparia, nesse caso, com o controle financeiro, definição de investimentos e, principalmente, potencialização dos resultados por meio das operações da empresa.

Planejamento operacional

No curto prazo, dentro do período de um ano, vem o planejamento operacional, que tem como principal característica a definição do plano de ações propriamente dito. Ou seja, como os processos devem ser conduzidos no dia a dia da empresa para dar sustentação aos planejamentos táticos e estratégicos. Aqui, são envolvidos todos os colaboradores. Na gestão financeira, consiste na definição dos processos financeiros diários.

Direção

A execução dos processos estabelecidos no planejamento depende do papel da liderança, que deve orientar as equipes para o cumprimento das funções de acordo com o que foi definido. Em gestão financeira, isso pressupõe o comando e a supervisão dos procedimentos que, em geral, são complexos, pois envolvem registros, cálculos e controles financeiros.

Comunicação

Comunicar é ação essencial em todos os momentos. A interlocução transparente e objetiva favorece a execução dos trabalhos e o alcance dos objetivos.

Controle

O controle deve se preocupar com a verificação dos processos, com a intenção de avaliar se eles estão sendo executados conforme o que foi planejado. Assim, é possível adotar medidas de correção de forma preventiva, evitando a ocorrência de erros, retrabalhos ou desvio de propósitos.

Avaliação

A avaliação concentra a mensuração dos resultados. Para isso, é importante que desde o planejamento haja clareza quanto aos indicadores que devem ser adotados. Além disso, para fazer uma análise de resultados eficiente é preciso ter o registro de todos os dados necessários à apuração. Avaliar é uma etapa fundamental no processo organizacional, pois é ela quem vai indicar se o planejamento e os processos definidos geram retorno para o negócio.

Quais as principais funções da gestão financeira?

Como demonstramos, dentro do processo organizacional a gestão financeira cumpre papéis importantes na estratégia do negócio. Na prática, deve executar funções que aprimorem os resultados e garantam o melhor aproveitamento de recursos.

Destacaremos as principais funções a seguir. Acompanhe!

Planejamento e análise financeira

Todo processo começa com o planejamento. Isso porque ele estabelece parâmetros e direções a seguir. No caso da gestão financeira, podemos compreender melhor essa etapa de acordo com a definição feita pelo doutor José Eduardo Zdanowicz, autor do livro “Planejamento Financeiro e Orçamento”:

É através do planejamento financeiro e orçamento que se poderá visualizar as medidas que deverão ser executadas, bem como as expectativas a respeito do futuro da empresa. As decisões importantes, quando embasadas no planejamento e controle financeiros, têm grande possibilidade de serem eficazes e darem certo na empresa.

O planejamento financeiro acompanha o planejamento estratégico da empresa. Isto é, ele deve indicar como os recursos devem ser utilizados para alcançar os objetivos traçados. É por isso que Zdanowicz faz a associação entre planejamento financeiro e orçamento, pois, na prática, tudo dependerá do orçamento disponível.

Todos os direcionamentos do negócio devem considerar os custos para dimensionar qual será o impacto financeiro, as perspectivas de retorno dos investimentos e se há ou não recursos suficientes para sustentar as metas da empresa.

É por isso também que a análise financeira é parte indispensável nesse processo. Afinal de contas, é preciso ter uma noção exata da situação econômica da empresa para só então montar um plano de ações.

Como é possível observar, planejar, orçar e analisar as finanças são funções que devem ser conduzidas de forma unificada. Importante lembrar que cumprem um papel estratégico para o negócio.

O planejamento financeiro deve conter:

• projeção para o futuro;
• ações a serem adotadas;
• custos e benefícios quanto ao que deve ser feito;
• recursos disponíveis e necessários ao plano de ações;
• padrões a serem seguidos;
• métricas de mensuração dos resultados.

Aplicação dos recursos financeiros

Uma atribuição decorrente do planejamento é o plano de aplicação dos recursos financeiros, que nada mais é do que uma previsão de desembolsos necessários para colocar em prática o planejamento de uma empresa ou de projetos específicos.

Como é possível notar, todas as ações da organização dependem de recursos. O custo é, portanto, inerente à atividade empresarial. Isto é, qualquer propósito dependerá de investimentos, por menores que sejam, como a aquisição de matéria-prima.

A aplicação de recursos compreende:

• recursos físicos, como equipamentos, imóveis e materiais diversos;
• recursos humanos, compreendendo processos que vão desde a atração até a retenção de talentos;
• recursos de gestão, alinhados às estratégias do negócio.

Na gestão financeira, definir a aplicação de recursos requer a definição de prioridades, já que é preciso distribuir os recursos em áreas distintas, como as que citamos acima (recursos físicos, humanos e de gestão).

Voltamos, portanto, ao planejamento que vai indicar quais são as condições econômicas do negócio, as ações definidas para atingir os resultados esperados e a análise entre custo e benefício, facilitando, assim, a tomada de decisões.

Controle sobre contas a receber e a pagar

Gerenciar as contas a pagar e a receber é, na verdade, controlar receitas e despesas. São duas pontas com focos distintos. Veja:

Análise de crédito e cobrança

Nas empresas que oferecem crédito aos clientes, a gestão financeira compreende, ainda, funções relacionadas à análise de crédito e cobrança. São procedimentos que têm como objetivo principal minimizar riscos ao negócio. Ou seja, dependem de rigorosa análise.

O papel da gestão financeira é elaborar a política de crédito da organização, documento que deve abranger questões como os riscos ao negócio, critérios de concessão de crédito, impacto nas estratégias da empresa, entre outros.

Uma das medidas mais importantes nesse contexto é a avaliação em relação à capacidade de tolerância a perdas por parte da empresa. Esse tipo de análise é feita com base na verificação das finanças empresariais e projeções de retorno e prejuízos. Assim, é definido o limite máximo de crédito a ser concedido.

Nas operações diárias, a análise de crédito consiste na aplicação da política de crédito, considerando as seguintes etapas práticas junto aos clientes:

• obtenção de dados cadastrais;
• verificação de restrições de crédito;
• análise do score de crédito;
• avaliação do comprometimento da renda.

A liberação de crédito é um processo que deve ser acompanhado e controlado rigorosamente, pois indica, também, quando e como agir quanto à cobrança de débitos. É importante para a gestão financeira que créditos a receber não fiquem parados para não comprometer as finanças da empresa.

Administração do fluxo de caixa

O fluxo de caixa controla a entrada e a saída de recursos no dia a dia da organização, registrando resultados diários e também fazendo projeções alinhadas às contas a pagar e a receber. Entretanto, no fluxo de caixa, conhecido também como geração de caixa, há um cuidado especial em avaliar a origem das receitas de forma mais estruturada.

Isso porque o fluxo de caixa é uma excelente ferramenta de gestão para indicar se as operações da empresa estão gerando o retorno esperado. Nem sempre nos damos conta, mas é possível que um negócio gere resultado operacional negativo, mas tenha um fluxo de caixa positivo. Isso é um problema, pois se for analisado só o resultado final, pode-se ficar com a falsa ideia de que a empresa vai bem quando, na verdade, é o contrário.

Para entender melhor, é preciso saber que o fluxo de caixa é dividido em três fluxos distintos:

• fluxo de caixa das operações (FCO): indica o quanto a empresa gera de caixa;
• fluxo de caixa de investimento (FCI): indica o valor investido em ativos;
• fluxo de caixa de financiamento (FCF): indica as movimentações de capital próprio e de terceiros.

Agora considere o seguinte exemplo, em que duas empresas (A e B) alcançaram o mesmo valor final no fluxo de caixa, mas com origem de recursos muito diferentes:

Como foi possível observar, duas empresas com mesmo resultado financeiro têm uma saúde econômica muito diferente por conta da origem das receitas. É por conta disso que a gestão financeira depende de um rigoroso detalhamento de informações e utiliza demonstrativos de fluxo de caixa para fazer as análises necessárias, cujo modelo básico é o seguinte:

Observe que a quantidade de informações necessárias para a elaboração do fluxo de caixa é abrangente e precisa ser repassada por setores distintos. Controlar esse tipo de informação é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas, por isso é fundamental que a transmissão de dados seja automatizada nesse processo.

Como implantar uma gestão financeira eficiente no seu negócio?

Até aqui demonstramos os desafios impostos à gestão financeira, que precisa dar conta de uma série de tarefas para viabilizar o giro da empresa como um todo. São processos que requerem, como demonstramos, análise, planejamento, controle e apuração de resultados.

Mas como colocar todas essas atribuições em prática? Esse é um questionamento que contempla inúmeras respostas. Cada empresa tem seus próprios métodos e processos e nem sempre o que funciona para outra é viável para outra. Apesar disso, existem práticas que são comuns a todas e que, quando bem executadas, geram resultados rapidamente. Destacamos cinco funções principais:

• mapeamento de custos;
• planejamento financeiro;
• administração do fluxo de caixa;
• controles periódicos;
• automação de processos.

Embora a gestão financeira não se restrinja a esses pontos, consideramos que eles podem influenciar positivamente nos demais processos relacionados às finanças da empresa. Confira em detalhe como usá-los na implantação das práticas gerenciais:

Fazer o mapeamento de custos

Como foi demonstrado logo no início deste post, conhecer a realidade econômica da empresa é um dos pressupostos básicos da gestão financeira. Em todas as análises necessárias, o conhecimento sobre custos precisa ser considerado. Além disso, acompanhar de perto as despesas é fundamental para aumentar a eficiência do negócio.

É por isso que começamos destacando a importância do mapeamento de custos, que nada mais do que um relatório, ou mapa, de todos os valores usados para custeio. Um mapa de custos eficiente deve conter:

• divisão da empresa em centros de custos;
• grupos de despesas e respectivos valores;
• custos com depreciações;
• provisionamentos.

Elaborar um planejamento estratégico

O planejamento estratégico, conforme explicamos anteriormente, é a elaboração de planos para o longo prazo. Ele precisa estar alinhado às estratégias de negócio, pois concentra-se em definir como serão alcançados os objetivos.

É importante que o planejamento estratégico tenha uma estrutura coerente, contendo, pelo menos, seis etapas:

1. definição dos objetivos;
2. análise do cenário externo;
3. análise interna (organizacional, sobretudo, financeira);
4. proposta de alternativas;
5. formulação do plano estratégico;
6. implementação.

Vale destacar que as etapas 2 e 3 são dedicadas ao diagnóstico, que abrange os ambientes externo e interno. Novamente, os dados relacionados às finanças da empresa são imprescindíveis. Isso demonstra o quanto é importante ter um sistema de controle e registro de processos, facilitando a obtenção das informações.

A implementação dependerá do que estiver previsto nos planejamentos tático e operacional. A gestão financeira, dessa forma, precisa manter a coerência entre o que foi programado para o longo prazo com as ações a serem adotadas no médio e curto prazos.

Administrar o fluxo de caixa

A administração do fluxo de caixa precisa ser detalhada o suficiente para fornecer as informações necessárias à tomada de decisão, como a origem dos recursos e das despesas, seguindo a lógica que destacamos anteriormente.

Uma prática que favorece o controle é trabalhar com previsões. Funciona da seguinte maneira: por meio dos dados e perspectivas já disponíveis, projeta-se os resultados a serem alcançados. Conforme essas movimentações se concretizam, elas são lançadas no fluxo para atualização dos dados.

É possível perceber que a administração do fluxo de caixa requer atenção e adoção de relatórios padronizados, favorecendo, assim, o gerenciamento no dia a dia. Outro desafio é obter dados precisos, o que torna fundamental o uso de sistemas integrados.

Realizar controles diários, semanais, mensais e anuais

Você deve se lembrar que no início deste post citamos que a gestão financeira é parte de um processo organizacional bem estruturado. E, também, que o processo organizacional se divide em cinco etapas:

• planejamento;
• direção;
• comunicação;
• controle;
• avaliação.

Assim, começamos a organizar a gestão da empresa com o planejamento, que deve prever métricas para mensuração de resultados, e concluímos, justamente, verificando se os objetivos foram alcançados. Afinal, não tem outra maneira de conferir se os objetivos foram alcançados ou não.

Existem inúmeras maneiras de mensurar desempenho em qualquer área da empresa. Na gestão financeira, entretanto, é o comum a utilização de relatórios e demonstrativos. Embora seja um padrão mais técnico e alinhado à esfera contábil, eles são também bastante eficientes pelo formato padronizado e métodos bem conhecidos, como demonstrativos de resultados e balanços patrimoniais.

Ao adotar relatórios para fazer a apuração de resultados, é fundamental manter a periodicidade, a fim de que seja possível comparar resultados entre os períodos. Confira alguns exemplos:

• controle diário: fluxo de caixa, conciliação bancária, balancete de verificação, controle de contas a pagar e a receber;
• controle semanal: conferências de estoques, caixa e contas;
• controle mensal: demonstração de resultados dos exercícios (DRE), balanço patrimonial;
• controle anual: balanço patrimonial, DRE.

As informações apuradas nesses documentos devem ser usadas de forma estratégica, ou seja, precisam ser consideradas na tomada de decisões e na correção de planos.

Utilizar ferramentas de automação de processos

Planejar, executar e controlar são atributos essenciais à boa gestão. Mas você deve ter verificado que são procedimentos criteriosos e que demandam muita informação. É quase impraticável adotar um método de gestão financeira sem fazer uso de recursos tecnológicos capazes de automatizar processos.

Uma empresa do varejo, por exemplo, assume riscos ao não informatizar seus processos, pois são grandes as chances de que informações importantes sejam perdidas. O mesmo vale para organizações de outros segmentos, independentemente do porte.

Entre as práticas diárias de gestão de financeira, destacamos a conciliação bancária. Trata-se da conferência entre lançamentos e saldo em conta. É um processo, portanto, que todos os dias exige tempo de análise. Só que hoje já é possível automatizar esse procedimento. Isso resulta no melhor aproveitamento dos recursos humanos, que podem se dedicar a atividades estratégicas, na menor ocorrência de erros e, consequentemente, na redução de custos.

As vantagens principais da automação financeira abrangem:

• redução de custos;
• agilidade na execução das tarefas;
• geração de dados estratégicos;
• otimização de recursos;
• maior eficiência financeira e operacional.

A gestão financeira é, portanto, aprimorada com a adoção de processos automatizados. Dessa forma, consegue aproveitar melhor as oportunidades de mercado sem elevar excessivamente custos com análises, além de fortalecer o controle de riscos financeiros.

Lembre-se: a gestão financeira é uma engrenagem de sustentação da empresa e, por isso, precisa ser constantemente aprimorada.