Em um contexto econômico de recessão e grande nível de competitividade, a implementação do Sistema de Gestão de Qualidade proporciona, além da ampliação dos mercados, uma série de vantagens para as empresas como a melhoria do nível de organização interna, elevação do nível no controle da administração e aumento da produtividade.
Apesar das vantagens, a implantação é um momento crítico, pois exige planejamento, preparação e muita resiliência por parte de todos os colaboradores da empresa.
Para ajudar você a minimizar os riscos e ter sucesso na implantação, elaboramos este artigo com 5 dicas práticas. Confira!
1. Envolva todos os colaboradores no processo
Ao iniciar o processo de implementação do Sistema de Gestão da Qualidade, o comprometimento de todos os agentes envolvidos é fundamental, seja interferindo na qualidade dos produtos e processos ou no suporte para produto e distribuição.
Por isso, uma comunicação clara e treinamento contínuo são elementos essenciais no desenvolvimento do sistema. Para obter sucesso é válido reforçar a participação dos funcionários e estimulá-los para alcançar a melhoria contínua e a qualidade total na sua empresa. Um processo de sensibilização logo no início costuma ser eficiente.
2. Defina indicadores de desempenho
Nessa etapa é importante a definição de métricas e KPI’s que serão medidos nos processos e produtos. Entre eles estão:
- caixas por hora;
- acuracidade na entrega;
- % de desperdício;
- índice de atendimento de pedido;
- custos operacionais, entre outros.
Uma coisa importante nessa etapa é não errar pelo exagero, ou seja, não adianta escolher vários indicadores se você não vai conseguir monitorá-los posteriormente. É importante que você opte pelos indicadores mais relevantes à necessidade do seu cliente, trazendo informações-chave para a empresa.
3. Determine o método de coleta de informações
Defina o intervalo de tempo em que serão coletados os indicadores. Recolhimentos frequentes de dados oferecem mais confiabilidade ao resultado, porém custam mais caro. Também é importante definir se a coleta será manual ou automatizada.
Se a coleta for manual, haverá a necessidade de mais funcionários, maior tempo de trabalho e as informações ficam armazenadas de forma menos segura. Sendo automatizada, haverá maior facilidade no fluxo de informação, trazendo agilidade ao processo e oferecendo mais segurança às informações da empresa.
E para tomada de decisão, os argumentos estarão no próprio negócio. Qual o tamanho da sua produção? Qual o nível de detalhamento da informação desejada? Quantos funcionários estão treinados para a realização do controle de qualidade? Esses são alguns exemplos.
4. Controle o desempenho dos indicadores definidos
Definidas as informações, agora é o momento de escolher quem realizará o monitoramento dos indicadores, a periodicidade do acompanhamento e quais as ações devem ser tomadas quando os indicadores estiverem fora do controle.
Para se ter um acompanhamento mais eficiente, a utilização de um sistema que atualize e notifique as ocorrências facilita o processo de acompanhamento, permitindo ao gestor entrar na análise apenas para os casos que necessitem de sua atenção direta.
5. Pratique a gestão de qualidade continuamente
Após a implementação do Sistema de Gestão da Qualidade, é necessário ter foco na manutenção e melhoria contínua de processos e produtos, implementando as sugestões dadas por funcionários, clientes e pelo gestor da qualidade e ampliando o sistema a todas as partes do processo a fim de garantir a excelência.
Implantar a Gestão de Qualidade é um grande desafio. Apesar disso, traz uma série de benefícios como a melhoria dos produtos, processos mais eficientes e redução dos custos, possibilitando a satisfação do cliente, fidelizando-o e, dessa forma, gerando mais lucros para a empresa.
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Implantar um sistema de gestão da qualidade é um método eficaz para controlar, padronizar e medir os resultados. É benéfico para a empresa por auxiliar na qualidade dos serviços e redução de custos. E com a melhoria contínua dos processos, os clientes tornam-se mais satisfeitos e a empresa garante uma imagem positiva no mercado. Os sistemas voltados para a gestão da qualidade trabalham com
diretrizes e princípios que são aplicados em cada um dos processos realizados pela empresa, evitando falhas, retrabalho e desgastes com a resolução de questões que podem ser automatizadas. Por isso, se o seu objetivo é garantir melhores resultados para sua empresa, a implantação de um sistema de gestão da qualidade é a solução que você precisa. Duvida? Continue a leitura deste artigo e confira 10 motivos para implantar um sistema de gestão da qualidade. O sistema de gestão da qualidade auxilia a empresa a alcançar os objetivos definidos no seu planejamento estratégico. Esse tipo de sistema assegura maior confiabilidade, segurança e estabilidade em relação às técnicas e processos utilizados pela empresa. Como a meta é garantir que os serviços/produtos tenham a maior qualidade possível, a implantação de um sistema com essa função garante a padronização, integração e alinhamento dos processos de todos os
setores da empresa. Organizando a parte operacional, sobra mais tempo para cuidar de ações mais estratégicas.1. Melhorar a
performance empresarial
2. Aumentar a produtividade
Atualmente, a produtividade é uma das maiores preocupações das empresas. Isso porque quanto mais produtiva for a companhia, maiores serão os lucros. Nesse sentido, o sistema de gestão da qualidade é essencial, pois com a organização correta dos processos e definição de responsabilidades, a empresa consegue aumentar a quantidade de artefatos produzidos sem perder a qualidade.
Com o aumento da produtividade, a empresa ganha com a redução do tempo gasto nos processos e o aumento do lucro. Além disso, com os processos devidamente organizados, os índices de falhas e desperdício reduzem significativamente.
3. Evitar o retrabalho
Se tem algo que demanda muito tempo e desgasta a equipe é o retrabalho. Esse tempo gasto para corrigir processos poderia ser utilizado para solucionar problemas reais da empresa e até mesmo para focar na melhoria das atividades. É um custo extremamente alto, mas que pode ser evitado com o uso de um sistema de gestão da qualidade.
Com a automação da gestão da qualidade por meio do uso de um software de gestão, a empresa reduz a quantidade de processos manuaise, consequentemente, as falhas decorrentes deles. Além do mais, o trabalho não precisa ser refeito várias vezes para que se alcance a qualidade esperada.
4. Estabelecer boas práticas de produção
Toda empresa precisa seguir padrões de qualidade, entretanto, sem um sistema de gestão da qualidade eficaz essa tarefa se torna extremamente complicada. É impossível estabelecer e acompanhar boas práticas de produção de forma manual, pois o controle de resultados não funciona de forma eficaz.
Por meio do sistema de gestão é possível estabelecer técnicas mais modernas e adequadas de produção.
5. Garantir uma gestão estratégica da equipe
Quando um trabalho é realizado de forma manual, é necessário que os colaboradores dediquem maior tempo para a sua execução. O fato é que muitas dessas atividades podem ser automatizadas, o que reduziria o tempo gasto para executá-las. Desse modo, a sua equipe passa a dedicar tempo e esforço para executar tarefas que exigem maior envolvimento com o cliente.
Assim, você deixa a sua equipe mais satisfeita com as condições de trabalho. Não tenha dúvidas de que ao deixar com que seus colaboradores atuem de forma mais estratégica eles se tornarão mais motivados e envolvidos com os objetivos da empresa.
6. Reduzir os custos
A partir do momento em que você implanta uma gestão mais eficiente com a redução do tempo de produção, maior qualidade dos produtos e serviços e garante a satisfação de clientes e colaboradores, os custos da sua empresa são reduzidos de forma significativa.
Além do aumento da margem de lucro, a sua empresa assegura maior vantagem competitiva no mercado — o que, consequentemente, pode gerar ainda mais benefícios para a organização.
7. Tomar decisões mais acertadas
Definir a prioridade dos investimentos, necessidade de implantação de novos recursos, equipamentos e métodos de trabalho, novas contratações e outras decisões estratégicas exigem certeza e segurança por parte do empresário.
Ao utilizar um sistema de gestão da qualidade fica mais fácil tomar essas decisões. O sistema organiza e faz a gestão de informações. Além disso, ele emite relatórios eficientes capazes de subsidiar as decisões estratégicas. Você consegue ter uma visão ampla e sistêmica dos indicadores de performance e consegue monitorá-los de forma automática.
8. Desenvolver uma cultura da qualidade positiva
A cultura da qualidade é semelhante à cultura organizacional, pois precisa ser incorporada no dia a dia da empresa. Para que a cultura da qualidade funcione é preciso ter estratégias eficazes para a disseminação e controle das ações.
É interessante integrar as atividades por meio da utilização de sistemas de gestão, treinamentos de equipes e acompanhamento de resultados. A partir disso, a empresa consegue estabelecer uma cultura da qualidade efetiva, benéfica e positiva tanto para a organização, quanto para seus clientes internos e externos.
9. Garantir a legalidade da empresa
Provavelmente você já sabe que existe uma série de normas e leis que trata sobre a qualidade de produtos e serviços prestados pelas organizações. Todavia, acompanhar todas essas informações demanda tempo e conhecimento específico sobre a legislação brasileira.
Embora as leis variem de acordo com o segmento de cada empresa, um sistema de gestão de qualidade pode auxiliar no acompanhamento das atualizações de leis e normas técnicas, como a ISO 9001, evitando que a empresa sofra penalizações legais em caso de descumprimento.
10. Satisfação do cliente
O sistema de gestão da qualidade garante maior satisfação do cliente, já que por meio dele a empresa consegue garantir que as necessidades e desejos do cliente sejam atendidos.
A melhoria dos processos internos, como redução do tempo de produção e maior qualidade dos produtos, satisfaz o cliente e aumenta a sua credibilidade em relação à marca. Por isso, estes 10 motivos para implantar um sistema de gestão da qualidade devem ser observados.
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