Ferramenta fundamental na gestão de projetos, o gerenciamento das partes interessadas é um dos domínios mencionados no PMBOK e interfere na performance e gestão de projetos. Confira abaixo os detalhes de como a Berkan direciona a utilização desse conceito.
No dia 30 de junho a Berkan compartilhou o post: as aplicações da gestão de projetos para garantir performance, no qual mencionamos como a combinação adequada de processos, ferramentas e técnicas definidas no Project Management Body of Knowledge (PMBOK), garantem um gerenciamento de projetos de qualidade. Dentre os oito domínios estipulados pelo PMBOK, o gerenciamento das partes interessadas é o domínio de desempenho de projetos que abordaremos detalhadamente no texto de hoje para entender como ele interfere no resultado da gestão de projetos.
Inicialmente é importante entender que a principal função de cada um dos oito domínios de desempenho é elevar a eficácia das entregas de um projeto. Para isso, cada um deles executa, de forma independente, um grupo de atividades relacionadas ao objetivo final, resultando em soluções integradas que permitem a entrega do projeto e seus resultados planejados de forma satisfatória.
O gerenciamento das partes interessadas
O gerenciamento das partes interessadas, conhecidas também como stakeholders, é responsável por conduzir o relacionamento com indivíduos, grupos ou organizações que podem impactar ou sofrer impacto pelo projeto. Por exemplo: colaboradores, fornecedores, acionistas, órgãos reguladores, organizações financeiras e outros. Ou seja, grupos que têm influência direta na performance do projeto e que desempenham um papel fundamental no resultado do dia a dia dos negócios.
Fonte: PMBOK
Sendo assim, as partes interessadas estão inclusas em todas as fases do projeto, desde a apresentação de requisitos e o escopo da equipe, durante a elaboração do planejamento – ao determinar critérios de aceitação, até a hora de mensurar a qualidade e os resultados do projeto.
De acordo com o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos present e no PMBOK, o gestor deve criar um plano de gerenciamento das partes interessadas, que será responsável por garantir a melhor relação entre os stakeholders e a empresa. O plano é dividido em quatro etapas apresentadas abaixo.
Primeira etapa: identificação das partes interessadas
Mapear as pessoas, grupos ou organizações que são afetadas ou afetam o projeto, seu desempenho ou resultados. Para cada um desses grupos é importante identificar e pontuar algumas variáveis, sendo elas: estudo dos interesses, expectativas e necessidades.
Segunda etapa: planejamento do engajamento das partes interessadas
Baseado na análise dos dados acima, expectativas e participação dos stakeholders no projeto, o gestor identifica e prioriza aqueles que apresentam maior envolvimento com a proposta. Feito isso, o gestor está pronto para elaborar estratégias de engajamento com as partes interessadas, além de estudar formas de reduzir a resistência e aumentar o suporte desse grupo ao projeto.
Terceira etapa: gerenciamento do engajamento das partes interessadas
Com o plano de engajamento em mãos, é hora de executar as estratégias mapeadas que devem atender às necessidades e expectativas dos stakeholders, utilizando iniciativas de comunicação e interação.
Quarta etapa: monitoramento do engajamento das partes interessadas
Por fim, é importante realizar o monitoramento dos stakeholders, por meio do controle da participação, status e progresso das estratégias estipuladas no plano de engajamento com as partes interessadas. Além disso, nesta etapa podemos modificar procedimentos de engajamento que não estejam gerando os resultados esperados, conforme a necessidade proposta no desenvolvimento do projeto.
Atenção a manutenção
É importante ressaltar que as etapas do processo para o gerenciamento das partes interessadas podem e devem ser atualizadas frequentemente, pois à medida que o projeto avança é possível que as expectativas mudem, os stakeholders mapeados inicialmente não estejam mais envolvidos ou novas partes interessadas ingressam no projeto.
Conforme apresentado, cada variável e detalhe na relação com os stakeholders irá influenciar diretamente na credibilidade e sucesso do seu negócio. Por isso, a Berkan investe em uma equipe multidisciplinar que está apta a colocar em prática cada um dos aspectos mencionados acima e atender com excelência,de acordo com as especificidades do setor de cada negócio.
Giovanna Borges e Olykver Uchoa – Berkan Auditoria & Consultoria