Uma empresa precisa de uma série de documentos fiscais para estar em dia com seus tributos e poder justificar seus custos e seus lucros. De forma geral, as notas fiscais documentam uma transação e também serve para recolhimento de impostos de transações comerciais. Por este motivo merece uma atenção especial em empresas de todos os tamanhos.
Ela se encaixa em documentos fiscais, que sempre deve ser fornecido nas transações de produtos ou serviços.
O que é NFCe?
A nota Fiscal do Consumidor eletrônica (NFC-e) -e um documento emitido para o consumidor final. Sua função consiste em oferecer as informações sobre o produto adquirido, como valor de compra, tributos e demais características. A emissão da NFC-e é fundamental para fins de fiscalização e comprovação tributária.
A NFCe Faz parte do SPED Fiscal (sistema público de escrituração digital). O Sistema Público de Escrituração Digital é um sistema informatizado criado pelo governo federal para integrar as esferas municipal, estadual e federal no que tange ao controle do relacionamento entre o fisco e os contribuintes. Ou seja, ele vem para regulamentar os lançamentos fiscais das empresas, com o intuito de que todas prestem contas da mesma maneira, facilitando assim a fiscalização.
Ele foi dividido inicialmente em três grandes projetos, hoje em andamento:
SPED Fiscal
O Sistema de Escrituração Fiscal Digital consiste num arquivo digital emitido pelas empresas para fins de registro e apuração de informações sobre os impostos IPI – Imposto sobre Produto Industrializado e ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços. A apuração o SPED Fiscal é mensal e obrigatória para todas as empresas que possuem incidência de IPI e ICMS.
Os conceitos dos três pilares principais do SPED são bastante complexos, por isso, é importante consultar um contador para auxiliá-lo no entendimento do SPED e outras questões importantes referente a empresa! Além disso, o Bling possui SPED integrado ao seu sistema, facilitando a gestão da sua empresa!
Quem precisa emitir a NFCe?
Através da Resolução 5.234/2019 alterada pela 5.291, de 13/09/2019, ficam obrigados os contribuintes que emitam Nota Fiscal de Consumidor Modelo 2 e Cupom Fiscal ECF, à emissão da NFC-e desde:
- março de 2019 (Novos contribuintes no estado a contar de 06/02/2019);
- abril de 2019 (Contribuintes CNAE: 4731-8/00 Comércio Varejista de Combustíveis e Contribuintes com Receita Bruta em 2018 superior a 100 milhões);
- julho de 2019 (Contribuintes com Receita Bruta em 2018 entre 15 milhões e 100 milhões);
- outubro de 2019 (Contribuintes com Receita Bruta em 2018 entre 4,5 milhões e 15 milhões);
- Fevereiro de 2020 (Contribuintes com Receita Bruta inferior a 4,5 milhões E os demais contribuintes);
- Fica facultativa a opção a partir de 01/03/2019 aos contribuintes que ainda não estão obrigados, porém após o credenciamento para emissão de NFC-e fica vedado a emissão de Nota Fiscal de venda a Consumidor modelo 2 e Cupom Fiscal pelo ECF.
Aos contribuintes que possuem ECF já autorizados:
- Fica facultada a utilização por até 9 meses contados das respectivas datas de obrigatoriedade ou até que finde a memória do equipamento, o que ocorrer primeiro.
- Vencido esse prazo fica cancelado automaticamente a autorização de uso do ECF.
- Se emitido Nota Fiscal de Venda a consumidor, modelo 2, ou Cupom Fiscal após este prazo serão considerados falsos.
ATENÇÃO: Essa obrigatoriedade não se aplica ao Microempreendedor Individual (MEI). O Credenciamento deverá ser feito junto a SEF-MG, que fornecerá um Código de Segurança do Contribuinte, que será utilizado para autenticação da DANFE NFC-e.
Requisitos para emitir a NFCe
Para a emissão da NFC-e, alguns requisitos são necessários:
- Acesso à internet;
- Credenciamento na SEFAZ (permissão para emissão);
- Desenvolver ou adquirir um programa emissor de NFC-e;
- Obter o certificado digital no padrão ICP – Brasil (contendo o número do CNPJ do estabelecimento do contribuinte);
- Inscrição estadual da empresa em dia;
- Ter o Código de Segurança do Contribuinte (CSC).
Como posso emitir a NFCe? Conheça passo a passo!
A emissão da NFCe funciona em tempo real e por isso toda a comunicação entre contribuinte e FISCO acontece instantaneamente através de um software emissor. No caso o Bling e na hora de concretizar uma venda no frente de caixa da sua loja os dados são preenchidos e transmitidos diretamente à SEFAZ através de uma conexão com a internet.
A resposta do FISCO também acontece imediatamente, liberando a DANFE-NFCe, que a partir desse momento, já pode ser impressa e entregue ao cliente.
Para o funcionamento da NFCe dois elementos são fundamentais: o software emissor e o certificado digital. O software emissor é responsável pela emissão da nota, já o certificado digital tem o papel de fornecer a assinatura digital, garantindo a segurança das informações apresentadas.
Na falta de internet, é possível realizar a emissão de NFCe em modo de contingência. Ao retornar a internet, o software emissor de NFCe transmitirá os dados para a Sefaz autorizando a operação. Confira o passo a passo:
- Verificar o cadastro com o Estado: Isso envolve estar em dia com a inscrição estadual, obter o Código de Segurança do Contribuinte (CSC) junto à SEFAZ e verificar o cronograma de obrigatoriedade e identificar em qual data sua empresa se enquadra.
- Verificar Sistemas: O certificado digital precisa ser o A1 ou A3. Recomenda-se o certificado A1, uma vez que o mesmo pode ser replicado nos PDV`s (caixas);
- Infraestrutura: Conexão com a internet, equipamentos com sistema atualizado, e impressora para imprimir as notas se o cliente solicitar e antivírus sempre atualizado, já que pode ser um processo que deixa a sua rede vulnerável.
- Cadastro de produtos: O cadastro correto dos produtos é fundamental para que o sistema faça as notas fiscais de acordo com o que foi registrado.
- Treinamento de equipe: O processo de venda da NFC-e tem diferenças relevantes em relação ao processo da ECF. É importante a equipe estar preparada para as contingências e as rejeições.
O que é o DANFE – NFCe?
O documento encaminhado ao destinatário juntamente com a mercadoria se chama DANFe. É o auxiliar que representa a nota fiscal eletrônica previamente emitida. Nesse documento encontra-se a chave que permite acesso à consulta da NF-e, junto ao código de barras que simplifica o processo de confirmação das informações realizado pelas unidades fiscais. É muito importante lembrar que o DANFe não substitui a nota fiscal eletrônica – afinal, ele é apenas uma versão desta.
A emissão do DANFe é fundamental para realizar o envio de mercadorias de acordo com a lei, evitando possíveis multas em decorrência da falta deste documento.
Após executar o preenchimento dos dados pertinentes à nota fiscal eletrônica, você deverá encaminhá-la para o site da SEFAZ, a fim de validar suas informações. Com todas as indicações aprovadas, a NF-e é imediatamente liberada para a emissão.
O próximo passo é a impressão do DANFe. Com todas as informações inseridas corretamente na nota fiscal eletrônica e sua aprovação frente à SEFAZ, temos a etapa mais simples: solicitar a versão DANFe online ao sistema e encaminhar para impressão.
Ao utilizar o mesmo software que emite a nota fiscal, as chances de haver divergências no DANFe são reduzidas. Lembrando que qualquer erro no preenchimento pode ocasionar a rejeição pela Secretaria da Fazenda.
Rejeição da NFCe: saiba o que fazer
Quando enviada para a SEFAZ, a NFC-e passa por uma aprovação, rejeição ou contingência. Pode acontecer de ela ser rejeitada e acaba dando transtorno para a operação e o varejista recebe um prazo de 24 horas para fazer as alterações nas operações e enviá-la novamente a SEFAZ, caso esse prazo não seja cumprido, o estabelecimento fica passível de multa.
A rejeição de uma nota pode acontecer por fatores: erro nos dados do varejista, do cliente ou no cadastro dos produtos.
Para Evitar rejeições da NFC-e, é impoortante que o sistema de gestão seha especializado no varejo, para que sua loja realize validações no cadastro de produtos.
O que é NFCe em contigência?
Tome como base a utilização de NFCe em casos de excessão, em um cenário onde a empresa esteja impossibilitada de emitir as NFC-e’s em modo normal, a SEFAZ disponibiliza a opção de emissão em Contingência, que nada mais é do que uma nota sem autorização da SEFAZ. Ela é comumento utilizada quando houver problemas técnicos de comunicação com a SEFAZ, e prazo para o envio da NFC-e emitida em contingência à SEFAZ deve ser de até 24 horas após sua emissão .
De toda a forma, A NFC-e emitida em Contingência deve conter todos os detalhes da venda, como data, hora e a informação de que foi emitida em contingência.
Existem algumas modalidades diferentes de emissão em contingência:
- Contingência Off-line (não é necessário o uso de série ou papel especial, um formato menos burocrático. Essa opção garante o controle do FISCO e diminui o risco operacional para o varejista. As notas devem ser enviadas para a SEFAZ até o final do primeiro dia útil após a emissão da NFC-e.
- Contingência EPEC ( Evento Prévio da Emissão em Contingência) (transmissão é feita diretamente para o Ambiente da Receita Nacional e posteriormente, quando a SEFAZ ficar disponível, as NFC-e’s devem ser retransmitida).
Quais as vantagens da NFCe para o consumidor?
Entre as vantagens da Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFCe), talvez a principal seja a dispensa de emissão de cupom fiscal.
É possível imprimir as notas ao consumidor em impressoras comuns, sem necessidade de autorização da Sefaz. A simplificação e diminuição do processo e obrigações como lacres, cessação, revalidação, etc, passam a não ser mais necessários para quem emitir NFC-e.
Para as empresas que têm mais do que unidade operacional, também não se faz mais necessária a autorização da SEFAZ para emitir as notas.
O cliente também passa a ter certeza de quem os impostos estão sendo destinados corretamente, e acompanhar através do QR code no DANFE.
Como funciona o credenciamento no SEFAZ para emitir NFCe?
Para emitir a NFCe, é preciso que sua empresa esteja credenciada pela Secretaria de Fazenda de seu estado. Na maioria dos estados brasileiros, a NFC-e já se encontra em implementação. Confira a lista de cada Estado.
Após o credenciamento na SEFAZ a empresa precisa de uma assinatura eletrônica, e para formalizar a assinatura e validar as notas emitidas podem ser feitos através de alguns órgãos privados e estatais como
- Caixa Econômica Federal
- Certisign
- Serasa Experian
- Docusign.
NFCe: como um sistema de gestão empresarial pode facilitar a vida do varejista
Um sistema de gestão como Bling, online e com sistema em nuvem, emite notas fiscais de maneira automatizada e emitir os principais modelos de documentos de maneira prática e eficiente, aliando segurança e praticidade.
Mais do que isso, é possível integrar essa função com outras áreas da empresa, como o estoque, logística, etc.
Através do Bling, é possível importar dados de uma venda e emitir NFC-e rapidamente, sem precisar inserir novamente os dados que já estão presentes no sistema. É possível gerenciar desde o estoque até o envio do pedido ao cliente. Assim, todos os processos ficam integrados e acontecendo de forma simples e automatizada.
Também é possível enviar a nota fiscal do consumidor eletrônica de forma ágil. Basta encaminhar o link ao cliente através de algum serviço de mensagem instantânea ou anexar a versão XML em um e-mail. Além disso, é possível fazer o envio de NFC-e através de sistemas de mensagens instantâneas, como WhatsApp.
Para deixar uma nota fiscal dentro das exigências da lei, há uma série de tributos e impostos que devem estar contidos no documento. Entretanto, com o Bling você pode ficar tranquilo: o sistema calcula todos os tributos e impostos por você, para incluí-los na NFC-e conforme a lei exige. Dessa forma, você economiza tempo com tarefas burocráticas.