Como comparar automaticamente diferenças de dados entre duas planilhas

Neste artigo

Saber como comparar dois arquivos Excel é importante em qualquer ambiente onde muitas pessoas estão fazendo alterações no mesmo arquivo. Isso é comum em um ambiente de negócios ou no caso em que os arquivos do Excel são compartilhados na nuvem, onde muitas pessoas têm acesso para fazer alterações. Felizmente, existem várias maneiras de comparar dois arquivos do Excel. Em alguns casos, você pode mesclar as alterações feitas em dois arquivos Excel diferentes em um único arquivo. As instruções neste artigo se aplicam ao Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel para Microsoft 365 e Excel para Mac

Como comparar dois arquivos Excel

Se você tiver dois arquivos Excel com várias planilhas, a abordagem mais fácil é fazer uma comparação completa da planilha usando ferramentas de terceiros. Você pode encontrar algumas ferramentas online que ajudam a comparar arquivos do Excel, mas existem algumas que você pode usar gratuitamente. Um deles é o Spreadsheet Compare, disponível no SourceForge. Baixe e execute o aplicativo, que instala um complemento em seu aplicativo Excel. O Spreadsheet Compare funciona em todas as versões do Excel posteriores ao Excel 2000. É compatível apenas com o sistema operacional Windows. Para usar o Spreadsheet Compare para comparar dois arquivos do Excel:

1. Abra os dois arquivos do Excel que deseja comparar e selecione o Suplementos cardápio.

   

   Faça cópias dos arquivos do Excel antes de iniciar este processo para que você tenha seus originais caso algo dê errado.

2. Neste menu existem três opções. Selecione Comparação Completa.

   

3. Uma janela de comparação de planilha aparece mostrando os arquivos em dois campos chamados “Primeiro / Antes” e “Segundo / Depois”. O arquivo Excel mais antigo (antes das alterações) deve estar no Primeiro / Antes campo. Se não for, selecione o Trocar botão para colocá-lo lá. Então selecione Próximo.

   

4. Personalize o desempenho da comparação na próxima tela. Você pode alterar onde a comparação começa na planilha, se diferencia maiúsculas de minúsculas e como as incompatibilidades são identificadas. Selecione Próximo.

   

5. Selecione as planilhas da primeira pasta de trabalho que deseja comparar e selecione Adicionar para mover essas folhas para o Compare essas planilhas campo. Selecione Próximo e repita o processo para a segunda pasta de trabalho.

   

6. Revise as definições de configuração do relatório. Modifique-os se desejar e pressione Próximo duas vezes e Comparar terminar.

   

7. Finalmente, você verá cada folha original atualizada com as células alteradas destacadas em vermelho. A ferramenta também cria uma terceira planilha com um relatório mostrando o valor antigo riscado e o novo valor em seu lugar.

   

Esta ferramenta é uma maneira poderosa de comparar planilhas inteiras do Excel e ver resultados rápidos com todas as alterações. Você pode percorrer e manter ou remover as alterações que deseja manter.

Use o Excel para comparar duas planilhas

Se você tiver planilhas individuais em um arquivo do Excel para comparar, poderá fazer isso de algumas maneiras diferentes. Uma é usar fórmulas para criar uma terceira planilha mostrando todas as diferenças. Outra é por meio da formatação condicional para destacar as células que foram alteradas.

Comparar planilhas do Excel usando fórmulas

Se você tiver duas planilhas que deseja comparar, pode criar uma terceira que destaca quais células são diferentes e mostra a diferença. Isso é feito usando uma fórmula IF. A fórmula IF não é útil para comparar pastas de trabalho inteiras sem muito trabalho extra.

1. Para iniciar a comparação de duas planilhas do Excel, crie uma terceira planilha. Rotule-o Resultados para tornar a folha de resultados mais fácil de identificar posteriormente.

2. Na célula A2 da folha de resultados, cole a seguinte fórmula e pressione Entrar: = IF (Folha1! A2 <> Folha2! A2, “Folha1:” & Folha1! A2 & “E Folha2:” & Folha2! A2, “Sem diferença”)

   Você pode modificar esta fórmula para começar em qualquer célula que desejar. Se os dados em sua planilha começam na linha B e coluna 3, você altera a fórmula para usar B3 em vez de A2.

   

3. Esta fórmula compara a célula da Planilha1 à mesma célula da Planilha2. Se as células forem iguais, a planilha de resultados exibe Sem Diferença. Se eles forem diferentes, a célula fornece os diferentes valores de cada folha.

   

4. Clique no canto da célula e arraste o mouse pela planilha até a última coluna que contém dados das outras planilhas que você está comparando. Isso preenche a fórmula de comparação para a última coluna e ajusta automaticamente as referências de célula.

   

5. Com a mesma linha destacada, clique no canto da última célula e arraste o mouse para baixo na planilha até a última linha que contém dados das outras planilhas que você está comparando. Isso preenche a fórmula de comparação até a última linha e ajusta automaticamente as referências de célula.

   

6. Percorrendo a planilha, você verá que todas as células que são diferentes entre a Planilha1 e a Planilha2 são exibidas com os valores de cada planilha. Basta percorrer para identificar todas as diferenças.

   

Usar fórmulas é uma das maneiras mais fáceis de comparar planilhas individuais, porque você não precisa alterar as planilhas originais de forma alguma.

Compare planilhas do Excel com formatação condicional

Outra abordagem para comparar duas planilhas é usar a formatação condicional. Como você pode ver na planilha de resultados acima, com todas as células usando a mesma formatação, pode ser difícil identificar as diferenças entre as planilhas. Usar a formatação condicional é especialmente útil para planilhas grandes com muitos dados. Alterar a cor ou a formatação das células com diferenças torna muito mais fácil identificar essas diferenças, mesmo em planilhas com muitas linhas e colunas de dados. Você pode usar a formatação condicional para identificar as diferenças.

1. Destaque todas as células na planilha de resultados. Selecione os Casa cardápio.

   

2. Selecione Formatação condicional de Estilos grupo e escolha Nova regra.

   

3. Na janela Nova regra de formatação que é aberta, selecione Use uma fórmula para determinar quais células formatar. No Formate os valores onde esta fórmula for verdadeira campo, cole a seguinte fórmula e selecione Formato. = Folha1! A2 <> Folha2! A2

   Assim como na abordagem de fórmula, você pode iniciar o recurso de formatação em qualquer célula. Se seus dados começam em B3 em vez de A2, edite esta fórmula para usar B3. A formatação começará em B3 e preencherá todas as linhas e colunas abaixo e à direita dele.

   

4. Configure a formatação que deseja que as células tenham quando houver diferenças entre as duas planilhas. Você pode selecionar o estilo da fonte, sublinhado, cor e tachado. Selecione OK.

   

5. A formatação torna fácil ver onde as células nas duas planilhas têm diferenças.

   

Comparar planilhas do Excel manualmente

Uma maneira simples e rápida de comparar duas planilhas é fazendo isso visualmente. O Excel oferece uma maneira fácil de comparar visualmente duas planilhas lado a lado.

1. Na pasta de trabalho onde você tem duas planilhas que deseja comparar, selecione o Visualizar cardápio. Selecione Nova janela para abrir a mesma pasta de trabalho em uma nova janela do Excel em segundo plano.

   

2. Selecione os Visualizar menu novamente e clique Ver lado a lado. Isso coloca as duas janelas da pasta de trabalho lado a lado, cada uma preenchendo metade da tela.

   

3. Em uma janela, selecione a planilha que deseja comparar. Conforme você rola a folha na janela de um lado, verá a folha na outra janela rolar ao mesmo tempo.

   

A visualização lado a lado é especialmente útil nas situações em que duas planilhas são praticamente iguais, mas você sabe que existem algumas diferenças. A rolagem sincronizada permite que você percorra a planilha visualmente para encontrar essas diferenças.

Exibindo lado a lado no Excel 2010 e anteriores

Se você estiver usando uma versão anterior do Excel, os arquivos de planilha individuais serão abertos na mesma janela. Você ainda pode usar o recurso Exibir lado a lado, mas descobri-lo é um pouco diferente.

1. Abra os dois arquivos na mesma janela do Excel.

2. No Visualizar menu, selecione Organizar todos para dividir os arquivos abertos em várias subjanelas.

3. Selecione os Ver lado a lado ícone para ver as subjanelas lado a lado e rolar as duas simultaneamente.

As opções facilitam a comparação de dois arquivos do Excel

A opção que você usa para comparar dados no Excel depende do volume de dados e onde estão armazenados. Se você tiver várias planilhas em dois arquivos Excel diferentes, a melhor opção é usar um complemento de terceiros, como o Spreadsheet Compare. No entanto, se você deseja apenas comparar duas ou mais planilhas dentro de uma pasta de trabalho, qualquer uma das outras opções funcionará bem. Use fórmulas e formatação condicional para planilhas grandes com apenas algumas pequenas alterações espalhadas que você precisa localizar. Use a abordagem lado a lado visual se você tiver duas planilhas com muitas alterações de dados que são mais fáceis de identificar visualmente.